Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Письмо о отсрочке платежа свидетельствует о том, что заказчику не хватает денег на оплату счетов. В такой ситуации важно проявить деликатность и вежливость, чтобы не нарушить деловые отношения с поставщиком. Просьба о переносе срока оплаты должна быть обоснованной и четко сформулированной.

Чтобы письмо о отсрочке платежа было эффективным, в нем необходимо указать следующие моменты:

1. Данные поставщика: наименование организации, ИНН, контактные данные.
2. Данные заказчика: те же поля, что и для поставщика.
3. Детали сделки: номер и дата договора, сумма оплаты, сроки и условия оплаты.
4. Причины переноса оплаты: финансовые трудности, нехватка денег, задержка с получением финансирования и т.д.
5. Просьба о переносе даты оплаты: укажите новую дату оплаты и просите подтвердить согласие на отсрочку.
6. Подпись и контактные данные заказчика.

Пример письма о отсрочке платежа

[Наименование организации поставщика]
[Почтовый адрес]
[Контактный телефон]
[Электронная почта]
[Дата]

[Наименование организации заказчика]
[Почтовый адрес]
[Контактный телефон]
[Электронная почта]

Уважаемые господа!

Пишу вам с просьбой перенести дату оплаты счета №123 от 01.01.2023г. на 15 дней. В связи с финансовыми трудностями, возникшими в нашей компании, мы временно не можем произвести оплату в срок.

Надеемся на ваше понимание и согласие на отсрочку оплаты. Новая дата оплаты: 15.01.2023г. Просим вас подтвердить свое согласие на данное изменение.

С уважением,
[Подпись]
[Должность]
[Контактный телефон]

При составлении письма о отсрочке платежа важно проявить профессионализм и вежливость, чтобы сохранить деловые отношения с поставщиком. Необходимо четко обосновать причины отсрочки и указать новую дату оплаты.

Письмо об изменении сроков поставки или отсрочке платежа

Особым периодом для использования письма об изменении сроков поставки или о переносе оплаты являлась пандемия.

Многие компании столкнулись с финансовыми затруднениями из-за введения ограничительных мер.

В совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020 закреплено, что в случае неспособности выполнить обязательства по контракту из-за эпидемической ситуации, исполнитель имеет право ссылаться на это как основание для освобождения от уплаты неустойки или штрафа.

Новая инфекция, вызванная 2019-nCoV, считается чрезвычайной и непредотвратимой.

Порядок подготовки письма об отсрочке платежа

Шаг 1: Реквизиты

• Внесите дату и исходящий номер документа.

Шаг 2: Цель обращения

• Опишите цель обращения.

Шаг 3: Суть просьбы

• Выразите просьбу об отсрочке платежа вежливо.
• Укажите причины задержки и попросите отсрочку.
• Приведите аргументы в пользу отсрочки.
• Укажите ожидаемый срок погашения обязательств.
• Сформулируйте просьбу в уважительной форме.
• Укажите несколько просьб к контрагенту.
• Укажите, если ждете ответ в определенный срок.

Кто подписывает письмо об отсрочке платежа

В конце письма подписывается руководитель организации с расшифровкой и главный бухгалтер. При наличии печати, она также должна быть проставлена.

Вот пример письма об отсрочке платежа:

Образец запроса отсрочки платежа:

Государственное бюджетное учреждение

123000, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 1

ОКПО 12344321 ОГРН 1234567891111 ИНН 1234567890 КПП 123401001

Общество с ограниченной ответственностью

123021, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 5

Телефон +7 (123) 111-22-33

Исх. № 155 от 19.08.2023

Результат

Письмо об отсрочке платежа позволяет учесть изменения в финансовой ситуации и продолжить взаимовыгодное партнерство. Хорошо подготовленный запрос повышает шансы на одобрение отсрочки и сохранение доверия в бизнесе.

## Прошение о предоставлении отсрочки оплаты

По государственному контракту поставки № 7И/2023 от 01.07.2023 Ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной № 115 от 15.08.2023 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС — 280 000 рублей.

В связи с временным недостатком средств просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10-15 дней.

Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с Вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 ноября 2023 года без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 25 сентября 2023 года.

**Директор ГБУ Идеальный заказчик**
Идеальный И.И.

**Главный бухгалтер**
Идеалова И.

## Документы и разъяснения

- Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998
- Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994
- Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013
- Письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020
- Постановление Правительства № 1315 от 09.08.2021
- Письмо Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019
- Письмо Минфина № 24-03-07/99997 от 20.12.2019
- Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020
- Письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021

### Об авторе этой статьи

Несмотря на то что деловая речь ограничена рамками официальных отношений, в претензионной переписке негативные эмоции есть, и проявляются они:

- Стилистика писем-претензий колеблется между разговорной экспрессией и этикетной сдержанностью официального письма.
- Преобладают обвинения и категорические требования.
- Негативная лексика употребляется реже в служебных письмах, чем в электронных сообщениях.
- Резкая негативная оценочность отмечается в определенных глаголах.

Письма-претензии: особенности и примеры

Довожу до вашего сведения, что по вине ООО ПФК Линда сорван утвержденный график погашения кредиторской задолженности. Нарушение обязательств со стороны ООО ПФК Линда негативно влияет на нашу текущую хозяйственную деятельность, а также на дальнейшие финансово-деловые отношения между нашими фирмами. Прошу вас соблюдать согласованный график, обеспечить своевременную оплату платежей и письменно уведомить нас о причине срыва графика.

Пример 1

В следующем примере использование оценочных высказываний о повышении поставщиком цены на свой товар и его причинах можно назвать оскорбительными для адресата. Резкие заявления носят субъективный, оценочный характер и могут повредить репутации автора письма-претензии:

Пример 2

Реакция на повышение цен – использование оценочных суждений

Выражаем категорическое несогласие с политикой подрядчика по резкому повышению цены на конденсат в виде изменения ранее согласованной формулы в условиях нестабильности и состояния явного психоза мирового нефтяного рынка. Считаем необоснованным завышение цены на конденсат и видим в этом преследование подрядчиком сиюминутной выгоды в лице сомнительных компаний-покупателей конденсата в ущерб проверенным партнерам.

Особенности деловой речи

Современная деловая речь наследует традиции советской эпохи, в которую официально-деловой стиль русского языка не был ориентирован на речевое воздействие. Его создатели исходили из принципа абсолютного приоритета содержания. Предполагалось, что социальная значимость проблематики, авторитетность лица или организации-отправителя представляют собой достаточные основания для эффективной коммуникации.

Перед составителями деловых писем не ставилась задача привлечь и удержать внимание адресата, произвести на него благоприятное впечатление, обеспечить и закрепить позитивные отношения между коммуникантами.

Пример 3

Демонстрация авторитета

Мы располагаем достаточной информацией, что в течение нескольких лет и в настоящее время вы, превышая полномочия и нарушая установленный порядок обслуживания, самовольно без взаимодействия с нашим учреждением заключаете договоры подряда на проведение строительных работ. Заключая договоры подряда в обход МУ РЭК, вы дезорганизуете деятельность нашего учреждения, подрываете исполнение уставных обязанностей и нарушаете гражданское законодательство.

Письма-претензии используются также во внутренней корпоративной переписке, которая разделилась на сообщения, передаваемые по корпоративной электронной почте, и традиционные служебные записки. Таким образом, часто одна и та же ситуация сначала получает отражение в электронной переписке, а затем фиксируется на бумажном носителе в виде делового письма.

Электронные письма существенно отличаются от традиционных.

Пример 4 а. Официальный ответ на эмоциональный выплеск охлаждает, «ответчик» демонстрирует, что он, в первую очередь, уважает сам себя и до склок не опускается

Представьте такую рабочую ситуацию. Одним из банковских управлений был разослан проект документа на согласование. В ответ было получено электронное сообщение следующего содержания: «Мы ДАВНО уже дали замечания. Разберитесь у себя». Далее на имя отправителя была направлена служебная записка, написанная уже в более спокойном тоне:

«Просьба оформить замечания по установленной форме, поскольку отсутствие правильно оформленных конкретных замечаний существенно увеличивает сроки разработки документов и снижает их качество».

Приведенный пример показывает, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам занимает промежуточное положение между устной и письменной речью. Общение может происходить практически в реальном времени – это сближает электронную коммуникацию с устной. Более того, эффект дистанцированности ведет к раскрепощению автора сообщения: не видя перед собой собеседника, составитель электронного письма чаще проявляет меньше деликатности и вежливости, нежели при непосредственном контакте.

Оставаясь преимущественно в рамках литературного языка, авторы сообщений допускают достаточно резкие выражения, от которых они, вероятнее всего, отказались бы, если бы предполагали, что письмо будет зарегистрировано и подшито в дело. В электронных письмах часто используется стилистически сниженная, негативно оценочная лексика:

Пример 4 б. Негативный выплеск в электронной переписке

Это полный бред! Не могут люди, работающие на ул. Порываевой, нести материальную ответственность за имущество, находящееся в Медведкове. В таком случае необходимо отменять приказ о сокращении комендантов. По-моему, это явный саботаж принятого решения.

В электронной деловой переписке коммуниканты если и не допускают грубых ругательств и угроз, то открыто демонстрируют возмущение, раздражение и неприязнь, могут быть достаточно агрессивны. Этот факт следует считать весьма показательным. Электронная переписка по служебным вопросам, условно говоря, представляет собой деловое общение «без грима».

Пример 5. Жесткие формулировки в электронной переписке

Электронная переписка (по электронной почте и в мессенджерах) во многих случаях заменяет телефонные переговоры. Электронный текст для автора отождествляется с устной речью и в значительной степени отражает эмоциональное состояние пишущего. Отправитель электронного письма свободен в выборе речевых средств, поскольку создаваемый документ не предполагает фиксации: он не регистрируется и не остается на хранение. Отсюда возникает спонтанность высказываний, и единственным сдерживающим моментом для пишущего становится задача не выйти за рамки литературного языка.

Как написать деловое письмо после проведенной встречи

Такое письмо нужно, чтобы подвести промежуточные итоги и определить планы дальнейшей работы. Поэтому укажите в нем:

Письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара

О том, что сроки поставки товара нарушены, сообщить может и сам покупатель, направив соответствующее письмо поставщику. В этом письме покупатель вправе напомнить о санкциях за просрочку поставки, предусмотренных договором купли-продажи.

Вам может пригодиться форма уведомления об отказе от принятия товаров, поставка которых просрочена.

Образец делового письма

Структура делового письма:

Указание реквизитов компании в контактных данных придает письму юридическую значимость. При необходимости электронную корреспонденцию можно предоставлять суду в качестве аргумента.

Далее рассмотрим восемь примеров официальных писем.

Деловое письмо о сотрудничестве

Уважаемый Сергей Андреевич!

Прикрепляю к письму коммерческое предложение. Прошу ознакомиться с ним и сообщить о решении.

Деловое письмо-просьба

Добрый день, Лариса Ивановна!

Просим вас организовать собрание всех отделов в нашем конференц-зале 20 ноября 2023 года.

Причина встречи — обсуждение новогоднего корпоратива.

Гарантийное деловое письмо

Здравствуйте, Александр Анатольевич!

Прошу в ближайшие два дня отгрузить товар на наш склад в Екатеринбурге. Оплату гарантирую.

Во вложении точный адрес склада и необходимые позиции товара.

Письмо партнерам

Добрый день, Владислав Витальевич!

Сообщаем вам, что руководитель отдела снабжения Сидорчук Семен Иванович с 13 мая 2023 года ушел на больничный.

Его замещает старший менеджер отдела Никонов Петр Петрович. Пожалуйста, свяжитесь с ним для обсуждения задач.

Прикрепляю контактные данные Петра Петровича.

Надеемся на ваше понимание.

Письмо-обращение

Уважаемая Софья Николаевна!

Прошу вас провести перерасчет оплаты коммунальных услуг за август 2023 года.

Во вложении квитанции и чеки об оплате.

Письмо руководителю

Здравствуйте, Вадим Дмитриевич!

Месяц назад, 23.04.2023 года, я заказал партию рюкзаков в вашей компании. 30% товара — брак.

Прошу вернуть стоимость испорченных вещей или заменить их.

Во вложении прикрепляю фотографии бракованного товара, договор, чек об оплате.

Письмо в компанию

Добрый день, Наталья Александровна!

Реквизиты для перечисления оплаты во вложении.

Надеемся на понимание.

Письмо контрагенту

Здравствуйте, Николай Васильевич!

Информируем вас о том, что у нашей компании сменились реквизиты. Новые реквизиты указаны в прикрепленном файле.

В завершение

Профессиональные письма должны сочетать в себе прозрачность, уважение и торопливость, чтобы подчеркнуть срочность. Понимание контекста, использование убедительных формулировок, графическая оптимизация письма и последующие шаги помогут создать эффективные и оперативные каналы коммуникации.

Создавайте срочные письма с помощью Stripo

Составление срочного делового письма

При составлении срочного письма необходимо четко и лаконично передать важность сообщения, не вызывая тревоги или замешательства.

Тема письма

Важность темы письма для привлечения внимания читателя невозможно переоценить. Она должна быть понятной и не вызывать ненужной тревоги. Выражение чувства срочности в письме требует тщательного подбора слов. Вот несколько примеров:

Вот список слов, которые могут служить убедительным указанием на необходимость быстрых действий:

Например, если начать письмо со слова «СРОЧНО:», можно сразу же определить характер сообщения.

Наряду со словами, фразы также могут передавать смысл срочности. Несколько примеров:

Помимо использования этих слов и фраз в тексте письма, особенно эффективным является использование их в теме письма. Помните, что не стоит злоупотреблять этими словами и фразами, чтобы люди не перестали правильно воспринимать ваши сообщения.

Вот 15 примеров тем писем для повышения открываемости:

Тело письма

Коммуникация по электронной почте в основном зависит от четкого и лаконичного языка.

1. Начните с приветствия

Бодрый тон можно создать сразу, даже при срочном обращении, начав с приятного приветствия:

2. Четко сформулируйте намерение

Сразу после приветствия объясните причину отправки письма. Не пытайтесь завуалировать срочность ситуации — изложите ее прямо.

3. Расскажите подробности

Укажите все факты, которые могут пригодиться получателю, чтобы понять серьезность ситуации. Вы также можете добавить в письмо таймер обратного отсчета, чтобы побудить получателей действовать как можно скорее.

4. Добавьте четкий призыв к действию

Четко сформулируйте, чего вы ждете от читателя. Вот несколько примеров призывов к действию для деловых писем:

5. Проявите уважение

Поблагодарите получателя за быстрый ответ и заверьте его, что вы готовы ответить на любые вопросы или предоставить любую дополнительную информацию, которая может ему потребоваться.

6. Профессионально завершите сообщение

Заключительные фразы, такие как «Искренне» или «С наилучшими пожеланиями», придадут вашим письмам вежливый и позитивный характер. Добавление профессиональной подписи с вашим именем и контактной информацией также имеет большое значение.

Советы по составлению срочного письма для бизнес-целей

Срочные письма должны содержать не просто текст. Элементы дизайна также могут повлиять на реакцию получателя на письмо. Вот несколько рекомендаций по оформлению визуальных элементов срочных писем, которые выражают их важность:

1. Используйте пространство с умом

Избегайте перегруженности писем. Захламленные письма трудно читать, и это может оттолкнуть получателя. Пространство помогает получателям сосредоточиться на срочной информации.

2. Выделите ключевые детали

Используйте жирный шрифт или шрифт другого цвета, чтобы подчеркнуть важную информацию или мероприятия. Но при чрезмерном использовании этих элементов письмо будет выглядеть непрофессионально. Используйте их ограниченно, чтобы подчеркнуть срочность и необходимое действие.

3. Используйте заголовки и маркированные списки

Используйте заголовки и маркированные списки для писем, состоящих из нескольких частей. Это сделает сообщение удобным для просмотра и поможет получателю быстро понять основные моменты и задачи.

4. Используйте визуал

Изображения и иконки могут передать срочность лучше, чем текст. Чтобы показать срочность, используйте красный восклицательный знак или иконку часов. Это поможет получателю заметить письмо и понять, что оно важное.

5. Сохраняйте профессионализм

Несмотря на то, что письмо срочное, будьте профессионалом. Используйте обычный шрифт и избегайте кричащих заглавных букв или эмодзи с восклицательными знаками.

6. Добавьте заметные CTA

Добавьте кнопку или ссылку, если ваше сообщение требует действия. Разместите кнопку CTA под текстом письма и сделайте ее заметной, чтобы получатель увидел ее в первую очередь.

7. Придерживайтесь mobile-friendly дизайна

Разработайте mobile-friendly дизайн письма, поскольку многие люди проверяют почту на телефонах. Для этого необходимо сделать текст разборчивым, графику компактной, а кнопки CTA — кликабельными на небольших экранах.

8. Предпросмотр и тестирование писем перед отправкой

Напоследок просмотрите и отправьте тестовое письмо, чтобы проверить, как ваше сообщение выглядит на нескольких устройствах и в разных почтовых клиентах. Это позволит выявить недостатки дизайна, которые вы могли не заметить. Кнопки «Просмотреть» и «Протестировать» можно найти над шаблоном в редакторе.

Виды писем

Электронные деловые письма бывают:

Санкции за задержку поставки товаров

Обычно договором купли-продажи предусматривается плата за несвоевременную поставку товаров.

Следует отметить, что неустойка за просрочку поставки товаров взыскивается с поставщика до тех пор, пока он не выполнит свои обязательства по поставке всех товаров, по которым была допущена просрочка (ст. 521 ГК РФ). Правда, самим договором могут быть установлены иные сроки для начисления неустойки.

Кроме того, в случаях неоднократного нарушения поставщиком сроков поставки товаров покупатель вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Шаблоны для создания срочных писем в ограниченный срок

Приведенные ниже шаблоны помогут вам быстрее составить срочное письмо.

Срочное утверждение проекта

Тема письма: Срочно: сегодня необходимо утвердить бюджет проекта

Почему это срочно:

Вендор обновил свои котировки и требует подтверждения сегодня, чтобы доставить материалы в срок. Это может существенно повлиять на наши сроки и потенциально увеличить расходы, если не принять срочных мер.

Благодарю вас за оперативность в этом вопросе. Я могу позвонить, если потребуются дополнительные разъяснения.

С наилучшими пожеланиями,

Просроченные документы о соответствии

Тема письма: Требуется немедленное внимание: просроченные документы о соответствии

Пожалуйста, предоставьте эти документы, чтобы избежать штрафов и опасности для нашего статуса в регуляторных органах.

Спасибо за вашу оперативную помощь в решении этого важнейшего вопроса.

С теплыми пожеланиями,

Оповещение о критическом даунтайме сервера

Тема письма: Критично: даунтайм сервера — необходимы немедленные действия

Мы столкнулись с непредвиденным даунтаймом сервера во время проведения кампании флэш-распродажи, что повлияло на наши потенциальные продажи.

Этот простой влияет на обслуживание наших клиентов и внутренние операции, что приводит к потере доходов и производительности.

Весь технический персонал, пожалуйста, немедленно подключитесь к группе быстрого реагирования в конференц-зале для проведения инструктажа. Нетехнический персонал, пожалуйста, сообщите клиентам, что мы работаем над решением проблемы.

Спасибо всем за оперативность.

Подтверждение интервью

Тема письма: Требуется немедленный ответ: подтверждение прохождения интервью на завтра

Необходимо подтвердить свое участие как можно скорее, чтобы сделать необходимые приготовления и уведомить комиссию по собеседованию.

Пожалуйста, ответьте на это письмо, подтвердив свою готовность к назначенному времени, или сообщите нам, если вам нужно перенести встречу.

Благодарим вас за своевременный ответ на этот запрос.

Как оформить деловое письмо на английском языке

Письмо для англоговорящего получателя состоит из следующих элементов:

Какие ошибки допускают

Ошибки в деловых письмах могут привести к отказу от сотрудничества, поэтому:

Зачем нужна деловая переписка

Электронное деловое письмо — это форма коммуникации между участниками бизнес-процессов. В ходе диалога решают множество вопросов: организационных, юридических, коммерческих, технических. Электронные письма также нужны для партнерских переговоров.

Цель делового письма — передать информацию, инструкцию, приказ, сообщение с вложениями к электронному письму. Адресатом может быть представитель другой организации, сотрудник, руководитель.

В какие сроки нужно ответить на письмо

Не отвечать на письмо несколько дней — это нарушение делового этикета. Желательно отреагировать в течение 2–3 часов. Если для ответа требуется больше времени, предупредите адресата. Напишите, что вы получили письмо, и сообщите примерный срок ответа.

Обычно сотрудники проверяют электронную почту утром и перед уходом. Пишите в эти временные интервалы, чтобы сообщение не потерялось в списке входящих, а решение вопроса не затянулось надолго.

Клиенты могут написать вам в нерабочее время. Чтобы не потерять покупателей, установите на сайт виджет сбора заявок Calltouch. Инструмент предложит пользователям указать свои контакты — как только начнется рабочий день, специалисты колл-центра свяжутся с потенциальными клиентами.

Увеличьте конверсию сайта на 30%

Использование преимуществ правильного тайминга

Эффективная коммуникация в основном зависит от своевременности. В бизнес-среде, прежде чем пометить письмо как срочное, важно продумать тайминг, чтобы увеличить количество открываний писем. Отправка срочного письма в то время, когда большинство сотрудников уходят из офиса, вряд ли принесет желаемый результат. Более того, многократное классифицирование писем как срочных может утратить их первоначальный эффект. Используйте срочность только в случае необходимости. В противном случае вы можете утомить людей и сделать их менее восприимчивыми.

Прежде чем обозначить письмо как срочное, необходимо тщательно проанализировать обстоятельства. Некоторые из основных вопросов, над которыми следует подумать:

Письмо о задержке поставки товара

Утвержденной формы письма о задержке поставки товара от поставщика нет, поэтому вы можете разработать собственную форму или воспользоваться нашим образцом, который мы приведем ниже.

Подписывается такое письмо руководителем организации-поставщика.

Так как в некоторых случаях просрочка может служить основанием для одностороннего расторжения договора покупателем, лучше доставить письмо о продлении срока поставки товаров в кратчайшие сроки – то есть вручить лично руководителю организации-покупателю или ее уполномоченному представителю. Не забудьте при этом иметь при себе второй экземпляр такого письма, чтобы покупатель поставил на нем отметку о получении – этот экземпляр останется у вас. Также можно направить письмо о продлении сроков поставки товара по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Конечно, это письмо можно направить и по электронке, но только в том случае, если вы будете уверены, что его получит уполномоченное лицо (руководитель организации-покупателя).

Письмо о сроках поставки товара может выглядеть так.

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик? Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Вы не подписчик? Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Отличия деловых писем от других

Деловые письма отличаются лаконичностью и ясностью изложения. В зависимости от темы сообщения в них используют юридическую, экономическую, маркетинговую и другую специальную терминологию. Формулировки должны быть четкими, чтобы получатель мог быстро прочитать и понять письмо. Стиль изложения — нейтральный и объективный.

Деловые письма требуют субординации. Не используйте эпитеты, сложные синтаксические конструкции и сленг. Исключены панибратство, юмор, грубость, сарказм и сообщения не по работе. Адресат может вас неправильно понять.

Коротко о главном

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Важно быть искренним и показать свое намерение исправить ситуацию. Извинитесь, объясните причину возникшей проблемы и предложите варианты ее решения. Если вы пишете письмо клиентам, добавьте бонус в виде промокода на скидку.

Как писать деловое письмо

Рассмотрим универсальный алгоритм написания делового письма. Он подойдет для переписки с любой организацией или официальным лицом.

Проверьте свой адрес электронной почты

Лучше отправлять письма с корпоративной почты — по названию почтового ящика получатель сразу поймет, с кем имеет дело.

Если вы пишете с личной почты, убедитесь, что адресат узнает отправителя. В названии вашей электронной почты должны быть имя и фамилия.

Выберите читаемый шрифт

Определите два постоянных шрифта для компании — для основного текста и заголовков. Комбинируйте типы шрифтов. Например, для текста выберите шрифт с засечками, а для заголовков — без. Печатайте заголовки крупным кеглем с полужирным начертанием, чтобы выделить их.

Для объемного текста остановитесь на шрифте с засечками — Georgia или Times New Roman: они облегчают чтение большого письма. Для нескольких предложений подойдут шрифты без засечек — Arial, Helvetica, Verdana или Calibri.

Продумайте тему

Тема формирует это первое впечатление адресата о вас. Чтобы определить ее, сформулируйте цель письма.

Сформулируйте приветствие

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте формальный тон.

Пишите кратко и понятно

Не заставляйте собеседника тратить время на чтение лишних подробностей. Из-за загруженности на работе адресат может не добраться до сути и закрыть сообщение. Если коротко и четко сформулировать идею, вас правильно поймут и вы получите ответ.

Форматирование поможет сделать письмо эффективным и легким для чтения. Делите текст на абзацы, делайте маркированные списки, выделяйте важную информацию. Сплошной текст читать тяжело.

Используйте формальное завершение

Завершайте деловые письма фразами:

Также можно высказать свои пожелания о дальнейшем сотрудничестве. Например, о ведении общего проекта, новых сделках, участии в конференции.

Разработайте подпись

В подписи к электронному письму указывают:

Не перегружайте подпись лишними данными и делите ее на абзацы.

Проведите корректуру

Перед отправкой 2–3 раза внимательно перечитайте письмо. Проверьте, правильно ли вы написали имя получателя и название компании. Адресат может воспринять ошибки в сообщении как неуважение к себе. Включите проверку правописания в сервисе электронной почты.