Письмо о задержке поставки товара от поставщика

Письмо о сроках поставки товара (образец)

Уважаемый [ФИО покупателя],

Согласно условиям нашего договора поставки № [номер договора] от [дата заключения договора], хотим уведомить вас о следующей дате поставки товара:

Дата поставки: [дата]

Пожалуйста, подтвердите готовность к получению товара в указанное время. Если данное время вам не удобно, просим сообщить нам удобную дату и время доставки не позднее [срок].

С уважением,

[Ваши данные]

Письмо о переносе сроков поставки товара

В случае, если необходимо перенести дату поставки товара, необходимо составить специальное уведомление. Пример такого письма:

Уважаемый [ФИО покупателя],

Сообщаем вам о необходимости перенести дату поставки товара, предусмотренную нашим договором от [дата]. Новая дата поставки: [новая дата].

Прошу вас подтвердить ваше согласие на изменение срока поставки.

С уважением,

[Ваши данные]

Письмо о нарушении сроков поставки товара

Если покупатель нарушает условия договора и не забирает товар в установленный срок, поставщику следует отправить уведомление о нарушении сроков поставки.

Уважаемый [ФИО покупателя],

Настоящим уведомляем вас о том, что вы не забрали товар в срок, предусмотренный нашим договором от [дата]. Прошу вас незамедлительно связаться с нами для уточнения даты получения товара.

С уважением,

[Ваши данные]

Заключение

Письма о сроках поставки товара являются важным инструментом коммуникации между поставщиком и покупателем. Они помогают избежать недопониманий и уточняют условия сделки. Важно составлять такие письма грамотно и своевременно.

Перенос сроков поставки товара

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты — послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

Что такое письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это письмо, которое поставщик пишет покупателю, когда не может доставить товар в согласованный срок. Причины, по которым поставка товара невозможна в оговоренные сроки, бывают разными. Они могут зависеть от самого поставщика. Например, когда из-за поломки служебной машины он не успел вовремя вывезти товар с территории завода-изготовителя.

Задержка поставки товара: причины и что делать в таких случаях

Часто задержки поставки товаров связаны с различными обстоятельствами, далекими от воли поставщика. Это могут быть проблемы с партнерами поставщика, такими как транспортные компании, первичные поставщики или другие организации, например, Почта России. Бюрократические проволочки также могут стать причиной задержки, например, когда товар не может пройти таможенную очистку вовремя.

Форс-мажор как причина задержки поставки

Форс-мажор — это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые нельзя предвидеть или контролировать и не зависят от воли сторон договора. К таким обстоятельствам могут относиться стихийные бедствия, военные действия, пожары и другие катастрофы. Торгово-промышленная палата России также учитывает в этот список эпидемии, забастовки, теракты, запреты на перевозки и другие.

Когда стоит отправить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Закон не устанавливает жестких правил относительно направления писем об увеличении сроков поставки товара. Однако, такие случаи могут быть прописаны в самом договоре. Например, в случае форс-мажорных обстоятельств. В таких ситуациях, поставщик обязан уведомить покупателя о задержке товара.

Какое значение имеет письмо об увеличении сроков поставки товара?

Письмо об увеличении сроков поставки помогает поставщику показать свое внимание к обязательствам по договору. Оно также способствует поддержанию деловых отношений даже в случае возникновения проблем с поставкой. Поставщики часто прибегают к написанию таких писем, считая, что это позитивно влияет на их деловую репутацию.

Важно помнить, что в случае документирования форс-мажорных обстоятельств поставщик может избежать ответственности за просрочку поставки товара.

Варианты реакции покупателя на перенос сроков поставки

Возможен и другой вариант — когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.

Как оформить письмо об увеличении сроков поставки товара

Его составляют в произвольной форме. Потому что в законе нет никаких обязательных требований к его содержанию.

Важно! Такие требования может устанавливать договор. Тогда указывайте в письме сведения, которые перечислены в договоре.

Назвать письмо можно по-разному. Распространенные варианты:

• Письмо о переносе сроков поставки товара
• Письмо об увеличении сроков поставки товара
• Письмо о продлении сроков поставки товара
• Письмо о задержке поставки товара

В “шапке” письма пишут данные поставщика и адресата — покупателя.

В письме поставщик сообщает покупателю, что поставка товара в оговоренные сроки невозможна, и указывает причины этого. Также информирует о новых сроках поставки. Если он уверен, что сможет доставить товар в эти сроки, можно использовать фразу типа “Поставщик гарантирует поставку товара в такой-то срок”. Если уверенности нет, лучше ограничиться формулировкой наподобие: “Поставщик планирует осуществить поставку в такой-то срок”.

В письме должны стоять дата, номер и подпись поставщика (руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

К письму можно приложить документы, которые подтверждают причины невозможности доставить товар в срок. Например, письмо от завода-изготовителя товара, на котором произошел сбой оборудования. Из-за чего поставщик не получил товар вовремя и нарушил срок поставки, оговоренный в договоре.

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Что такое письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это письмо, которое покупатель направляет поставщику, если последний нарушил сроки поставки товара. Как правило, при срыве сроков поставки покупатель сначала направляет такое письмо, а потом уже — претензию с конкретными требованиями.

Обязательных требований к названию письма нет, так что озаглавить его можно по-разному. Например, письмо о нарушении сроков поставки товара или письмо о срыве сроков поставки товара.

Форма письма не утверждена — его составляют в произвольном виде. Обычно в нем указывают, что поставщик нарушил сроки поставки товара, которые стороны согласовали в договоре и других сопутствующих документах (приложениях, графике поставки и т.п.) Также покупатель может обратить внимание на ответственность, которая грозит поставщику за срыв сроков поставки. Здесь следует указать конкретный вид ответственности — например, неустойка, убытки. А также назвать пункт договора, в котором это написано. Если поставщик не впервые нарушает сроки поставки, можно указать на право покупателя отказаться от договора (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

В письме можно предложить поставщику “исправиться” и привезти товар в кратчайший срок или в срок, указанный покупателем. Дальше можно написать, что при невыполнении этого требования поставщику грозит ответственность.

Таким образом, письмо носит предупреждающий характер. Особенность документа в том, что покупатель сообщает поставщику о нарушении сроков поставки и о возможных негативных последствиях такого поведения. Но при этом не заявляет никаких конкретных требований. Требование исправить нарушение как можно скорее не считаем, потому что его включают в письмо не всегда.

Все требования, связанные с ответственностью поставщика за задержку поставки, перечисляют в претензии, которую (при необходимости) направляют поставщику позже. Она является более “серьезным” и весомым документом, чем письмо о срыве сроков поставки товара.

Как и когда направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это можно сделать по почте, выбрав заказное или другое письмо такого же плана с уведомлением о вручении. Так у вас на руках останутся документы, которые подтверждают направление и доставку письма.

Подготовить и отправить письмо лучше в кратчайшие сроки после даты ожидаемой поставки, которая не состоялась. Возможно, после письма поставщик оперативно доставит задержанный товар.

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Обязательный претензионный порядок

В статье «Обязательный претензионный порядок» в № 8’ 2023 разъясняются требования законодательства к процедуре, срокам, содержанию, способам отправки претензий и подтверждению данного факта

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 1)

См. статью «Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством» в № 1’ 2018: когда документ считается полученным; на какие запросы официальных органов когда надо ответить (налоговая, финмониторинг, следственный комитет, прокуратура, полиция, антимонопольный орган); сроки исполнения документов, полученных от потребителей и контрагентов

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством (часть 2)

См. статью «Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством» в № 2’ 2018: когда документ считается полученным; на какие запросы официальных органов когда надо ответить (налоговая, финмониторинг, следственный комитет, прокуратура, полиция, антимонопольный орган); сроки исполнения документов, полученных от потребителей и контрагентов

Как бывает

Несмотря на то что деловая речь ограничена рамками официальных отношений, в претензионной переписке негативные эмоции есть, и проявляются они:

Это свидетельство негативного или критического отношения друг к другу конфликтующих сторон.

Стилистика писем-претензий колеблется между разговорной экспрессией и этикетной сдержанностью официального письма. Среди допускаемых составителями писем проявлений агрессии преобладают обвинения и категорические требования, например:

Однако, несмотря на многочисленные симптомы агрессивного настроя автора, негативная лексика употребляется в служебных письмах реже, нежели в электронных сообщениях. В отдельных случаях пишущий, прибегая к угрозам, подчеркивает свое нежелание развивать конфликт («будем вынуждены обратиться с жалобой»). Кроме того, некоторое снижение напряженности достигается с помощью использования этикетной рамки. В заключение текста можно дать понять, что «дверь не захлопнута» и готовность взаимодействовать осталась:

Резкая негативная оценочность отмечается в глаголе «сорвать» в значении «нарушить, прекратить что-нибудь, сделав невозможным дальнейшее течение, осуществление» и его производных.

Пример 1. Реакция на срыв графика погашения задолженности – использование глагола «сорвать»

Довожу до вашего сведения, что по вине ООО ПФК «Линда» сорван утвержденный график погашения кредиторской задолженности. Нарушение обязательств со стороны ООО ПФК «Линда» негативно влияет на нашу текущую хозяйственную деятельность, а также на дальнейшие финансово-деловые отношения между нашими фирмами. Прошу вас соблюдать согласованный график, обеспечить своевременную оплату платежей и письменно уведомить нас о причине срыва графика.

В следующем примере использование оценочных высказываний о повышении поставщиком цены на свой товар и его причинах можно назвать оскорбительными для адресата. Резкие заявления носят субъективный, оценочный характер и могут повредить репутации автора письма-претензии:

Пример 2. Реакция на повышение цен – использование оценочных суждений

Выражаем категорическое несогласие с политикой подрядчика по резкому повышению цены на конденсат в виде изменения ранее согласованной формулы в условиях нестабильности и состояния явного психоза мирового нефтяного рынка. Считаем необоснованным завышение цены на конденсат и видим в этом преследование подрядчиком сиюминутной выгоды в лице сомнительных компаний-покупателей конденсата в ущерб проверенным партнерам.

Современная деловая речь наследует традиции советской эпохи, в которую официально-деловой стиль русского языка не был ориентирован на речевое воздействие. Его создатели исходили из принципа абсолютного приоритета содержания. Предполагалось, что социальная значимость проблематики, авторитетность лица или организации-отправителя представляют собой достаточные основания для эффективной коммуникации. Перед составителями деловых писем не ставилась задача привлечь и удержать внимание адресата, произвести на него благоприятное впечатление, обеспечить и закрепить позитивные отношения между коммуникантами. Примером демонстрации авторитета автора и представляемого им учреждения, которая выражается во властном и обвинительном тоне, выступает следующее письмо-претензия:

Пример 3. Демонстрация авторитета

Мы располагаем достаточной информацией, что в течение нескольких лет и в настоящее время вы, превышая полномочия и нарушая установленный порядок обслуживания, самовольно без взаимодействия с нашим учреждением заключаете договоры подряда на проведение строительных работ. Заключая договоры подряда в обход МУ «РЭК», вы дезорганизуете деятельность нашего учреждения, подрываете исполнение уставных обязанностей и нарушаете гражданское законодательство.

Письма-претензии используются также во внутренней корпоративной переписке, которая разделилась на сообщения, передаваемые по корпоративной электронной почте, и традиционные служебные записки. Таким образом, часто одна и та же ситуация сначала получает отражение в электронной переписке, а затем фиксируется на бумажном носителе в виде делового письма. Электронные письма существенно отличаются от традиционных.

Пример 4 а. Официальный ответ на эмоциональный выплеск охлаждает, «ответчик» демонстрирует, что он, в первую очередь, уважает сам себя и до склок не опускается

Представьте такую рабочую ситуацию. Одним из банковских управлений был разослан проект документа на согласование. В ответ было получено электронное сообщение следующего содержания: «Мы ДАВНО уже дали замечания. Разберитесь у себя». Далее на имя отправителя была направлена служебная записка, написанная уже в более спокойном тоне:

«Просьба оформить замечания по установленной форме, поскольку отсутствие правильно оформленных конкретных замечаний существенно увеличивает сроки разработки документов и снижает их качество».

Приведенный пример показывает, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам занимает промежуточное положение между устной и письменной речью. Общение может происходить практически в реальном времени – это сближает электронную коммуникацию с устной. Более того, эффект дистанцированности ведет к раскрепощению автора сообщения: не видя перед собой собеседника, составитель электронного письма чаще проявляет меньше деликатности и вежливости, нежели при непосредственном контакте.

Оставаясь преимущественно в рамках литературного языка, авторы сообщений допускают достаточно резкие выражения, от которых они, вероятнее всего, отказались бы, если бы предполагали, что письмо будет зарегистрировано и подшито в дело. В электронных письмах часто используется стилистически сниженная, негативно оценочная лексика:

Пример 4 б. Негативный выплеск в электронной переписке

Это полный бред! Не могут люди, работающие на ул. Порываевой, нести материальную ответственность за имущество, находящееся в Медведкове. В таком случае необходимо отменять приказ о сокращении комендантов. По-моему, это явный саботаж принятого решения.

В электронной деловой переписке коммуниканты если и не допускают грубых ругательств и угроз, то открыто демонстрируют возмущение, раздражение и неприязнь, могут быть достаточно агрессивны. Этот факт следует считать весьма показательным. Электронная переписка по служебным вопросам, условно говоря, представляет собой деловое общение «без грима».

Пример 5. Жесткие формулировки в электронной переписке

Электронная переписка (по электронной почте и в мессенджерах) во многих случаях заменяет телефонные переговоры. Электронный текст для автора отождествляется с устной речью и в значительной степени отражает эмоциональное состояние пишущего. Отправитель электронного письма свободен в выборе речевых средств, поскольку создаваемый документ не предполагает фиксации: он не регистрируется и не остается на хранение. Отсюда возникает спонтанность высказываний, и единственным сдерживающим моментом для пишущего становится задача не выйти за рамки литературного языка.

А как надо

Дадим ряд рекомендаций по ведению эффективной претензионной переписки и, конечно, проиллюстрируем их примерами.

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 1)

Распространенные ошибки в оформлении текстов документов (часть 2)

Рекомендации по выбору композиции

Правильная композиция письма обеспечивает логичное изложение материала и взаимосвязь отдельных составных частей текста.

Композиционная модель текста письма-претензии:

1. основание для предъявления претензии (например, ссылка на договорные отношения);

2. суть претензии (изложение факта несоблюдения условий договора);

3. обоснованность претензии, доказательства: акты экспертизы, акты приемки (должны быть приложены к претензии) и/или ссылки на нормативные правовые акты (возможно, и на сложившуюся судебную практику по аналогичным спорам);

4. размер материального убытка или описание другого ущерба;

5. требование автора претензии (расторжение договора, возврат денежных средств по реквизитам, замена товара, компенсация задержки поставки и т.п.) с указанием сроков его удовлетворения;

6. информирование о действиях автора письма, если претензия не будет удовлетворена (например, предупреждение о последующем обращении в суд, органы надзора и контроля за соблюдением законодательства).

Композиционная модель текста ответа на письмо-претензию:

1. информирование о том, что претензия принята к рассмотрению;

2. информирование о том, удовлетворяется требование или нет;

3. если требование удовлетворяется, то полностью или частично с указанием срока и способа его удовлетворения;

4. если требование уже удовлетворено, то информирование о произведенной выплате денежных средств с указанием суммы, номера и даты платежного поручения;

5. если требование отклоняется частично или полностью, то мотивировка отказа с соответствующей ссылкой на нормативные правовые акты и другие обосновывающие отказ документы (возможно, также на сложившуюся судебную практику в подтверждение своей позиции).

Рекомендации по оформлению письма-претензии

Претензия составляется на бланке письма организации.

Каждый пункт требований или обвинений желательно оформлять отдельным абзацем или элементом списка (см. Пример 11).

Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?» и отражает основные требования или содержит ссылку на договор, условия которого были нарушены:

Обязательна отметка о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии.

Пример 6. Отметка о приложении в служебном письме-претензии

Приложение: 1. Нотариально заверенная копия договора цессии от 01.08.2023 № 1

с приложением к нему, всего на 9 л. в 1 экз.

2. Акт приема-передачи выполненных работ от 25.07.2023 № б/н на 3 л. в 1 экз.

Рекомендации по выбору речевых средств

Выбор речевых средств, их тональность показывают намерения автора претензии продолжать деловое сотрудничество или нет. Если такая заинтересованность есть, то надо снизить уровень вербальной агрессии, сопровождающей конфликтные ситуации. Это совершенно естественно, если принять во внимание, что эффективная коммуникация требует установления ровных, доброжелательных отношений между партнерами.

Ваше решение не выделять продукцию на продажу ставит нашу компанию в затруднительное положение, так как отсутствие собственных ресурсов сырья нефтепереработки приведет к сокращению загрузки процессов нефтехимии. Во избежание этого мы будем вынуждены изменить условия договоров с поставщиками. Прошу Вас вернуться к рассмотрению этого вопроса.

Мы вынуждены с сожалением проинформировать вас о том, что расторгаем контракт.

С сожалением сообщаем Вам, что на сегодня у нас нет для Вас хороших вестей. Мы надеемся, что в октябре ситуация изменится к лучшему и, возможно, мы дадим Вам положительный ответ.

Принимаю предложение по отсрочке платежа и благодарю за то, что видите в нашей компании потенциального партнера. Готовы оказать помощь в реализации нового проекта.

Примеры этикетных формул вежливости:

Примеры заключительных формул вежливости:

Некоторые заключительные формулы выступают в качестве юридически значимых компонентов текста:

Пример 11. Письмо-претензия

Пример 12. Ответное письмо на претензию из Примера 11

Пример 13. Письмо-претензия

Не менее важно в спокойной манере и без резких выражений сформулировать ответ на письмо-претензию:

Автор ответного письма не должен поддерживать конфликтное общение либо переходить на него. Возникшая негативная ситуация сглаживается традиционными формулами вежливости:

В ответном документе целесообразно употребить этикетную рамку, аналогичную содержащейся в поступившем документе (см. отметки «1» и «2» в паре Примеров 11–12 и 13–14).

Если в Примерах 11–14 мы показали две пары писем (претензию и ответ на нее), то в Примерах 15 и 16 продемонстрировали образцы текста с положительным и отрицательным ответами на претензию.

Пример 14. Ответное письмо на претензию из Примера 13

Пример 15. Текст ответного письма с отказом в удовлетворении требований претензии

Уважаемый Владимир Николаевич!

В соответствии с п. 1 ст. 61 Гражданского кодекса РФ ликвидация юридического лица влечет прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам.

Пример 16. Текст ответного письма, удовлетворяющего требования полученной претензии

Уважаемый Владимир Ильич!

Правила оформления служебных писем допускают набор текста с увеличенным межстрочным интервалом, его использование (а также отступы между реквизитами) позволит регулировать размещение информации в документе, чтобы избежать ситуации, когда на последней странице оказывается только подпись (сравните Примеры 11 и 13).

При указании договора в название включается его разновидность, потом пишется дата и следом номер (а не наоборот!) – см. «4» в Примере 14.

В письмах-претензиях и ответах на них часто фигурируют денежные суммы, которые принято писать сначала арабскими цифрами, а потом в скобках словами с заглавной буквы (дублируется сумма в рублях, копейки указываются следом только цифрами). Если копеек нет, то можно их отбрасывать (не писать «00 коп.»). Например, допустимо указывать:

В ответном письме важно включать реквизиты инициативного документа в реквизит 12 «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа». Если инициативным документом было письмо, то обычно вопросов не возникает (см. отметки «3» в инициативном письме-претензии и ответе на него в Примерах 11 и 12, а также в паре Примеров 13 и 14). Вопросы порой возникают, когда инициативным является документ другого вида, например, заявление, жалоба, к тому же обычно они имеют дату, но не имеют регистрационного номера. Их дату и номер (при наличии) тоже принято вписывать в реквизит 12 на бланке ответного письма, например:

Дублировать эти сведения ниже в тексте нет надобности.

В заключение отметим, что практика деловой переписки все чаще ориентируется не только на отечественные традиции, но и на англо-американские образцы, явно направленные на гармонизацию деловых отношений.

В англоязычной учебной и справочной литературе содержится немало указаний относительно того, как избавить получателя письма от негативных эмоций. Так, Л. Браун подчеркивает, что в текстах, содержание которых негативно воспринимается адресатом, надо использовать позитивные, приятные слова и, напротив, избегать таких отталкивающих лексем, как «должен», «неправильно», «нет», «неудача», «никогда», «отказ», «ошибка», «подозрение». Сам эксплицированный (явно выраженный) отказ рекомендуется «похоронить в середине текста», не допуская, чтобы письмо начиналось с плохих новостей.

Дж. М. Лэйхифф и Дж. М. Пенроуз рекомендуют составителю делового письма быть не только вежливым, но и конкретным. По их мнению, стилистика письма-претензии должна давать адресату мотивировку для позитивных действий.

В целом западная стилистика деловой речи по сравнению с русской менее категорична, более предположительна, подчеркнуто вежлива, особенно в просьбах, отказах, выражении неодобрения, несогласия.

Да и если просто рассуждать логически, то при составлении претензии и ответа на нее важно не негативные эмоции сбросить в сторону адресата, а добиться конструктивного решения возникшей проблемы! Конструктива и удачи мы вам и желаем 🙂

Актуально на: 15 марта 2024 г.

Как правило, при купле-продаже товаров между контрагентами заключается соответствующий письменный договор, в котором точно оговорены сроки поставки товара. Но бывают ситуации, когда продавец не может выполнить поставку товара в срок, прописанный в договоре, по тем или иным причинам. В этом случае имеет смысл написать покупателю информационное письмо о задержке поставки товара, в котором объяснялись бы причины несвоевременной поставки, а также указывались бы сроки, в которые товар все-таки будет поставлен в адрес покупателя.

Возможные причины задержки поставки

В каждом отдельно взятом случае причины задержки могут быть разные. Рассмотрим некоторые из них:

Санкции за задержку поставки товаров

Обычно договором купли-продажи предусматривается плата за несвоевременную поставку товаров.

Следует отметить, что неустойка за просрочку поставки товаров взыскивается с поставщика до тех пор, пока он не выполнит свои обязательства по поставке всех товаров, по которым была допущена просрочка (ст. 521 ГК РФ). Правда, самим договором могут быть установлены иные сроки для начисления неустойки.

Кроме того, в случаях неоднократного нарушения поставщиком сроков поставки товаров покупатель вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Письмо о задержке поставки товара

Утвержденной формы письма о задержке поставки товара от поставщика нет, поэтому вы можете разработать собственную форму или воспользоваться нашим образцом, который мы приведем ниже.

Подписывается такое письмо руководителем организации-поставщика.

Так как в некоторых случаях просрочка может служить основанием для одностороннего расторжения договора покупателем, лучше доставить письмо о продлении срока поставки товаров в кратчайшие сроки – то есть вручить лично руководителю организации-покупателю или ее уполномоченному представителю. Не забудьте при этом иметь при себе второй экземпляр такого письма, чтобы покупатель поставил на нем отметку о получении – этот экземпляр останется у вас. Также можно направить письмо о продлении сроков поставки товара по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

Конечно, это письмо можно направить и по электронке, но только в том случае, если вы будете уверены, что его получит уполномоченное лицо (руководитель организации-покупателя).

О том, что сроки поставки товара нарушены, сообщить может и сам покупатель, направив соответствующее письмо поставщику. В этом письме покупатель вправе напомнить о санкциях за просрочку поставки, предусмотренных договором купли-продажи.

Вам может пригодиться форма уведомления об отказе от принятия товаров, поставка которых просрочена.

Письмо о сроках поставки товара может выглядеть так.

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик? Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Вы не подписчик? Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

В связи с динамичным характером бизнеса email-рассылки иногда являются единственным способом донести серьезность ситуации. Однако о срочности нужно сообщать осторожно, чтобы избежать недопонимания или недовольства аудитории. В этой статье мы подробно рассмотрим этикет и тайминги для выражения срочности с помощью деловых писем и получения быстрого результата по важной ситуации.

Использование преимуществ правильного тайминга

Эффективная коммуникация в основном зависит от своевременности. В бизнес-среде, прежде чем пометить письмо как срочное, важно продумать тайминг, чтобы увеличить количество открываний писем. Отправка срочного письма в то время, когда большинство сотрудников уходят из офиса, вряд ли принесет желаемый результат. Более того, многократное классифицирование писем как срочных может утратить их первоначальный эффект. Используйте срочность только в случае необходимости. В противном случае вы можете утомить людей и сделать их менее восприимчивыми.

Прежде чем обозначить письмо как срочное, необходимо тщательно проанализировать обстоятельства. Некоторые из основных вопросов, над которыми следует подумать:

Составление срочного делового письма

При составлении срочного письма необходимо четко и лаконично передать важность сообщения, не вызывая тревоги или замешательства.

Тема письма

Важность темы письма для привлечения внимания читателя невозможно переоценить. Она должна быть понятной и не вызывать ненужной тревоги. Выражение чувства срочности в письме требует тщательного подбора слов. Вот несколько примеров:

Вот список слов, которые могут служить убедительным указанием на необходимость быстрых действий:

Например, если начать письмо со слова «СРОЧНО:», можно сразу же определить характер сообщения.

Наряду со словами, фразы также могут передавать смысл срочности. Несколько примеров:

Помимо использования этих слов и фраз в тексте письма, особенно эффективным является использование их в теме письма. Помните, что не стоит злоупотреблять этими словами и фразами, чтобы люди не перестали правильно воспринимать ваши сообщения.

Вот 15 примеров тем писем для повышения открываемости:

Тело письма

Коммуникация по электронной почте в основном зависит от четкого и лаконичного языка.

1. Начните с приветствия

Бодрый тон можно создать сразу, даже при срочном обращении, начав с приятного приветствия:

2. Четко сформулируйте намерение

Сразу после приветствия объясните причину отправки письма. Не пытайтесь завуалировать срочность ситуации — изложите ее прямо.

3. Расскажите подробности

Укажите все факты, которые могут пригодиться получателю, чтобы понять серьезность ситуации. Вы также можете добавить в письмо таймер обратного отсчета, чтобы побудить получателей действовать как можно скорее.

4. Добавьте четкий призыв к действию

Четко сформулируйте, чего вы ждете от читателя. Вот несколько примеров призывов к действию для деловых писем:

5. Проявите уважение

Поблагодарите получателя за быстрый ответ и заверьте его, что вы готовы ответить на любые вопросы или предоставить любую дополнительную информацию, которая может ему потребоваться.

6. Профессионально завершите сообщение

Заключительные фразы, такие как «Искренне» или «С наилучшими пожеланиями», придадут вашим письмам вежливый и позитивный характер. Добавление профессиональной подписи с вашим именем и контактной информацией также имеет большое значение.

Советы по составлению срочного письма для бизнес-целей

Срочные письма должны содержать не просто текст. Элементы дизайна также могут повлиять на реакцию получателя на письмо. Вот несколько рекомендаций по оформлению визуальных элементов срочных писем, которые выражают их важность:

1. Используйте пространство с умом

Избегайте перегруженности писем. Захламленные письма трудно читать, и это может оттолкнуть получателя. Пространство помогает получателям сосредоточиться на срочной информации.

2. Выделите ключевые детали

Используйте жирный шрифт или шрифт другого цвета, чтобы подчеркнуть важную информацию или мероприятия. Но при чрезмерном использовании этих элементов письмо будет выглядеть непрофессионально. Используйте их ограниченно, чтобы подчеркнуть срочность и необходимое действие.

3. Используйте заголовки и маркированные списки

Используйте заголовки и маркированные списки для писем, состоящих из нескольких частей. Это сделает сообщение удобным для просмотра и поможет получателю быстро понять основные моменты и задачи.

4. Используйте визуал

Изображения и иконки могут передать срочность лучше, чем текст. Чтобы показать срочность, используйте красный восклицательный знак или иконку часов. Это поможет получателю заметить письмо и понять, что оно важное.

5. Сохраняйте профессионализм

Несмотря на то, что письмо срочное, будьте профессионалом. Используйте обычный шрифт и избегайте кричащих заглавных букв или эмодзи с восклицательными знаками.

6. Добавьте заметные CTA

Добавьте кнопку или ссылку, если ваше сообщение требует действия. Разместите кнопку CTA под текстом письма и сделайте ее заметной, чтобы получатель увидел ее в первую очередь.

7. Придерживайтесь mobile-friendly дизайна

Разработайте mobile-friendly дизайн письма, поскольку многие люди проверяют почту на телефонах. Для этого необходимо сделать текст разборчивым, графику компактной, а кнопки CTA — кликабельными на небольших экранах.

8. Предпросмотр и тестирование писем перед отправкой

Напоследок просмотрите и отправьте тестовое письмо, чтобы проверить, как ваше сообщение выглядит на нескольких устройствах и в разных почтовых клиентах. Это позволит выявить недостатки дизайна, которые вы могли не заметить. Кнопки «Просмотреть» и «Протестировать» можно найти над шаблоном в редакторе.