Как написать письмо о смене реквизитов и зачем это делать

Смена плательщика

Смена плательщика — процедура, которую можно произвести как удаленно, отправив заявление по почте, так и в офисе транспортной компании, с которой был заключен договор. Однако для того, чтобы заявка была рассмотрена, важно соблюсти несколько условий:

• Полное погашение задолженности плательщика перед транспортной компанией.
• Отсутствие документально оформленного запрета на изменение плательщика.
• Соблюдение правил и условий, установленных для смены плательщика в договоре.

При соблюдении описанных выше условий подать заявление на смену плательщика можно, не заполняя дополнительно письменное обращение. Для изменения плательщика достаточно просто совершить звонок на горячую линию транспортной компании, чьи услуги были предоставлены. Во всех остальных случаях необходимо грамотно заполнить и отправить в компанию специальное письмо о смене плательщика.

Письмо о смене плательщика

Бланк и образец для письма о смене плательщика, как правило, у каждой транспортной компании свой, и поэтому он содержит водные знаки с логотипом соответствующей организации. Найти бланк можно на официальном интернет-сайте компании, с которой был заключен договор на предоставление услуг по перевозке, обычно он может находиться в подразделе “Договоры и бланки документов”. При заполнении и подаче письма о смене плательщика необходимо:

1. Указать дату и номер договора.
2. Указать нового плательщика и его реквизиты.
3. Приложить документы, подтверждающие полномочия изменения плательщика.

В самом письме должно быть указано:

• Сведения о старом и новом плательщике.
• Данные договора и дата заключения.
• Причина смены плательщика.

Подать заявление можно как в очном формате, придя с заполненным документом в офис транспортной компании, так и удаленно, через отправку скан-копии или цифрового изображения письма по почте компании или на ее факс. Как правило, подобные заявления вместе с остальной корреспонденцией рассматриваются в рабочие будние дни, с понедельника по пятницу.

Раскрываете информацию организации

• ИНН;ОГРН (для ИП — ОГРНИП)
• Контактные данные: номер телефона, электронный адрес, почтовый адрес
• Платежные сведения: номер расчетного счета
• **Паспортные данные (только для ИП)

Иванова Иванна

• Наименование: полное и сокращенное (для ИП — ФИО)
• Юридический адрес (для ИП — адрес регистрации по месту жительства)
• **КПП (у ИП — нет)
• ОКПО
• ОКТМО
• ОКОГУ
• ОКФС
• ОКОПФ
• ОКАТО
• ОКВЭД
• Платежные данные: БИК, наименование банка, корреспондентский счет.

Например, наименование организации — это не уникальный реквизит, и он может встречаться сразу у нескольких компаний. Для интереса посмотрите в поисковике, сколько в России компаний с названием ООО Рога и копыта — их более 10 штук.

А вот ИНН и ОГРН — это уникальные идентификаторы, которые присваивает налоговая. Даже если организация или ИП будут ликвидированы, номер налогоплательщика сохранится за ними. В случае с юрлицом ИНН всегда будет уникален, а в случае с ИП нет — один ИНН может принадлежать нескольким ИП, при этом ОГРН у них будут разные. Это возможно, когда физлицо регистрировало деятельность как ИП несколько раз.

Аналогично, номер расчетного счета — это тоже уникальный банковский реквизит. А вот БИК и номер корреспондентского счета будут совпадать у всех организаций, имеющих счет в одном и том же банке. Однако для банка его БИК и номер корсчета — уникальны, так как они присваиваются Центральным Банком РФ.

Важность уведомления о смене реквизитов

В законодательстве нет требования об отправке уведомления о смене реквизитов контрагентам организации. Оформление такого сообщения — это негласное правило, предусмотренное официальным деловым оборотом.

Письмо пригодится в следующих случаях:

• Если изменены платежные реквизиты
• Если изменены контактные данные

Важно! Сообщением нельзя заменить сторону договора. Можно только исправить отдельные идентифицирующие сведения.

Уведомление деловых партнеров — это зона ответственности самой организации. Если компания забудет про это или не захочет тратить время на переписку, то возникают риски.

Последствия неуведомления о смене реквизитов

Не сможете получать корреспонденцию

При смене юридического или почтового адреса, а также адреса электронной почты, стоит сразу уведомить об этом всех своих поставщиков и покупателей. Если этого не сделать, контрагенты будут слать корреспонденцию на старый адрес.

Нарушите условия договора

В некоторых договорах может быть предусмотрена обязанность сторон уведомлять друг друга о смене платежных и других данных в течение нескольких дней. За несоблюдение этой обязанности даже могут быть предусмотрены штрафы.

Возникнут сложности с оплатой

Организации нередко изменяют платежные реквизиты. Если контрагента об этом не уведомить, то оплату он будет перечислять на расчетный счет, указанный в договоре.

Проблем не будет, если старый расчетный счет все еще открыт и у компании есть к нему доступ. Хуже, если доступа к счету нет, или у банка отозвали лицензию. В таком случае получателю денег придется потратить много сил и времени на то, чтобы их забрать.

Предъявить покупателю претензию о том, что он оплатил товары или услуги ненадлежащим образом, нельзя. Фактически он точь в точь исполнил условия контракта и перевел деньги на банковские реквизиты, указанные в договоре. Единственная виновная сторона здесь — получатель денег, который вовремя не направил контрагенту официальное письмо об изменении банковских реквизитов.

Поступит требование от ФНС

Реквизиты фигурируют не только в договоре, но и в первичных бухгалтерских документах: товарных накладных, актах и, самое важное — счетах-фактурах. Если контрагент не будет знать о том, что сведения устарели, то и оформлять первичку он будет со старыми данными.

Счет-фактура — это документ, дающий покупателю право принять входящий от поставщика НДС к вычету для уменьшению суммы налога к уплате (ст. 169 НК РФ). Фактуру с грубыми ошибками или оформленную с нарушениями принять к учету нельзя.

Обычно ошибка в реквизитах не мешает идентифицировать налогоплательщика, поэтому налоговики просто запросят уточнение, и вопрос закроется сам собой. Однако, если ошибка делает идентификацию невозможной, в вычете по фактуре откажут (Письмо Минфина РФ от 08.08.2014 № 03-07-09/39449).

Официальное информационное письмо

Официальное информационное письмо о смене реквизитов пишет та компания, у которой произошли изменения. Поручают эту задачу юрисконсультам, секретарям или другим сотрудникам, контактирующим с контрагентами.

Подписать сообщение может генеральный директор или уполномоченное на это лицо, имеющее соответствующую доверенность. Если подписывает сотрудник, то в подписи он указывает информацию о своей доверенности и прикладывает ее копию.

Уведомление о смене реквизитов

Уведомить о смене реквизитов нужно всех деловых партнеров компании: поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, банки, ресурсоснабжающие организации, арендодателей и так далее.

Отправить сообщение можно на имя генерального директора бизнес-партнера или на того, кто указан в контракте контактным лицом.

Важно знать

Уведомление — это юридически значимое сообщение по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, которое устанавливает для сторон правила дальнейшего сотрудничества. Главное правильно его оформить и отправить.

Важно! Письмо о смене реквизитов не подойдет в том случае, если в договоре прямо предусмотрено, что менять любые его положения, в том числе данные сторон, можно только путем заключения дополнительного соглашения.

Форма документа, как и его содержание, законодательно не утверждены. Обычно оно состоит из двух блоков: шапки и тела, а оформляется на официальном бланке компании.

Уведомление о смене реквизитов

Шапка уведомления включает в себя сведения, присущие любой корреспонденции: реквизиты отправителя и получателя, дату составления и номер исходящего документа.

Тело письма

Тело — это содержание письма о смене реквизитов. В лаконичной форме следует указать:

• Подписывает документ генеральный директор или уполномоченное лицо по доверенности.

По электронной почте

Скан письма о смене реквизитов по электронной почте можно отправить только в том случае, если это не противоречит договору с контрагентом. Для этого в частности договор должен содержать:

• Электронное официальное уведомление об изменении реквизитов считается доставленным, если организация не получит сообщение об ошибке при доставке письма (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
• Если уведомление дошло до контрагента, но упало в папку Спам, то это исключительно его проблемы. Отправитель за это ответственности не несет. Получатель будет уведомлен надлежащим образом (п. 63 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Чтобы избежать таких инцидентов, рекомендуем после отправки электронного письма позвонить контрагенту и убедиться, что оно было получено.

Почтовым отправлением

Деловую корреспонденцию можно отправить Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. На конверте указывают адрес для корреспонденции, предусмотренный договором. Если такого нет, можно использовать юридический адрес из ЕГРЮЛ / ЕГРИП. Получить выписку с реквизитами контрагента из реестра можно на официальном сайте ФНС.

При отправке письма сотрудник почты выдает представителю организации квитанцию с трек-номером. По нему на официальном сайте Почты России можно отслеживать движение корреспонденции до получателя.

Когда адресат получит сообщение, почта вернет отправителю уведомление о вручении. Это и будет доказательством надлежащего вручения письма контрагенту.

Может быть и так, что почта не сможет доставить сообщение до делового партнера. Например, он будет отсутствовать по указанному адресу. В таком случае, если в адресе не было ошибок, уведомление все равно будет считаться доставленным контрагенту.

После отправки корреспонденции можно позвонить контрагенту и уведомить его о том, что скоро к нему поступит официальное сообщение. А еще — можно продублировать содержание сообщения на электронную почту.

Вручить лично

Передать уведомление можно прямиком в руки контрагента. Для этого печатают два экземпляра письма: один отдают контрагенту, а на втором представитель бизнес-партнера ставит отметку о получении, дату и свою подпись.

Важно убедиться в наличии у сотрудника контрагента полномочий для получения корреспонденции. Например, можно запросить у него доверенность.

Уведомить устно

Доказать факт устного уведомления партнера о новых реквизитах, практически невозможно. Поэтому данный способ, как самостоятельный, рассматривать не будем. Однако его можно совместить с любым из выше рассмотренных вариантов. Например, направить электронное письмо и позвонить контрагенту и записать этот звонок.

После получения документа контрагент обязан принять новые реквизиты к сведению. Контрагент уже не сможет ссылаться на то, что не знал об изменениях. Например, он должен указывать их в первичных документах, перечислять по ним деньги и так далее. Отправителю больше ничего делать не нужно.

Отвечать на сообщение получателю не обязательно, если это не предусмотрено условиями договора.

Образец письма о смене реквизитов

Отслеживать изменения реквизитов у контрагентов проще с помощью специализированных сервисов. Например, API Контур.Фокуса. Возможности системы позволяют быстро актуализировать данные по всей базе бизнес-партнеров, даже если в ней сотни и тысячи компаний.