Письмо о готовности товара к отгрузке

Задержка поставки товара: что делать?

Актуально на: 15 марта 2024 г.

Как правило, при купле-продаже товаров между контрагентами заключается соответствующий письменный договор, в котором точно оговорены сроки поставки товара. Но бывают ситуации, когда продавец не может выполнить поставку товара в срок, прописанный в договоре, по тем или иным причинам. В этом случае имеет смысл написать покупателю информационное письмо о задержке поставки товара, в котором объяснялись бы причины несвоевременной поставки, а также указывались бы сроки, в которые товар все-таки будет поставлен в адрес покупателя.

Возможные причины задержки поставки

В каждом отдельно взятом случае причины задержки могут быть разные. Рассмотрим некоторые из них:

Санкции за задержку поставки товаров

Обычно договором купли-продажи предусматривается плата за несвоевременную поставку товаров.

Следует отметить, что неустойка за просрочку поставки товаров взыскивается с поставщика до тех пор, пока он не выполнит свои обязательства по поставке всех товаров, по которым была допущена просрочка (ст. 521 ГК РФ). Правда, самим договором могут быть установлены иные сроки для начисления неустойки.

Кроме того, в случаях неоднократного нарушения поставщиком сроков поставки товаров покупатель вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Письмо о задержке поставки товара

Утвержденной формы письма о задержке поставки товара от поставщика нет, поэтому вы можете разработать собственную форму или воспользоваться нашим образцом, который мы приведем ниже.

Подписывается такое письмо руководителем организации-поставщика.

Так как в некоторых случаях просрочка может служить основанием для одностороннего расторжения договора покупателем, лучше доставить письмо о продлении срока поставки товаров в кратчайшие сроки – то есть вручить лично руководителю организации-покупателю или ее уполномоченному представителю.

Письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара

О том, что сроки поставки товара нарушены, сообщить может и сам покупатель, направив соответствующее письмо поставщику. В этом письме покупатель вправе напомнить о санкциях за просрочку поставки, предусмотренных договором купли-продажи.

Вам может пригодиться форма уведомления об отказе от принятия товаров, поставка которых просрочена.

Письмо о сроках поставки товара может выглядеть так.

В описательной части письма нужно указать причины задержки поставки товара. Важно быть честным и объективным, чтобы партнер мог оценить ситуацию и принять решение о переносе сроков.

Помимо причин, следует также уточнить новый планируемый срок поставки товара. Здесь можно использовать формулировку из приведенного ниже образца.

К сожалению, по обстоятельствам, которые не зависят от нашей воли, поставка товара будет задерживаться. Мы приносим свои извинения за возможные неудобства. Новый ожидаемый срок поставки – _________________. Надеемся на ваше понимание и готовы обсудить все дополнительные детали.

Заключительная часть письма о задержке поставки товара

В заключительной части письма стоит выразить надежду на сохранение партнерских отношений и готовность к дальнейшему сотрудничеству. Также необходимо призвать к диалогу и обсуждению возможных вариантов решения возникшей ситуации.

Приведем пример завершающей части письма:

Мы надеемся на ваше понимание и готовы предложить различные варианты решения возникшей ситуации. Ждем вашего обратного отклика и готовы обсудить все вопросы, касающиеся переноса сроков поставки товара. Благодарим за понимание и надеемся на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество.

Вложите в письмо копию договора или другие документы, подтверждающие условия сотрудничества.

Помните, что важно поддерживать открытый и диалектический подход при общении с контрагентом, чтобы решить возникшие проблемы и сохранить хорошие отношения.

### Перенос сроков поставки товара: как составить письмо

В этой части письма вам необходимо указать сроки переноса поставки (новую дату поставки) и причины изменения сроков поставки, среди которых могут быть:

1. Вы нарушили сроки из-за вашего поставщика (производителя);
   
2. Вы нарушили сроки из-за перевозчика;
   
3. Вы нарушили сроки из-за встречного нарушения обязанностей покупателем;
   
4. Вы нарушили сроки из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).

От причины, по которой вы переносите сроки поставки, во многом зависит манера изложения письма, которую вам нужно будет использовать.

### Вы нарушили сроки из-за вашего поставщика или перевозчика

Если причиной задержки поставки являются обстоятельства, которые не зависят от покупателя и не являются форс-мажором, рекомендуем придерживаться более мягкой и дружелюбной манеры. 

При обосновании переноса сроков поставки вы можете использовать следующие формулировки:
   
- Для того чтобы с большей долей вероятности расположить к себе покупателя, вам необходимо указать (при возможности), какие меры вы предпринимаете, чтобы надлежащим образом выполнить свои обязательства по поставке товара.

### Вы нарушили сроки из-за действий или бездействия покупателя

В случае если причиной задержки явились действия (бездействие) покупателя, письмо о переносе сроков поставки необходимо изложить в более строгой и официальной манере.

### Вы нарушили сроки из-за форс-мажорных обстоятельств

Если причиной, по которой сроки поставки товара пришлось перенести, послужили обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор), в письмо необходимо включить ссылку на документы, подтверждающие наступление и продолжительность действия указанных обстоятельств. 

### Заключительная часть письма о задержке поставки товара

В заключительной части письма можно предложить покупателю подписать дополнительное соглашение к договору поставки и указать новые сроки поставки товара. Проект дополнительного соглашения необходимо приложить к письму о задержке поставки или отправить покупателю отдельно в случае, если вы получите его согласие перенести сроки и заключить дополнительное соглашение.

В заключительной части уместно выразить надежду на понимание со стороны покупателя и благодарность покупателю за долгосрочное сотрудничество.

Письмо о готовности товара к отгрузке

Письмо также должно содержать перечень приложений (материалов), которые подтверждают ваши аргументы, указанные в письме (копии писем ваших контрагентов, актов уполномоченных государственных органов, иных документов).

Если вам необходима консультация по вопросу составления документа – обратитесь к юристу онлайн на нашем сайте.

Скачать файл

Иногда недостаточно определить сроки поставки товара в договоре. Чтобы согласовать конкретную дату, поставщик пишет покупателю письмо. Прямо сейчас расскажем, как его оформить. Составить этот документ поможет письмо о сроках поставки товара (образец). Также детально разберемся с другими видами писем — о переносе и о нарушении сроков поставки.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки — это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего — увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

Что такое письмо о сроках поставки товара?

В некоторых случаях по условиям договора поставщику и покупателю нужно дополнительно согласовать сроки поставки.

Например, когда при заключении сделки стороны утвердили только график поставки (п. 2 ст. 508 ГК РФ). А конкретные сроки договорились устанавливать уже в процессе исполнения договора. Также сообщение о конкретной дате поставки имеет смысл, когда срок поставки указан в договоре как период. Например, 3 месяца с такой-то даты по такую-то дату. В этом случае непосредственно перед фактической датой поставки можно известить о ней покупателя.

В таких ситуациях поставщик составляет и направляет покупателю письмо о сроках поставки товара. Его можно назвать иначе — гарантийное или информационное письмо о сроках поставки товара.

Как оформить и направить письмо о сроках поставки товара?

Официальный бланк этого документа не утвержден. Так что письмо составляют в произвольной форме.

Рекомендуем заранее посмотреть договор поставки. Возможно, в нем перечислены сведения, которые должны быть в письме. Если это так, придерживайтесь указаний договора.

Содержание письма очень простое. В нем поставщик сообщает покупателю дату предстоящей поставки, чтобы тот принял товар. Разумно также отметить, что при несогласии с предложенной датой покупатель может назначить другую. Надо написать, как и когда он должен сообщить поставщику уточненную дату поставки.

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты — послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

В качестве примера смотрите гарантийное письмо о сроках поставки товара (образец).

Перенос сроков поставки товара

Как бы удачно стороны не согласовали сроки поставки в договоре или сопутствующих документах, жизнь вносит свои коррективы. Случается, что поставка в оговоренный срок невозможна.

Такая ситуация может возникнуть из-за покупателя или из-за поставщика. Причем из-за последнего она складывается чаще.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Подробно о том, что это за письмо, когда его обязательно составлять, как оформить, когда и как направлять покупателю, мы расскажем ниже.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

На практике такие ситуации бывают нечасто, так что дальше мы их не рассматриваем.

Что такое письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это письмо, которое поставщик пишет покупателю, когда не может доставить товар в согласованный срок.

Причины, по которым поставка товара невозможна в оговоренные сроки, бывают разными. Они могут зависеть от самого поставщика. Например, когда из-за поломки служебной машины он не успел вовремя вывезти товар с территории завода-изготовителя.

Но чаще всего задержка поставки связана с другими обстоятельствами. Это могут быть неувязки в работе партнеров поставщика (например, транспортной компании, первичного поставщика, у которого товар закупается оптом для последующей перепродажи) и других организаций (например, Почты России). Подвести поставщика могут и бюрократические проволочки — например, когда товар не смог вовремя пройти процедуру так называемой “растаможки”.

Отдельно стоит упомянуть обстоятельства непреодолимой силы, которые еще называют форс-мажором. Это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые нельзя предусмотреть, контролировать и преодолеть (п. 3 ст. 401 ГК РФ). Их основной признак — они не зависят от воли сторон договора. Обычно к ним относят стихийные бедствия, пожары, военные действия.

Торгово-промышленная палата РФ также причисляет к форс-мажорным обстоятельствам следующие: массовые заболевания (эпидемии), забастовки, теракты, диверсии, ограничения перевозок, запретительные меры государств, запрет торговых операций, в том числе с отдельными странами, из-за принятия международных санкций. Это указано в п. 1.3 Положения о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 173-14).

Когда надо писать письмо об увеличении сроков поставки товара?

Закон не отвечает на этот вопрос. Собственно говоря, в законе вообще нет никаких положений о том, когда нужно оформлять и направлять такое письмо.

Возможно, они есть в договоре поставки. Он может называть случаи, в которых поставщик должен направить покупателю письмо об увеличении сроков поставки. Например, если возникнут форс-мажорные обстоятельства. В таких ситуациях, прямо обозначенных в договоре, поставщик обязан составить и отправить такое письмо.

Сделать это можно и в других случаях, но это уже по усмотрению поставщика. Многие поставщики прибегают к помощи письма, чтобы показать ответственное отношение к своим обязанностям по договору поставки. Они считают, что подобные письма говорят об их добросовестности и уважительном отношении к покупателю. А также помогают сохранить деловые связи, даже если с договором возникли проблемы.

Какой результат дает письмо об увеличении сроков поставки товара?

Поставщик, который направляет письмо о продлении сроков поставки, естественно, надеется на понимание покупателя и его согласие с новыми сроками. Если покупатель без нареканий готов ждать товар, возможно, поставщику удастся избежать ответственности за нарушение сроков поставки. В том числе, в виде неустойки за ее просрочку.

Важно! В некоторых случаях ответственность за просрочку поставки не наступает. Например, если поставщик докажет наличие форс-мажора, из-за которого не получилось привезти товар в срок.

Возможен и другой вариант — когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.

Как оформить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Его составляют в произвольной форме. Потому что в законе нет никаких обязательных требований к его содержанию.

Важно! Такие требования может устанавливать договор. Тогда указывайте в письме сведения, которые перечислены в договоре.

Назвать письмо можно по-разному. Распространенные варианты: письмо о переносе сроков поставки товара, письмо об увеличении сроков поставки товара, письмо о продлении сроков поставки товара, письмо о задержке поставки товара.

В “шапке” письма пишут данные поставщика и адресата — покупателя.

В письме поставщик сообщает покупателю, что поставка товара в оговоренные сроки невозможна, и указывает причины этого. Также информирует о новых сроках поставки. Если он уверен, что сможет доставить товар в эти сроки, можно использовать фразу типа “Поставщик гарантирует поставку товара в такой-то срок”. Если уверенности нет, лучше ограничиться формулировкой наподобие: “Поставщик планирует осуществить поставку в такой-то срок”.

В письме должны стоять дата, номер и подпись поставщика (руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

К письму можно приложить документы, которые подтверждают причины невозможности доставить товар в срок. Например, письмо от завода-изготовителя товара, на котором произошел сбой оборудования. Из-за чего поставщик не получил товар вовремя и нарушил срок поставки, оговоренный в договоре.

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Что такое письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это письмо, которое покупатель направляет поставщику, если последний нарушил сроки поставки товара. Как правило, при срыве сроков поставки покупатель сначала направляет такое письмо, а потом уже — претензию с конкретными требованиями.

Обязательных требований к названию письма нет, так что озаглавить его можно по-разному. Например, письмо о нарушении сроков поставки товара или письмо о срыве сроков поставки товара.

Форма письма не утверждена — его составляют в произвольном виде. Обычно в нем указывают, что поставщик нарушил сроки поставки товара, которые стороны согласовали в договоре и других сопутствующих документах (приложениях, графике поставки и т.п.) Также покупатель может обратить внимание на ответственность, которая грозит поставщику за срыв сроков поставки. Здесь следует указать конкретный вид ответственности — например, неустойка, убытки. А также назвать пункт договора, в котором это написано. Если поставщик не впервые нарушает сроки поставки, можно указать на право покупателя отказаться от договора (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

В письме можно предложить поставщику “исправиться” и привезти товар в кратчайший срок или в срок, указанный покупателем. Дальше можно написать, что при невыполнении этого требования поставщику грозит ответственность.

Таким образом, письмо носит предупреждающий характер. Особенность документа в том, что покупатель сообщает поставщику о нарушении сроков поставки и о возможных негативных последствиях такого поведения. Но при этом не заявляет никаких конкретных требований. Требование исправить нарушение как можно скорее не считаем, потому что его включают в письмо не всегда.

Все требования, связанные с ответственностью поставщика за задержку поставки, перечисляют в претензии, которую (при необходимости) направляют поставщику позже. Она является более “серьезным” и весомым документом, чем письмо о срыве сроков поставки товара.

Как и когда направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это можно сделать по почте, выбрав заказное или другое письмо такого же плана с уведомлением о вручении. Так у вас на руках останутся документы, которые подтверждают направление и доставку письма.

Подготовить и отправить письмо лучше в кратчайшие сроки после даты ожидаемой поставки, которая не состоялась. Возможно, после письма поставщик оперативно доставит задержанный товар.