как составить письмо о задержке поставки товара с предложением перенести сроки

Договор поставки: особенности заключения и содержание

Договор поставки — это один из видов договора купли-продажи. Такой договор заключают, когда покупают для бизнеса. Например, компания или могут приобрести по договору поставки канцтовары для офиса, производство — станки, а салон красоты — краску для волос.

Как заключить и что должно содержать договор поставки

Что вы узнаете

Продление периода сделки по 44-ФЗ допускается в исключительных случаях, по 223-ФЗ правила свободнее, но и в закупках и по тому и по другому закону придется оформить договоренности допсоглашением о продлении срока действия договора. Если это сделать неправильно или без достаточных оснований, рискуете получить штраф до 500 000 рублей.

Иногда недостаточно определить сроки поставки товара в договоре. Чтобы согласовать конкретную дату, поставщик пишет покупателю письмо. Прямо сейчас расскажем, как его оформить. Составить этот документ поможет письмо о сроках поставки товара (образец). Также детально разберемся с другими видами писем — о переносе и о нарушении сроков поставки.

Пример письма о задержке сроков поставки

Когда поставщик по каким-либо причинам не в состоянии исполнить свои обязательства вовремя, с его стороны будет целесообразно направить в адрес покупателя письмо о переносе сроков поставки. Во-первых, отправка такого извещения отвечает этике общепринятого делового общения. Во-вторых, вносит определённость во взаимоотношения контрагентов и способствует сохранению их деловых связей, что выгодно для обеих сторон.

Наказание за необоснованное продление сроков контракта

Если продлите договор без оснований, должностное лицо оштрафуют по ч. 4 ст. 7.32 КоАП за изменение условий контракта без оснований, по контрактному законодательству, на 20 000 рублей, а юрлицо — на 200 000 рублей. Причем к ответственности привлекают как заказчиков, так и поставщиков.

А если такие изменения условий госконтракта повлекли дополнительное расходование денег из бюджета, то оштрафуют по ч. 5 ст. 7.32 КоАП: на 50 000 рублей — для должностных лиц и 500 000 рублей — для юрлиц.

Дополнительная информация

Что такое письмо о сроках поставки товара?

В некоторых случаях по условиям договора поставщику и покупателю нужно дополнительно согласовать сроки поставки. Например, когда при заключении сделки стороны утвердили только график поставки (п. 2 ст. 508 ГК РФ). А конкретные сроки договорились устанавливать уже в процессе исполнения договора. Также сообщение о конкретной дате поставки имеет смысл, когда срок поставки указан в договоре как период. Например, 3 месяца с такой-то даты по такую-то дату. В этом случае непосредственно перед фактической датой поставки можно известить о ней покупателя.

Изображения:

Гарантийное письмо о сроках поставки товара

В таких ситуациях поставщик составляет и направляет покупателю письмо о сроках поставки товара. Его можно назвать иначе — гарантийное или информационное письмо о сроках поставки товара.

Форс-мажор

Форс-мажор — это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которых невозможно выполнить условия договора. Поставщик и покупатель могут быть освобождены от исполнения своих обязательств, если докажут, что они не смогли выполнить их таких обстоятельств.

Ситуации, которые считаются форс-мажором:

• Стихийные бедствия
• Пожары
• Военные действия

Прописывать их в договоре не обязательно, их считают по закону.

Другие обстоятельства можно прописать в договоре. Например, что считается преступление, виновники которого не установлены.

Споры

При придется доказывать, что обстоятельства напрямую повлияли на исполнение договора.

В одном случае суд отметил, что закрытие железнодорожной станции не является форс-мажором. Поставщик обязан учесть такой риск при заключении и исполнении договора, а следовательно, ему придется выплатить покупателю неустойку за просрочку поставки груза.

Письмо об увеличении сроков поставки товара

Это письмо, которое поставщик пишет покупателю, когда не может доставить товар в согласованный срок.

Причины, по которым поставка товара невозможна в оговоренные сроки, бывают разными. Они могут зависеть от самого поставщика. Например, когда из-за поломки служебной машины он не успел вовремя вывезти товар с территории завода-изготовителя.

Чаще всего задержка поставки связана с другими обстоятельствами. Это могут быть неувязки в работе партнеров поставщика и других организаций. Подвести поставщика могут и бюрократические проволочки.

Отдельно стоит упомянуть обстоятельства непреодолимой силы, которые называют форс-мажором. Это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые нельзя предусмотреть, контролировать и преодолеть. Их основной признак — они не зависят от воли сторон договора.

Таблица: Способы доставки товара

Направление письма о нарушении сроков поставки

Чтобы направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара, можно воспользоваться почтой, отправив заказное или другое письмо с уведомлением о вручении. Это обеспечит вам документальное подтверждение отправки и доставки письма.

Оформление письма о сроках поставки

Официальный бланк для писем о сроках поставки не существует, поэтому можно составить его в произвольной форме. Важно указать дату и номер письма, подписать его и отправить покупателю способом, указанным в договоре.

Рекомендуется заранее ознакомиться с договором поставки, чтобы учесть все требования и указания, которые могут быть включены в письмо. Содержание письма должно быть простым: уведомление о дате предстоящей поставки и возможность выбора другой даты покупателем, если она не подходит.

Советуется также указать, когда покупатель должен уведомить о новой дате поставки. Дополнительно следует придерживаться указаний из договора поставки и использовать почтовые услуги для отправки письма с уведомлением о вручении.

Важно соблюдать условия договора и сроки для направления писем о сроках поставки.

Пример гарантийного письма о сроках поставки товара

Образец гарантийного письма

Продление контрактов по 44-ФЗ

По 44-ФЗ разрешено продлевать контракты в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, о которых говорится в п. 1.3 Положения о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы.

## Даты исполнения контрактов по ФЗ 44 в России: новые правила для продления срока

Даты исполнения контрактов по ФЗ 44 раньше переносились только по решению суда. Суды были настроены категорично — истцы доказывали непреодолимость обстоятельств. В актуальной редакции ст. 95 прописано, можно ли продлить срок действия контракта по 44-ФЗ в 2023 году, — можно, в определенных ситуациях:

### Продление из-за уменьшения финансирования

Если заказчику сократили объем финансирования, то казенное учреждение в рамках п. 6 ст. 161 БК, п. 6 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ заключает с поставщиком допсоглашение о продлении срока контракта по 44-ФЗ, в котором согласовывает новый срок исполнения госконтракта. 

### Пролонгация на основе решения госоргана

В ч. 65.1 ст. 112 44-ФЗ указано, что если стороны согласны, то изменяют существенные условия контракта, который заключен до 01.01.2024, если при исполнении такого контракта возникли не зависящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения.

Такие изменения проводятся, соблюдая положения ст. 95 закона о контрактной системе, на основании решения правительства, региональных властей, местной администрации при проведении закупок для федеральных нужд, региональных и муниципальных нужд соответственно.

Решение об изменении срока принимается органом власти, если соблюдаются такие требования:

- **Уровень потребностей**: Федеральные нужды
- **Период исполнения обязательств**: Не менее трех лет
- **Цена**: Не менее 10 млрд рублей
- **Орган, который принимает решение об изменении условий контракта**: Правительство

### Продление в закупках строительных работ

В закупках на выполнение работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия срок госконтракта изменяют, если по вине подрядчика он не исполнен в предусмотренный период или возникли не зависящие от сторон обстоятельства.

Не забудьте изменить проектную документацию.

В этом случае время исполнения госконтракта продлевают один раз на срок, который не превышает первоначальный, для выполнения обязательств. Если работы не исполнены вовремя по вине подрядчика, изменить дату можно, если подрядчик:

В п. 1 (1) Постановления Правительства № 1186 от 19.12.2013 установлен предельный размер цены контракта, при которой или при превышении которой существенные условия госконтракта по (при условии, что контракт жизненного цикла предусматривает проектирование, строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объекта капстроительства) и ч. 16.1 ст. 34 44-ФЗ, контракта, предмет которого — строительные работ, реконструкция, капремонт, снос объекта капстроительства, геологическое изучение недр, проведение работ по сохранению объектов культурного наследия, могут быть изменены, если возникли при исполнении такого госконтракта обстоятельства, которые не зависят от сторон, влекущие невозможность его исполнения, в т. ч. необходимость внесения изменений в проектную документацию, — 100 млн руб.

Это правило распространяется на контракты, которые заключены как минимум на год. А исключение сделали для контрактов, которые заключены до 31.12.2022, для них предельный размер составляет 1 млн рублей.

Продление в области НИОКР

В п. 1 (2) Постановления Правительства № 1186 от 19.12.2013 установлен предельный размер цены контракта, при которой или при превышении которой существенные условия контракта, предметом которого является выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских или технологических работ, изменяют, если возникли при исполнении такого контракта обстоятельства, которые не зависят от сторон, влекущих невозможность его исполнения, —100 млн рублей.

Продление контракта на энергоснабжение

В п. 2 ст. 540 ГК РФ установлено условие о продлении контракта на оказание услуг по энергоснабжению (на поставку холодной (горячей) воды, электроэнергии, тепла и т. д.). Поэтому, если заключили такой госконтракт на конкретный срок и до его окончания не сообщили поставщику о его прекращении или не перезаключили новый, условия старого соглашения продолжают действовать.

Заказчик обязан оплачивать энергоресурсы. В п. 2 ст. 540 ГК РФ, указано, что если этого не сделать, оштрафуют за просрочку оплаты.

Когда продление контракта не допускается

По общему правилу, продление срока действия контракта на тех же условиях контрактным законодательством не предусмотрено. Эти выводы подтверждаются письмом Минфина № 24-03-08/6836 от 06.02.2018.

Исключения из этого правила есть в ст. 95 44-ФЗ и в ч. 65.1 ст. 112 закона о контрактной системе или региональных актах, которые приняты во исполнение этой нормы. Поэтому если в них не нашли основания для продления госконтракта или условия для изменения не соблюдаются, то продление признают необоснованным, а дополнительное соглашение недействительным.

Изменение срока поставки товара

Подборка наиболее важных документов по запросу Изменение срока поставки товара (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 104 "Реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей)" Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд""Суды установили, что после заключения контракта Общество принимало меры, направленные на исполнение контракта, а именно уведомило заказчика о невозможности поставки по причине непредвиденной задержки поставки товара от производителя медицинской мебели и оборудования, что подтверждается письмами Общества от 27.12.2021 N 366/21-МС, от 18.01.2022 N 04/22-МС, от компании CNCargoLogisticsLtd и Торгового представительства Российской Федерации в Китайской Народной Республике от 25.11.2021 N Т156-01/1492, согласно которым изменение сроков поставки товара связано со сложностью логистики. Общество принимало меры к выбору надежного коммерческого партнера, а также заключило договор с публичным акционерным обществом "Сбербанк России" об открытии невозобновляемой кредитной линии для исполнения контракта. Кроме того, Общество готово было осуществить частичную поставку товара и поставить товар в полном объеме в срок до 31.01.2022.

Путеводитель по договорной работе. Поставка. Риски поставщика при заключении договораЕсли стороны подписали соглашение об изменении сроков оплаты поставленного товара, не указав при этом, в какой момент изменения вступают в силу, то проценты за нарушение данных сроков по ст. 395 ГК РФ начисляются только за период, предшествующий заключению такого соглашения (п. 3 ст. 453 ГК РФ). За период, следующий после заключения соглашения, проценты не начисляются, если только покупатель не допустит просрочку исходя из новых условий (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.04.2005 N Ф08-1293/2005, Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2007 N 17АП-2942/2007-ГК).

Нормативные акты

Постановление Правительства РФ от 15.10.2022 N 1838"Об изменении существенных условий контрактов, заключенных для обеспечения федеральных нужд, в связи с мобилизацией в Российской Федерации, об изменении некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц и о признании утратившими силу отдельных положений постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2018 г. N 1663"1. Установить, что в соответствии с частью 65.1 статьи 112 Федерального закона "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" по соглашению сторон допускается изменение существенных условий контракта, заключенного для обеспечения федеральных нужд, если при исполнении такого контракта возникли не зависящие от сторон контракта обстоятельства, влекущие невозможность его исполнения в связи с мобилизацией в Российской Федерации.

Стоимость и порядок расчетов

Стоимость товаров прописывают в договоре или в приложениях к нему — спецификации и заявках. Указывают цену, валюту, наличие или отсутствие НДС.

Также стоит указать, кто оплачивает доставку. Часто она включена в стоимость договора, но иногда поставщики настаивают на дополнительной оплате.

В договоре фиксируют, как покупатель оплачивает поставку. Если такого пункта нет, деньги переводят платежным поручением

Сроки оплаты тоже указывают в договоре:

Часто в договоре поставки предусматривают отсрочку платежа. Это значит, что платить надо не сразу после получения товара, а через несколько дней или месяцев. Правда, не всем это подходит: например, торговые сети не вправе навязывать большую отсрочку по оплате продуктов питания

Обычно компании и переводят деньги на расчетный счет. Платеж может прийти не сразу, поэтому в договоре прописывают, когда считается, что оплата произошла.

Товар могут считать оплаченным, например, когда:

Так может выглядеть раздел договора поставки с порядком расчетов. Указана стоимость, что в нее входит, как покупатель оплачивает товар и когда он считается выполнившим обязательства по оплате

Сроки поставки товара

В договоре можно указать конкретный срок поставки или установить, как продавец и покупатель будут его определять. Например, прописать, что срок устанавливают дополнительным соглашением первого числа каждого месяца.

Такими могут быть сроки, если поставка разовая и товар должны привезти до определенной даты

А так можно указать сроки, если договор рамочный и будет много поставок

Запомнить

Рамочный договор поставки обычно заключают на долгий срок — , при этом отдельные заказы действуют, пока стороны полностью не исполнят обязательства по ним.

Договор может действовать и до определенной даты, если поставка разовая, и больше стороны не планируют сотрудничать друг с другом.

Досрочно расторгнуть договор по своей инициативе одна из сторон может, если другая существенно нарушила обязательства по нему. Я рекомендую прописать в договоре перечень таких нарушений, например это может быть просрочка оплаты товара более чем на 60 календарных дней или задержка поставки на 30 календарных дней либо больше.

Также в договоре часто предусматривают возможность досрочно отказаться от его исполнения, если нарушений не было. Тогда обычно устанавливают срок предупреждения об отказе — минимум месяц.

При досрочном расторжении без нарушений можно установить в договоре плату за отказ от него — например, 10% от стоимости договора, которая сможет покрыть потенциальные убытки второй стороны

В этом договоре предусмотрена возможность покупателя досрочно расторгнуть договор. Он должен предупредить поставщика об этом как минимум за 14 календарных дней

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Предмет договора поставки

В разделе «Предмет договора» указывают наименование и характеристики товара: модель, марку, серийный номер, артикул, вес и другие важные параметры. Без указания конкретных данных, которые позволят отличить товар от других, договор считается незаключенным. Например, если компания продает партию автомобилей, в договоре должны быть марка, модель, тип кузова и VIN.

Иногда товар коротко обозначают в договоре, а количество и ассортимент прописывают в отдельном документе — спецификации или приложении. Это удобно, когда перечень товаров большой или надо указать много характеристик.

В предмете договора нет полного перечня товаров, указано только краткое наименование — офисная мебель. Также прописано, что технические характеристики товаров перечислены в спецификации

Так выглядит спецификация

Данные о товаре можно указать:

Наименование указывают, как описано в документах на товар, — например, в инструкции о применении или сертификате соответствия. Это позволит избежать проблем с таможенным декларированием, если товар везут границы, и при приемке убедиться, что привезли то, что нужно.

Иногда прописывают составляющие товара. Например, это актуально для мебели — ее обычно привозят с крепежными элементами, фурнитурой, болтами и гайками для сборки.

Также можно добавить пункт, что товар передают с инструкциями и другими документами, которые нужны для его использования. Например, для молочных продуктов потребуются сертификаты соответствия. При наличии такого пункта в договоре покупатель сможет потребовать документы у поставщика и предъявить претензию, если он их не предоставит.

Требования к качеству товара тоже можно прописать в тексте договора — например, с указанием гостов и технических регламентов, которым он должен соответствовать. При наличии такого пункта будет проще доказать, что товар некачественный, если возникнет спор с поставщиком.

В Кемеровской области компания заказала металлоформы у поставщика. По ее мнению, товар был некачественным, и она обратилась в суд. В договоре было прописано, что товар должен соответствовать ГОСТ «Установка для изготовления железобетонных объемных блоков санитарно-технических кабин и шахт лифтов». Седьмой арбитражный апелляционный суд взыскал с поставщика стоимость некачественного товара и другие убытки.

Документы и разъяснения по теме

Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013

Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998

Гражданский кодекс (часть вторая) № 14-ФЗ от 26.01.1996

Постановление Правительства № 1186 от 19.12.2013

Федеральный закон № 223-ФЗ от 18.07.2011

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях № 195-ФЗ от 30.12.2001

Постановление Правительства № 1084 от 28.11.2013

Письмо Минэкономразвития № Д28и-1993 от 24.03.2017

Письмо Минфина № 24-03-08/6836 от 06.02.2018

Письмо Минэкономразвития № ОГ-Д28-4011 от 31.03.2017

Об авторе этой статьи

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Другие публикации автора

Договор поставки можно заключить несколькими способами: подписать на бумаге, оформить в системе электронного документооборота или обменяться сканами по электронной почте. Заверять его у нотариуса не нужно.

Типовой формы нет — содержание зависит от конкретной ситуации.В договоре поставки обязательно указывают наименование товара и срок доставки — без этого он считается незаключенным. В остальных случаях он действует, а пробелы устраняют согласно нормам ГК РФ.

На практике в договор включают и другие пункты. Например, способы доставки товара, порядок расчетов и правила досрочного расторжения.

Когда надо писать письмо об увеличении сроков поставки товара?

Закон не отвечает на этот вопрос. Собственно говоря, в законе вообще нет никаких положений о том, когда нужно оформлять и направлять такое письмо.

Возможно, они есть в договоре поставки. Он может называть случаи, в которых поставщик должен направить покупателю письмо об увеличении сроков поставки. Например, если возникнут форс-мажорные обстоятельства. В таких ситуациях, прямо обозначенных в договоре, поставщик обязан составить и отправить такое письмо.

Сделать это можно и в других случаях, но это уже по усмотрению поставщика. Многие поставщики прибегают к помощи письма, чтобы показать ответственное отношение к своим обязанностям по договору поставки. Они считают, что подобные письма говорят об их добросовестности и уважительном отношении к покупателю. А также помогают сохранить деловые связи, даже если с договором возникли проблемы.

Как продлить договор по 223-ФЗ

Законодательство о закупках отдельными видами юридических лиц пролонгацию договора по не запрещает. Заказчики, работающие по этому закону, самостоятельно устанавливают условия закупки положением о закупках.

Вот какие условия для продления срока действия договора по 223-ФЗ есть на практике:

Вот пример таких изменений:

Как оформить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Его составляют в произвольной форме. Потому что в законе нет никаких обязательных требований к его содержанию.

Важно! Такие требования может устанавливать договор. Тогда указывайте в письме сведения, которые перечислены в договоре.

Назвать письмо можно по-разному. Распространенные варианты: письмо о переносе сроков поставки товара, письмо об увеличении сроков поставки товара, письмо о продлении сроков поставки товара, письмо о задержке поставки товара.

В “шапке” письма пишут данные поставщика и адресата — покупателя.

В письме поставщик сообщает покупателю, что поставка товара в оговоренные сроки невозможна, и указывает причины этого. Также информирует о новых сроках поставки. Если он уверен, что сможет доставить товар в эти сроки, можно использовать фразу типа “Поставщик гарантирует поставку товара в такой-то срок”. Если уверенности нет, лучше ограничиться формулировкой наподобие: “Поставщик планирует осуществить поставку в такой-то срок”.

В письме должны стоять дата, номер и подпись поставщика (руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

К письму можно приложить документы, которые подтверждают причины невозможности доставить товар в срок. Например, письмо от завода-изготовителя товара, на котором произошел сбой оборудования. Из-за чего поставщик не получил товар вовремя и нарушил срок поставки, оговоренный в договоре.

Ответственность сторон

При неисполнении обязательств поставщик и покупатель могут выплатить неустойку. Это прописывают в договоре. Поставщик обычно платит за задержку поставки или недопоставку товара, а покупатель ― за задержку оплаты.

Размер неустойки прописывают в договоре. Обычно это от стоимости товара за каждый день задержки поставки или оплаты. Также можно установить верхний предел неустойки, обычно — 10% от стоимости товара.

Кроме неустойки с того, кто нарушил договор, можно взыскать убытки — реальный ущерб и упущенную выгоду. Отдельно указывать это в договоре не обязательно, такое право сторонам гарантирует закон

Так могут быть сформулированы пункты о неустойке в договоре поставки

Особенности договора поставки и его отличия от других видов договоров

Договор поставки — вид договора . По нему поставщик передает товар покупателю в определенный срок, а тот за него платит.

Закупать товары по договору поставки можно только для бизнеса. Например, чтобы перепродать их или использовать для изготовления других товаров, выполнения работ либо оказания услуг. Покупать для личного, семейного или домашнего использования по договору поставки нельзя

Владелец автосервиса закупает у поставщика моторные масла, которые будет заливать в автомобили клиентов. Он может заключить договор поставки.

Несмотря на то что товары по такому договору закупают для бизнеса, покупателем может быть не только компания или предприниматель, но и человек без статуса

Человек планирует открыть кафе, обустраивает его, но пока не зарегистрирован как ИП. Он может приобрести по договору поставки необходимые для бизнеса товары: материалы для ремонта, мебель и оборудование.

Договор поставки можно заключить не на один заказ, а на долгий срок — например, когда бизнес работает с одним поставщиком и регулярно покупает у него. Тогда в документе прописывают общие положения: требования к качеству товара, сроки поставки, ответственность сторон. А для конкретных заказов составляют дополнительные соглашения, их называют заявками или спецификациями. В них указывают наименование и количество нужного товара.

Владелец гостиницы заключил договор поставки с продавцом бытовой химии. В нем указано, что перед каждой поставкой заказчик оформляет заявку, где прописывает наименование и количество нужного товара. В течение трех дней после получения заявки поставщик должен доставить товар.

Договор поставки для долгосрочного сотрудничества называют рамочным

. Его используют, если покупатель планирует много раз приобретать товары у поставщика, но пока не знает, какие именно, сколько и когда.

Текст официального письма о переносе сроков поставки на более позднее по сравнению с ранее установленным время напрямую зависит от причин, по которым поставщик оказался не способен передать товар в согласованное время. Указанные причины задержки можно подразделить на три вида:

В том случае, если невозможность передачи товара в изначально согласованное время обусловлено действиями либо бездействиями самого покупателя, например, при нарушении последним своих обязательств по уплате аванса, письмо будет больше представлять собой уведомление. В нём поставщик констатирует, что вследствие неисполнения покупателем его обязательств по договору, срок поставки вынужденно переносится. Нужно понимать, что Поставщик не будет считаться просрочившим и не должен нести ответственность за срыв согласованных сроков передачи товара не при любом нарушении, допущенном Покупателем, а только в случае, когда это непосредственно препятствовало передаче товара в согласованный срок. Иное может быть согласовано договором.

Если же в задержке виновен поставщик, извещение должно не только уведомлять о новой дате передачи товара и объяснять причины увеличения сроков поставки, но и нелишним будет выразить своё сожаление о произошедшем. Это должно помочь сохранить партнёрские отношения с покупателем. На практике, одной из часто встречающейся причины просрочки является то, что Поставщика подвёл его контрагент, например, изготовитель продукции или его перевозчик. Здесь следует иметь в виду, что с бытовой точки зрения Покупатель может понять Поставщика, который сам пострадал от действий своего контрагента. Но с точки зрения закона – нарушение обязательств контрагентом поставщика не признаётся уважительной причиной и не освобождает от ответственности за несвоевременную передачу товара.

Независимо от причин переноса сроков поставки в письме должны быть указаны:

Если это уместно исходя из обстоятельств дела и есть такая возможность, к письму следует приложить доказательства, подтверждающие причину допущенного нарушения обязательства. Например, когда такое нарушение произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Может быть полезным:

Претензия о возврате денег за не поставленный товар

Претензионное письмо за просрочку поставки

Претензия покупателю за просрочку оплаты

Приемка товара от поставщика

В ходе приемки покупатель проверяет, в порядке с товаром, который ему передают. Проверить количество можно сразу, а вот с качеством сложнее, поэтому рекомендую прописать в договоре два вида приемки: по количеству и по качеству.

Приемка по количеству. В день доставки покупатель пересчитывает коробки, сверяет перечень товаров по спецификации с товарной накладной и проверяет целостность упаковки. Можно отказаться от приемки и потребовать повторной доставки, если товаров не хватает или упаковка повреждена.

Стоит включить в договор обязанность перевезти недостающий товар и установить срок на это. Обычно указывают дней. Если поставщик не выполнит условия, покупатель может приобрести товары у другой компании или и взыскать их стоимость с поставщика

По итогам приемки стороны подписывают товарную накладную или другой документ, который подтверждает поставку.

Так может быть описан порядок приемки товара в день доставки

Приемка по качеству. Происходит не сразу после поставки, а в течение дней — конкретный срок прописывают в договоре.

В это время покупатель проверяет, как работает товар, его характеристики с тем, что написано в договоре. После проверки нужно отправить поставщику подписанный акт товара или мотивированный отказ от его подписания — если с доставленными вещами не так. В отказе перечисляют недостатки и указывают срок на их устранение.

Пример описания приемки по качеству. Указано, в течение какого времени покупатель может проверить товар и предъявить претензии, какие документы надо подписать и в какой срок, в течение какого времени поставщик должен заменить некачественный товар

Перенос сроков поставки товара

Как бы удачно стороны не согласовали сроки поставки в договоре или сопутствующих документах, жизнь вносит свои коррективы. Случается, что поставка в оговоренный срок невозможна.

Такая ситуация может возникнуть из-за покупателя или из-за поставщика. Причем из-за последнего она складывается чаще.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Подробно о том, что это за письмо, когда его обязательно составлять, как оформить, когда и как направлять покупателю, мы расскажем ниже.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

На практике такие ситуации бывают нечасто, так что дальше мы их не рассматриваем.

Образец письма о переносе сроков поставки товара

Директору ООО «Промтехкомплекс» Грибоедову В.А. г. Нижневартовск, проспект Афанасьева, д.242 УВЕДОМЛЕНИЕ Об увеличении сроков поставки Уважаемый Вячеслав Альбертович ! В соответствии с условиям договора поставки №477-11/ПП от 21 декабря 2022г, заключенного между ООО «ТехноТрейдинг» и ООО «Промтехкомплекс», Поставщик должен был поставить, а Покупатель принять и произвести оплату принятого товара. Поставляемым по договору товаром является краска водно-дисперсионная ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг. Пунктом 4.2. договора поставки №477-11/ПП установлено, что передача товара должна быть осуществлена не позднее 17 января 2023г. Настоящим письмом извещаем о вынужденным переносе сроков поставки краски в связи с невозможностью исполнения Поставщиком обязательств в первоначально согласованный срок. Причиной увеличения сроков поставки является неисполнение своих обязательств контрагентом ООО «ТехноТрейдинг», являющегося заводом изготовителем подлежащего поставке товара. Согласно извещения производителя, в связи с произошедшей на заводе аварии линия по производству краски поставлена на внеплановый капитальный ремонт сроком на 14 дней. В связи с этим изготовитель сообщил, что срок готовности краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 к передачи так же переносится на две недели. В связи с изложенным ООО «ТехноТрейдинг» уведомляет, что срок поставки краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг переносится. Поставка товара по заключённому между нашими организациями договора №477-11/ПП от 21 декабря 2022г будет произведена не позднее 05 февраля 2023г. ООО «ТехноТрейдинг» выражает сожаление о допущенной по независящим от него обстоятельствам просрочки и сообщает о готовности к дальнейшему сотрудничеству. Директор ООО «ТехноТрейдинг» _______________Покровский О.В.

Поставщику следует иметь в виду, что направление уведомления о переносе сроков поставки, не связанное с виновными действиями покупателя и не обусловленное обстоятельствами непреодолимой силы, не влечёт автоматического переноса установленных сроков выполнения обязательств. Сохранение обязательств буде зависеть от воли Покупателя, который при возникновении просрочки передачи вправе отказаться от получения товара, как и от внесения платы за него, если только иное не установлено условиями подписанного договора.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки — это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего — увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

Как подготовить дополнительное соглашение о продлении контракта

Опишем пошагово, как продлить срок действия контракта по 44-ФЗ в 2023 году:

Шаг 1. Составьте проект (два экземпляра), в который включите:

При продлении сроков, в зависимости от вида обеспечения госконтракта, согласовывается:

Вот пример такого дополнительного соглашения о продлении срока действия договора по 44-ФЗ из ЕИС:

Шаг 2. Направьте два экземпляра поставщику (подрядчику, исполнителю) заказным письмом с уведомлением о вручении или передайте его представителю. В письме укажите время подписания и возврата.

Шаг 3. После получения допсоглашения на продление от исполнителя проверьте его и подпишите. Один экземпляр верните контрагенту.

Шаг 4. Сведения опубликуйте в ЕИС в течение пяти рабочих дней с даты заключения соглашения (ч. 3 ст. 103 ФЗ 44, Постановление № 1084 от 28.11.2013).

Какой результат дает письмо об увеличении сроков поставки товара?

Поставщик, который направляет письмо о продлении сроков поставки, естественно, надеется на понимание покупателя и его согласие с новыми сроками. Если покупатель без нареканий готов ждать товар, возможно, поставщику удастся избежать ответственности за нарушение сроков поставки. В том числе, в виде неустойки за ее просрочку.

Важно! В некоторых случаях ответственность за просрочку поставки не наступает. Например, если поставщик докажет наличие форс-мажора, из-за которого не получилось привезти товар в срок.

Возможен и другой вариант — когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.

Разрешение споров

В договоре поставки обычно указывают порядок составления претензий на случай, если стороны не решат спор сами. Прописывают, куда надо направить претензию и в какой срок вторая сторона должна на нее ответить. Стандартный срок ответа — 30 календарных дней, но в договоре можно указать более короткий, например 10 рабочих дней.

Пострадавшая сторона может обратиться в суд, если разрешить спор и после обмена претензиями не получилось.

В исковом заявлении указывают, что была направлена претензия, прикладывают ее копию, а также подтверждение отправки — например, почтовую квитанцию.

Так можно сформулировать порядок разрешения споров — сначала претензия, потом 15 дней на ответ