Письмо о сроках поставки

Кто за что отвечает

Есть два варианта отношений между агентами и принципалами, и они регулируются двумя разными статьями ГК РФ — о договоре комиссии или о договоре поручения.

В первом случае агент действует от своего имени, но за счет заказчика. Здесь применяется статья 1011 главы 51 ГК РФ о договоре комиссии.

При этом агент несет ответственность за результат сделки и выполнение всех обязательств даже в том случае, если заказчик указан в договоре или сам вступает с третьим лицом в отношения по сделке.

Например, вы открыли ИП и ремонтируете помещения с двумя помощниками. Вы заключили агентский договор с архитектурным бюро, которое будет продавать ваши услуги своим клиентам. Вы выступаете в роли заказчика, а бюро — это агент. Бюро нашло вам клиентов и заключило контракт на ремонт с ними. Вы с командой выполнили ремонт, но клиент нашел в нем недостатки и потребовал их устранить. Решать проблему должно именно бюро, потому что договор заключен с ним как с вашим агентом. При этом, конечно, архитектурная компания может внести в договор пункт о взыскании с вас денег в случае ненадлежащего выполнения работы.

Второй вариант агентского договора

Во втором варианте агентского договора агент действует от имени заказчика и за его счет. Здесь работает глава 49 ГК РФ о договоре поручения. Как понятно из названия, в этом случае ответственность за выполнение обязательств лежит на самом заказчике. Вернемся к примеру бизнеса по ремонту помещений. В случае если заказчик обнаружит в ремонте недочеты, все ошибки придется устранять владельцу бизнеса, а не агенту.

Интересно, что в агентский договор можно включать ограничения прав сторон. В договоре может быть указано, что на территории Московской области ваша ремонтная команда не имеет права работать ни с какими другими дизайнерскими бюро, кроме того, с которым подписан договор. Чем это выгодно вам как бизнесу? Право на эксклюзивную продажу ваших товаров или услуг может быть конкурентным преимуществом, привлекающим крупных и эффективных агентов к работе с вами. Вы, кстати, тоже можете в одном из пунктов агентского договора потребовать от дизайнерского бюро не работать с другими ремонтными бригадами.

Как оформить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Его составляют в произвольной форме. Потому что в законе нет никаких обязательных требований к его содержанию.

Важно! Такие требования может устанавливать договор. Тогда указывайте в письме сведения, которые перечислены в договоре.

Назвать письмо можно по-разному. Распространенные варианты: письмо о переносе сроков поставки товара, письмо об увеличении сроков поставки товара, письмо о продлении сроков поставки товара, письмо о задержке поставки товара.

В “шапке” письма пишут данные поставщика и адресата — покупателя.

Письмо поставщика о задержке поставки

В письме поставщик сообщает покупателю, что поставка товара в оговоренные сроки невозможна, и указывает причины этого. Также информирует о новых сроках поставки. Если он уверен, что сможет доставить товар в эти сроки, можно использовать фразу типа “Поставщик гарантирует поставку товара в такой-то срок”. Если уверенности нет, лучше ограничиться формулировкой наподобие: “Поставщик планирует осуществить поставку в такой-то срок”.

Важные детали

• Дата и номер письма
• Подпись поставщика (руководителя организации или индивидуального предпринимателя)
• Приложение документов, подтверждающих причины задержки поставки

Шаги по разрешению задержек

Примеры агентских договоров встречаются на практике повсюду. Агентский договор можно заключать как на определённый срок, так и бессрочно. Ст. 1005 ГК РФ указывает, что обязательства возникают у 3 сторон:

• Принципал отвечает перед агентом за своевременную уплату вознаграждения
• Агент перед принципалом должен обеспечить все необходимые услуги
• Агент несет ответственность перед гражданами, ИП и фирмами, с которыми заключает сделки

Агентский договор и нюансы

Самозанятые не могут быть агентами по закону 422-ФЗ. Проверьте статус самозанятого лица перед заключением договора. Обратите внимание на наличие штрафов, долгов, судебных споров или розыск гражданина.

Используйте Сервис проверки физических лиц (СПФЛ) от СберКорус для получения полного отчета о потенциальном агенте.

Часто задаваемые вопросы

Многие заключают сделки без знания всех деталей агентского договора, что может вызвать вопросы в процессе его исполнения. Рассмотрим некоторые часто задаваемые вопросы:

• Должно ли быть указано вознаграждение в договоре?
• Какие ответственности несут стороны договора?

Если размер вознаграждения не указан, агент все равно имеет право на оплату. Необходимо изучить рынок и узнать среднюю стоимость вознаграждения агента.

Договор агентирования в России

Оплата услуг агента

Да, есть. Абз. 3 ст. 1006 ГК РФ предусматривает, что если в договоре не предусмотрен порядок оплаты, то после того, как агент представит принципалу отчёт о работе, последний обязан выплатить вознаграждение в течение 1 недели. Если заказчик этого не делает, то с него можно будет взыскать проценты за просрочку.

Ограничения деятельности агента

Нет, не вправе. Ч. 3 ст. 1007 ГК РФ указывает, что ограничения деятельности агента по:

Обязательность отчётов

Отчёты для агентов обязательны. По общему правилу, закреплённому в ст. 1008 ГК РФ, исполнитель также обязан представить заказчику детализацию расходов, поскольку он тратил деньги клиента. Однако договором обязанность предоставления доказательств о затратах может быть не предусмотрена.

Отправка возражений по отчётам

Отчёт — это и возможность для принципала возразить агенту, если он недоволен работой исполнителя. Заказчик вправе направить возражение в течение 30 дней после получения отчёта. Договором может быть закреплён и более короткий срок принятия отчёта.

Субагентские договоры

Да, можно. Ст. 1009 ГК РФ разрешает заключать субагентские договоры, если в основном соглашении нет запрета на это. Однако субагент уже не сможет привлекать новых субагентов. Такое право есть только у главного агента.

Окончание действия договора

Договор будет аннулирован. Ст. 1010 ГК РФ предусматривает, что при банкротстве исполнителя сделка прекращает действие.

Письменная форма договора

При небольших сделках можно ограничиться устной договорённостью, но если приходится периодически привлекать много агентов, нужно договоры заключать письменно. В отдельных случаях к документу прилагают доверенность, дающую право посреднику действовать от имени принципала.

Включенные в договор пункты

В АД включают разные пункты, которые компания сочтёт уместным отразить в документе:

1. Предмет договора — полностью описывают действия, которые вправе производить доверенное лицо по поручению принципала.
2. Например, продавать билеты на концерт, предлагать услуги ремонтной бригады по устройству наливного пола или изучать рыночную ситуацию и приводить новых покупателей.
3. Нельзя указывать должность и специальность доверенного лица, чтобы АД не стал похож на трудовой договор, но нужно подробно описать, какие задачи он должен выполнить, какого результата и к какому сроку от него ожидает заказчик.

Права и обязанности сторон

Права и обязанности Принципала и Посредника определяются в договоре.

• Агент вправе привлекать субподрядчиков для выполнения работы или не вправе пользоваться услугами третьих лиц.
• Доверенное лицо может представлять продукцию компании на выставках и рекламировать её для увеличения продаж.
• Компания обязуется помогать агенту и выплачивать его вознаграждение.

Права на товар или имущество

Принципал может оставить права на товар у себя или передать их посреднику. В договоре можно учесть недостачу имущества и условия выплаты неустойки.

Порядок расчета и вознаграждение

Договор должен указать, как производитель получит деньги за товар. Оплата может производиться напрямую производителю или через агента. Сумма вознаграждения и условия перечисления её посреднику также оговариваются.

Ответственность сторон

Ответственность сторон является важным аспектом сотрудничества. Неисполнение обязательств может повлечь за собой убытки, которые должны быть возмещены.

Расторжение договора

Договор может быть расторгнут по соглашению сторон или по инициативе одной из них. Причиной для расторжения могут быть нарушения условий соглашения.

Компания имеет право расторгнуть соглашение в любое время, если считает более целесообразным создать свой отдел продаж.

Таблица

Если стороны во время переговоров не пришли к обоюдному согласию, они вправе привлечь юристов. Иногда вопросы о расторжении бессрочных соглашений решаются в суде. Судья может счесть, что действие договора подпадает под правила соглашения о поручении или комиссии, что стороны вправе его расторгнуть, несмотря на нежелание одной из сторон.

АД может стать недействительным, если агент не может больше выполнять взятые обязательства:

7. Форс-мажорные обстоятельства — иногда возникают чрезвычайные происшествия непреодолимой силы, которые затруднят выполнение условий АД: стихийные бедствия, террористические акты, диверсии, забастовки, война. Международной торговле может помешать закрытие границ, запрет на торговлю, ограничение грузоперевозок между странами. Перечисленные обстоятельства «по умолчанию» считаются уважительными, их учтёт любой суд при вынесении решений.

В договоре стоит отметить проблемы, которые могут возникнуть у агента и заказчика:

Отсылка на форс-мажорные обстоятельства даст возможность отсрочки выполнения обязательств, пока не будут устранены возникшие помехи.

8. Гарантии сторон — указывают гарантийные сроки и правила приёма претензий от покупателей в соответствии с законом о защите прав потребителей.

9. Срок действия — если соглашение заключается на конкретный срок, нужно проставить точную дату его окончания либо указать, что договорённость будет считаться завершённой после выполнения обязательств каждой стороной.

10. Конфиденциальность — можно предусмотреть ответственность за разглашение коммерческих секретов и штрафные санкции за слив информации конкурентам, например, за передачу контактных данных клиентов компании с целью их переманить, склонить к покупке товаров других товарных марок.

За основу можно взять любой образец агентского договора:

АД вступает в силу после того, как участники соглашения обсудили и приняли все пункты, не имеют возражений, поставили свои подписи. Документ составляется в двух экземплярах: для комитента и агента.

Стороны могут вносить изменение, дополнения, поправки, но лишь при обоюдном согласии, скреплённом подписями представителей каждой стороны.

Можно выбрать один шаблон и дорабатывать его для каждой сделки, в зависимости от характера взаимоотношений сторон и полномочий каждой из них. Лучше составлять АД как можно подробнее, чтобы его пункты нельзя было трактовать двояко, чтобы у участников не было повода прибегнуть к судебным разбирательствам. Когда в документе нет разночтений, не появятся лишние поводы для споров.

Правовые аспекты задержки груза

При задержке груза на таможне, важно иметь четкое представление о законодательных нормах, которые регулируют данную ситуацию. В России основной документ, определяющий порядок таможенного оформления, – Таможенный кодекс Евразийского экономического союза. Согласно данному документу, таможенные органы имеют право задерживать груз для проведения дополнительной проверки, если возникли сомнения в достоверности предоставленной информации.

Бизнес-субъекты, в свою очередь, обязаны предоставить всю необходимую информацию и документы, чтобы ускорить процесс проверки и уменьшить вероятность задержки. В случае задержки груза на таможне более чем на 30 дней, стороны могут заключить соглашение о продлении срока оформления.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки — это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего — увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

Бухучет АД

Заказчик должен вести бухгалтерский учет агентских договоров и всех с ним связанных документов по правилам федеральных стандартов. Если роль посредника исполняет не физическое лицо, а компания, она тоже должна вести бухучет.

Первичные документы по агентскому договору — это сам АД, доверенность (если она нужна агенту для расширения полномочий), общий отчет о посреднической деятельности.

По агентскому договору к закрывающим документам относят чеки, акты, промежуточные отчеты и прочую документацию, подтверждающую законность доходов-расходов. Срок хранения финансовых документов компании определяют самостоятельно, но он не должен быть менее 5 лет.

Бухгалтерский учет у заказчика

При сделках с агентом производитель-принципал-компания ведёт учёт:

Оплата услуг доверенного лица оформляется в бухгалтерии как расходы на продажу своей продукции. Если заказчик и посредник работают по ОСН и обязаны выплачивать НДС, агент вправе предъявить комитенту налог, который ему начислен для выплаты.

Бухгалтерский учет у агента

Компания-посредник или ИП отражают документально:

При временном хранении продукции заказчика до момента продажи агент не становится её собственником. Он не вправе брать чужие активы на баланс, но должен оформить забалансовый счёт. В этом документе учитывается всё, что не принадлежит ему лично, но временно хранится у него вполне законно. При продаже товаров, взятых на комиссию, номер счета 004, при дополнительных закупках их вносят в счет 002, как принятые на временное ответственное хранение.

При ведении бухучета отображают налоги: при УСН — упрощённый, при ОСН — на прибыль и НДС. Их обязан уплатить заказчик. Посредник сделок отчисляет сумму налога только со своего личного вознаграждения, все другие деньги, переданные ему принципалом для выполнения задания, не могут считаться его доходом.

При работе по УСН агент платит налог только с суммы дохода, который он получил от заказчика. При общей схеме налогообложения с вознаграждения взимается НДС, но посредник не платит налог на добавочную стоимость:

Агент не должен учитывать НДС с оплаты товаров, услуг или работ, произведённых на деньги принципала. Затраты, которые возмещает комитент, не относят ни к доходам, ни к расходам. Если принципал по какой-либо причине отказался компенсировать траты посредника, сочтя их неразумными и не относящимися к сделке, агент может их провести в графе расходов. Если их законность подтверждена документами, налог на эту сумму начисляться не будет.

Получение вознаграждения зависит от способа, которым заказчик рассчитывается с клиентом:

При работе с физическим лицами заказчик удерживает НДФЛ, начисляет страховые и пенсионные взносы. При работе с самозанятыми плательщики НПД сами платят налоги и передают комитенту чек, подтверждающий получение оплаты. Заказчик ничего за них не платит.

Если компания привлекает большое количество посредников, в такой агентской сети сложно работать с каждым отдельно. Сервис Jump.Finance помогает автоматизировать взаимодействие: можно пачками загружать договоры и акты, система сама сформирует чеки после завершения каждой сделки. У нас есть специальное решение для бухгалтеров, упрощающее работу с документацией.

Как и когда направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это можно сделать по почте, выбрав заказное или другое письмо такого же плана с уведомлением о вручении. Так у вас на руках останутся документы, которые подтверждают направление и доставку письма.

Подготовить и отправить письмо лучше в кратчайшие сроки после даты ожидаемой поставки, которая не состоялась. Возможно, после письма поставщик оперативно доставит задержанный товар.

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Шаги для предотвращения задержек

Первый и, возможно, самый значимый шаг – это грамотная подготовка документов. Тщательно проверьте перечень необходимых бумаг для вашего груза. Важно, чтобы все документы были аккуратно оформлены. Нарушение даже мелких деталей может привести к неприятным задержкам.

Правильное декларирование товаров – это гарантия корректного таможенного процесса. Классифицируйте товары в соответствии с их техническим описанием, указывайте страну происхождения. Это поможет избежать дополнительных проверок и сомнений со стороны таможенных офицеров.

Помимо тщательной подготовки документов и правильного декларирования, обязательно учтите таможенные нормы и ограничения. Подготовьтесь к возможным ограничениям по ввозу определенных товаров, строго соблюдайте таможенные процедуры и требования к безопасности. Это не только предотвратит задержки, но и создаст основу для долгосрочных и взаимовыгодных отношений с таможенными органами.

Отличия от комиссионных и поручительских сделок

Мы объяснили, что такое агентский договор простыми словами. Теперь расскажем о его отличиях от соглашений комиссии и поручительства:

Что делать, если груз уже задержан

Если ваш груз уже задержан на таможне, важно действовать быстро и последовательно, чтобы решить проблему.

Первое, что следует сделать в случае задержки груза на таможне, это связаться с таможенной службой и уточнить причину задержки. Постарайтесь найти контактное лицо или отдел, который отвечает за вашу специфическую ситуацию. Это может быть вашим первым шагом к пониманию причин задержки и тому, какие действия необходимо предпринять.

При общении с таможенной службой, уточните причину задержки и запросите дополнительные детали. Важно понять, что стало фактором, приведшим к этой ситуации. Если возможно, обратитесь к таможенному представителю или консультанту, который может помочь вам разобраться в происходящем и дать рекомендации по дальнейшим действиям.

Для разрешения задержки таможенного оформления вам может потребоваться предоставить дополнительные документы или информацию. Соберите всю необходимую документацию и уточните требования таможенных органов. Помимо этого, убедитесь, что все документы оформлены правильно и соответствуют требованиям. Обратитесь к таможенному консультанту, если необходимо, чтобы гарантировать корректность действий.

Когда надо писать письмо об увеличении сроков поставки товара?

Закон не отвечает на этот вопрос. Собственно говоря, в законе вообще нет никаких положений о том, когда нужно оформлять и направлять такое письмо.

Возможно, они есть в договоре поставки. Он может называть случаи, в которых поставщик должен направить покупателю письмо об увеличении сроков поставки. Например, если возникнут форс-мажорные обстоятельства. В таких ситуациях, прямо обозначенных в договоре, поставщик обязан составить и отправить такое письмо.

Сделать это можно и в других случаях, но это уже по усмотрению поставщика. Многие поставщики прибегают к помощи письма, чтобы показать ответственное отношение к своим обязанностям по договору поставки. Они считают, что подобные письма говорят об их добросовестности и уважительном отношении к покупателю. А также помогают сохранить деловые связи, даже если с договором возникли проблемы.

Какие договоры используют при построении агентской схемы

В продажах часто участвуют не две, а три стороны: принципал-агент-клиент. Как мы уже отмечали, посредники — доверенные лица — действуют за счёт производителя товаров от имени его компании, для которой они оказывают услуги, или от своего имени. Между принципалом и агентом, посредником и покупателем, производителем и клиентом заключаются разные соглашения, включая АД.

Агентский договор оформляют при юридических и неюридических сделках. Он дает посреднику право брать оплату с клиентов за проданные вещи, оформлять документы, подписывать разрешения в госорганах, представлять интересы заказчика в суде. Агент может сам выстраивать технологию агентских продаж либо её чётко прописывают в соглашении.

Договор поручения

Заключают две стороны при оказании услуг, исполнении поручений, предоставлении полномочий. Одна сторона сделки — заказчик, доверитель, который даёт задание. Другая сторона — посредник, поверенный, доверенное лицо, которое по поручению доверителя выполняет действия юридического характера: например, проводит переговоры с поставщиками и реализаторами.

В отличие от агентского соглашения договор поручения оформляют только при юридических действиях. При этом наделяют посредника полномочиями представлять интересы коммерческой компании, учреждения, организации или предприятия, позволяют ему действовать, как представителю, от имени принципала. По такому соглашению можно продавать промышленную продукцию, товары народного потребления, пищевые продукты.

От доверенности такое соглашение отличается тем, что документ регулирует взаимоотношения главных сторон сделки, у которых есть определённые права, ответственность и обязанности. Доверенность регулирует отношения посредника с третьими лицами.

Договор оказания услуг

Соглашение о возмездном оказании услуг заключается при фактических (неюридических) действиях, которые поручают произвести агенту от его имени за счёт компании, либо он все делает за свой счёт, например:

Соглашение заключают, когда важна работа исполнителя, но результат может быть непредсказуем — например: проведение корпоративного тренинга, продвижение сайта, организация рекламной кампании или уличного перфоманса.

От договора подряда, где акцент делается на результате выполнения работ, такое соглашение отличается тем, что важен сам процесс, за который заказчик платит деньги. Например, он заказывает разработку рекламного баннера-растяжки, который будет висеть над оживленной трассой с интенсивным движением. Компания не знает, как быстро окупятся затраты на проектирование и дизайн, на полиграфические услуги и на монтаж рекламной конструкции. Но типография выполнила заказ: красочный баннер готов и установлен — процесс работы над ним завершен, договор на оказание услуг выполнен, расчет произведен.

Договор подряда

При подрядных работах результат виден сразу — например, можно оценить вид натяжных потолков, аккуратность оклейки стен обоями, устройство отопления или подключение сложной промышленной техники к трёхфазной сети.

Договор подряда также регулируется Гражданским кодексом, а не трудовым, но его тоже нужно составлять внимательно, чтобы он не был поход на трудовое соглашение. Стороны могут именоваться заказчиком и работником/исполнителем. Его заключают только с физическими лицами, которых может привлечь самозанятый как субподрядчиков — они ему помогут выполнить условие АД. Это может быть сезонная работа: сбор урожая с фермерских полей, летнее строительство на дачных участках. График работы свободный. В договоре указывают полный перечень работ, которые обязуется выполнить субподрядчик за конкретный срок. Оплата выше, потому что за таких работников не платят страховку и не делают переводы в пенсионный фонд.

Договор купли-продажи

При прямых продажах его заключают с покупателем, при посредническом участии — с агентом, который выкупает товар и далее сам отвечает за его реализацию.

По условиям соглашения посредник:

Право собственности сразу переходит к посреднику или остаётся за производителем до закрытия сделки и оформления закрывающих документов.

Договор комиссии

При таком двустороннем соглашении названия сторон различаются. Заказчик выступает в роли принципала, агент — в роли комиссионера. Посредник действует от своего собственного имени с передачей прав или без передачи имущественного права на товар. Он отвечает за сохранение и безопасность чужой продукции, но перед клиентами обычно несёт ответственность принципал: он обязан заменять бракованную продукцию, если она обнаружится при продаже.

Разновидности договора комиссии: брокерский, субкомиссии, дистрибьюторский, дилерский, консигнации, розничной комиссионной торговли.

Субагентский договор

Двухстороннее соглашение заключают со сторонним третьим лицом, субагентом, чтобы он помог агенту выполнить условия, прописанные в агентском договоре. Если комитенту неважно, кого привлечёт посредник, за результат будет отчитываться лишь доверенное лицо, с которым заключён АД. В основном договоре может быть дан запрет на привлечение сторонних лиц или, наоборот, подробно расписаны действия всех участников сделки: их задачи, обязанности, суммы гонорара для каждого лица.

Посреднические договоры

Агентская схема работы

Взаимодействие заказчика и посредника выстраивают по разным схемам:

В АД можно включить пункты, расширяющие либо ограничивающие права сторон. Любое поверенное лицо вправе потребовать, чтобы в районе его действия не было других посредников заказчика, чтобы на ограниченной территории он работал один. Компания вправе потребовать, чтобы агент не продавал продукцию конкурентов параллельно с её товарами.

Отличия агентского договора от договора комиссии и договора поручения

Агентский договор отличается от договора комиссии и договора поручения.

Договор комиссии оформляется для уплаты комиссионных подрядчикам или так же, как и агентский, для оплаты услуг. По договору комиссии агент может совершать только сделки, которые определены в законе как «действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей». То есть по такому договору исполнитель не сможет подавать документы за заказчика на участие в тендере, потому что это не сделка. А вот по агентскому договору это возможно. Также по договору комиссии исполнитель может заключать сделки только от своего имени, а по агентскому договору имеет право действовать еще и по доверенности от имени заказчика.

Договор поручения также отличается от агентского договора. По нему исполнитель имеет право совершать только юридические действия, например продавать ваш товар. Но не может, скажем, искать для вас офис или склад в аренду или проводить исследования рынка, как по агентскому договору.

Получается, если вам нужно отдать на аутсорс несколько сложных процессов, то вам подойдет агентский договор. Если же есть пара простых задач, то можно ограничиться договором поручения или комиссии.

Как оформить и направить письмо о сроках поставки товара?

Официальный бланк этого документа не утвержден. Так что письмо составляют в произвольной форме.

Рекомендуем заранее посмотреть договор поставки. Возможно, в нем перечислены сведения, которые должны быть в письме. Если это так, придерживайтесь указаний договора.

Содержание письма очень простое. В нем поставщик сообщает покупателю дату предстоящей поставки, чтобы тот принял товар. Разумно также отметить, что при несогласии с предложенной датой покупатель может назначить другую. Надо написать, как и когда он должен сообщить поставщику уточненную дату поставки.

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты — послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

В качестве примера смотрите гарантийное письмо о сроках поставки товара (образец).

Отличия схемы агентского договора от договоров других типов

АД универсален — его можно заключать в разных случаях: при необходимости передоверить посредникам полномочия по договору комиссии, поручения либо оказания услуг. Его подписывают, если нужно наделить агентов юридическими и неюридическими полномочиями. В тех случаях, когда нужно поручить посредникам небольшой, ограниченный ряд задач, напрямую между двумя сторонами заключают узконаправленные соглашения: комиссии, оказания услуг, поручения. У каждой сделки есть свои особенности, характерные небольшие отличия.

Агентский договор «по умолчанию» подразумевает, что между основными сторонами (заказчиком и клиентом) есть промежуточное третье звено — посредник. Например: ювелирный магазин заказал в типографии печать флаеров, ему нужно нанять людей для их распространения, заключить с ними краткосрочные соглашения на оказание услуг. Если торговая компания сама не хочет искать промоутеров, то нанимает агента: он займётся подбором и расстановкой распространителей в самых оживлённых местах после того, как с ним подпишут АД.

Как составить отчет агента

В течение действия агентского соглашения посредник должен периодически отчитываться перед заказчиком. Все юридические и фактические действия он отражает в одном либо в нескольких отчетах, их прилагают к основному договору.

При составлении АД в нем прописывают:

Обязанность предоставления отчетов отражена в ГК РФ (ст. 1008), но форма отчета не унифицирована, она может быть произвольной, должна включать:

Образец отчёта может выглядеть так:

Агент формирует промежуточные отчеты ежемесячно (еженедельно или каждые 15 дней), а после завершения всей сделки составляет общий отчет. Варианты отправления — по почте, через мессенджеры, курьерской доставкой (способ указывают в АД).

К отчётному документу прилагают:

Если агент действует не от имени предприятия или компании, а от себя лично, он прикладывает документы, которые подтверждают, что сделки совершались в пользу принципала. Заказчик не вправе требовать возмещение рыночной стоимости товаров, которые продал комиссионер по завышенным ценам, можно заранее указать запрет на повышение стоимости.

Принципал в течение 10–30 дней (срок указывают в АД) должен сформировать возражения. Если замечания не последовали, документ считается принятым. Составление отчетов упростит бухгалтерскую отчетность и налоговый учет. Все документы, переданные агентом вместе с основным договором, представляют собой полную финансовую отчетность. Их хранят в течение 5 лет.

Компенсация расходов агента

При оказании агентских услуг, при выполнении заданий заказчика у посредника могут возникнуть траты, которые принципал обязан ему возместить.

Лучше их заранее обговорить и прописать в договоре:

Все траты агент должен подтвердить документально, предоставив заказчику чеки, счета, накладные, банковские выписки.

Суть агентского договора

Агентский договор — это договор, согласно которому одна сторона (агент) действует от имени и за счет другой стороны (принципала) при заключении сделок с третьими лицами. Агент получает вознаграждение за свои услуги, а принципал (компания) реализует свои интересы, не вступая в прямой контакт с третьими сторонами — или вступая, если это необходимо.

Этот тип договора используют очень часто. Например, с его помощью заключают сделки с поставщиками для закупки сырья или товаров, с риэлторами — для поиска и аренды помещений, с транспортными компаниями — для доставки продукции. Еще одна частная ситуация, в которой используется агентский договор, — это продажа маркетплейсом товаров различных поставщиков.

Агентский договор может быть полезен, когда сотрудники не имеют необходимых навыков или ресурсов для выполнения определенных задач бизнеса — например, когда нужно заказать рекламную кампанию агентству или привлечь юриста для подготовки документов и совершения сделок.

Рассмотрим, как работает агентский договор при организации доставки. Например, вы планируете открыть доставку в другом городе и обращаетесь в фирму, которая на этом специализируется. В свою очередь, эта фирма находит компании с собственным автопарком, заключает с ними контракты, контролирует, чтобы все было доставлено в указанный срок, и оплачивает работу. Вы же платите фирме комиссию за все услуги разом, согласно условиям агентского договора. Вы выступаете в роли принципала, а фирма — агента.

Существует ограничение: принципалами могут быть как частные лица, так и юрлица и ИП, а агентами — все, кроме самозанятых. Дело в том, что оказывать агентские услуги — значит быть официальным представителем клиента. Такой вид деятельности самозанятым запрещен, о чем написано в части 5 статьи 4 ФЗ № 422. Именно поэтому самозанятые не могут быть, например, турагентами — им нельзя закупать для клиентов билеты, бронировать отели.

Перенос сроков поставки товара

Как бы удачно стороны не согласовали сроки поставки в договоре или сопутствующих документах, жизнь вносит свои коррективы. Случается, что поставка в оговоренный срок невозможна.

Такая ситуация может возникнуть из-за покупателя или из-за поставщика. Причем из-за последнего она складывается чаще.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Подробно о том, что это за письмо, когда его обязательно составлять, как оформить, когда и как направлять покупателю, мы расскажем ниже.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

На практике такие ситуации бывают нечасто, так что дальше мы их не рассматриваем.

Какой результат дает письмо об увеличении сроков поставки товара?

Поставщик, который направляет письмо о продлении сроков поставки, естественно, надеется на понимание покупателя и его согласие с новыми сроками. Если покупатель без нареканий готов ждать товар, возможно, поставщику удастся избежать ответственности за нарушение сроков поставки. В том числе, в виде неустойки за ее просрочку.

Важно! В некоторых случаях ответственность за просрочку поставки не наступает. Например, если поставщик докажет наличие форс-мажора, из-за которого не получилось привезти товар в срок.

Возможен и другой вариант — когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.