Приказ об утверждении положения о коммерческой тайне

Постановление о принятии Положения о коммерческой тайне

Постоянно заключает NDA и исполняет условия договора

При работе сотрудники или партнеры часто получают доступ к внутренней информации компании. Чтобы сохранить эти сведения в секрете, стороны подписывают договор NDA. Рассказываем о том, что нужно включить в соглашение и что делать, если оно нарушено.

Хранить в одной папке приказы по личному составу, по основной деятельности и по административно-хозяйственной, уничтожать приказы, не посмотрев, какой срок хранения у каждого, включить в документ формулировки, которые меняют тип приказа – это частые ошибки, которые совершают кадровики по неопытности. В статье – чем различаются виды приказов в организации и как не сделать из одного приказ другой.

Какие есть приказы по основной деятельности организации

Приказы по общей деятельности регулируют основную работу компании. Состав приказов по основной деятельности зависит от сферы, в которой работает организация. Поэтому описать в одной статье все виды приказов по основной деятельности нереально. Можно только условно выделить некоторые категории, которые встречаются почти у всех:

• Документы обычно вносят в журнал приказов по основной деятельности.
• В нем отражают регистрационный номер, дату и краткое содержание приказа, а также отметки об исполнении и ФИО ответственных лиц.
• Регистрация приказов по основной деятельности необязательная, поэтому специальной формы для журнала нет.

Подробнее о том, как внести изменения в ПВТР

Что такое договор NDA и каким он может быть

NDA расшифровывается как non-disclosure agreement, или соглашение о конфиденциальности. Оно обязывает сотрудников компании сохранить в тайне всю информацию, которая станет доступна во время работы: стратегии развития, клиентские базы, системы мотивации персонала. NDA-соглашение составляют в простой письменной форме: его можно набрать в текстовом редакторе и подписать электронно или распечатать на бумаге.

Соглашение не нужно заверять у нотариуса или других уполномоченных лиц. Договор вступает в силу сразу после подписания обеими сторонами.

В NDA участники договора называются раскрывающая сторона — владелец конфиденциальной информации, например компания или отдельный заказчик, и принимающая сторона — сотрудник или партнер, который будет с этой информацией работать.

Договоры о неразглашении разделяют на односторонние и взаимные. В первом случае раскрывающая сторона передает секретную информацию принимающей стороне. Например, между редакциями и авторами обычно заключается одностороннее соглашение. NDA для сотрудников бренд-медиа и редакций позволяет сохранить в секрете план и темы статей, базы экспертов, фишки для работы на разных площадках.

Когда обе стороны обмениваются конфиденциальной информацией, они заключают взаимное соглашение о неразглашении. Например, к вам в редакцию пришел Илон Маск, чтобы писать тексты о бизнесе. Вы берете с него обещание не разглашать ваш контент-план, а взамен обещаете никому не рассказывать, что Илон — ваш сотрудник.

У NDA есть преимущества и недостатки.

Что еще почитать

В любых, когда разглашение информации из NDA приводит к потере денег, клиентов, репутации или может нанести другой вред компании. Причем не обязательно это будет огромная корпорация с миллиардными оборотами. Маленькие редакции тоже страдают от последствий утечки. Без NDA сотрудник может случайно или умышленно слить конкурентам темы статей, базу экспертов, планы развития. А конкуренты воспользуются идеями первыми.

Представьте, что вы долго трудились над созданием крутейшего курса, а кто-то из сотрудников случайно раскрыл информацию конкурентам. Они воспользовались ситуацией и выпустили такую же обучающую программу раньше

Иллюстратор: Жанна Берг

Ситуации, в которых пригодится NDA:

Что делать, если ваша информация утекла

Чтобы предотвратить утечку информации, иногда пользуются техническими средствами: защита от копирования, передача файлов по электронной системе документооборота, запрет на удаленное подключение

Шаг 2. Оцените стоимость убытков от утечки. Материального ущерба может и не быть, а моральный вред или упущенную выгоду сложно выразить в цифрах. В таких случаях оценить ущерб помогает специальная экспертная организация, такие есть в любом городе.

Шаг 3. Обратитесь к виновной стороне письменно. Опишите нарушения, убытки компании в связи с ситуацией и предложите способ решения проблемы. Для договора NDA это штраф или компенсация, установленные в разделе Ответственность сторон. Способ подачи претензии описывается в разделе Порядок разрешения споров. Обычно договариваются передать курьером, отправить почтой или переслать на email.

Если другая сторона согласна с доводами, требования исполняются, и конфликт считается разрешенным. Контрагент может оспорить нарушение, ущерб или сумму штрафа. Тогда стороны обсуждают варианты — например, снижают размер штрафа. Если удалось прийти к соглашению, вопрос решен. В противном случае пострадавшая сторона готовит иск в суд.

Шаг 4. Если дошло до суда, составьте иск. Для этого лучше воспользоваться услугами юриста. Неправильно составленный иск обнулит все достоинства даже идеально составленного NDA.

Что относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Сразу сложно определить, что относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности. В некоторых организациях специалисты вообще не выделяют приказы по АХД в отдельную группу, а относят их к общей деятельности. Если компания маленькая и приказов мало, то такой способ допустим. Это позволит не уничтожить по ошибке распорядительный документ по основной работе, если его случайно отнесли к АХД.

Если документов много или хочется их разделить, можно опираться на Перечень Росархива, чтобы идентифицировать приказы по АХД.

Критерии определения

Чтобы определить, куда отнести приказ, к общей деятельности или к АХД, нужно посмотреть, соответствует ли он четырем критериям:

1. Экономический характер документа.
2. Виды работ, предусмотренные приказом.
3. Правовое регулирование документа.
4. Организационно-управленческая направленность документа.

Если сразу все четыре пункта соблюдаются, приказ можно отнести к АХД, если нет, то к одному из оставшихся двух видов.

Хранение приказов

Важно! Если эксплуатация зданий, покупка оборудования, благоустройство территорий, продажа ГСМ, наладка связи и другие виды работ из перечисленных выше пунктов для организации являются главной деятельностью, то приказы по этим работам будут считаться приказами по основной деятельности и должны храниться постоянно.

Что должно быть в договоре NDA

Законом не установлена обязанность заключать NDA-соглашение. Его можно составить, если нужно защитить внутреннюю информацию. В договоре должны быть следующие пункты:

• Список конфиденциальной информации. Не включайте в него публичные сведения, например юридический адрес.
• Обязательство бережно хранить информацию от третьих лиц.
• Срок действия соглашения может быть любым, но обычно до 10 лет.
• Порядок разрешения споров: сначала конфликт пытаются урегулировать в досудебном порядке, если не вышло, обращаются в суд.

Для составления NDA лучше нанять юриста. Он проверит, всё ли вы внесли в договор, а при нарушениях со стороны контрагента составит правильный иск в суд.

Следите за нами там, где удобно

Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте

• Актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательства
• Подсказки и инструкции по заполнению, составленные ведущими экспертами
• Возможность отправить формы отчётов в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат онлайн
• Автоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой

Регистрация

Первые 3 дня бесплатно

Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.

Спасибо за обращение!

Мы получили вашу заявку. В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами. Удачного дня!

Все возможности сервиса Моё дело

• Минута на выставление счёта
• Помощь в налогах
• Отчётность онлайн

Моё дело: автоматизация для вашего бизнеса

Сервис автоматически сформирует отчёт, проверит его и отправит онлайн. А узнать, принят ли ваш отчёт, есть ли вопросы от инспектора — можно в любой момент.

Не нужно гуглить, задайте свой вопрос экспертам Моего дела. Мы разберём вашу ситуацию и предложим оптимальное решение в течение суток.

Сверка с ФНС в любое время

Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды, можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.

Взносы, зарплата и другие выплаты рассчитываются автоматически. Полный пакет необходимых документов для оформления сотрудников формируется в один клик.

Удобная интеграция с банками

Мгновенная выгрузка платёжных поручений для отправки в банк, загрузка выписок из банка в сервис. Теперь движение денежных средств всегда под контролем.

Несём финансовую ответственность

Открытое API позволяет обмениваться данными с любым сервисом, который вы используете.

Какие бывают приказы

Из всех документов компании приказы используют чаще всего, ими оформляют решения генерального директора. Правильное определение вида приказа поможет избежать ошибок при подготовке их к архивированию.

Виды приказов

• Приказы по основной деятельности организации
• Административно-хозяйственные приказы
• Приказы по личному составу

Сроки хранения приказов

• Приказы по общей работе компании хранятся постоянно
• АХД приказы – 5 лет
• Приказы по личному составу:
  • До 2003 года – 75 лет
  • После 2003 года – 50 лет
  • Отпуска, командировки, дежурства, дисциплинарные взыскания – 5 лет

Роль приказов

• Приказы по общей деятельности определяют роль и место компании в экономике или государственной системе.
• Приказы по персоналу выполняют социально-правовые запросы.
• Распоряжения могут использоваться вместо приказов и хранятся также.

Информацию о видах приказов можно найти в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном Росархивом.

Важно! Игнорировать перечень типовых управленческих архивных документов не стоит, он обязательный для всех компаний (решение Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Больше по теме

Приказы по личному составу или по персоналу — это те, которые отражают трудовые отношения между работником и работодателем (ст. 3 Закона от 22.10.2004 ). К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении, переводе, отпусках и командировках, премиях и других кадровых событиях.

Важно! Приказы, которыми назначают на должность первых лиц компании согласно уставу, например, генерального директора, его заместителя, главного бухгалтера, считаются приказами по общей деятельности, а не по персоналу.

Приказы по персоналу могут быть в двух формах: унифицированной и свободной. Использовать только унифицированные формы сейчас закон не обязывает, можно разрабатывать свои, но большинство компаний все же их придерживаются. Как правило, такие типовые формы установлены в учетной программе 1С и к ним возникает меньше вопросов со стороны проверяющих органов.

Список унифицированных приказов ограничен. Обычно они маркируются буквой «Т» и номером через дефис, если оформляют отношения с одним человеком, и таким же образом только с добавлением маленькой буквы «а» к номеру – если с группой работников. Подробнее – в таблице ниже.

Унифицированные формы приказов

Прием на работу

Приказы в свободной форме могут выглядеть как документы по общей деятельности или по АХД. Вот, к примеру, приказ по личному составу у которого нет типовой формы.

Отличают их обычно по номеру. После цифры, обозначающей порядковый номер, идет специальный индекс, в большинстве случаев это «ЛС», означает, что это приказ по личному составу. Если приказов много, может стоять буква, отражающая содержание приказа: «Пр» – прием, «У» – увольнение или «О» – отпуск.

Подробнее о том, что должен знать кадровик о нумерации приказов.

Иногда неопытные специалисты думают, что приказы по персоналу – это только те, у которых унифицированная форма. Но есть приказы о сверхурочной работе, переносе отпуска, возложении обязанностей и многие другие, для которых нет типовых форм, тем не менее, это тоже приказы по личному составу.

Приказы по персоналу хранятся 75 или 50 лет. Сведения из них используют для подтверждения трудовой деятельности, размер зарплаты, указанной в них – для расчета пенсии. Если в приказе отражаются особые условия труда, то такой период работы идет в стаж, дающий право на досрочную пенсию. За пенсией человек может обратиться через много лет, когда организации, где он работал, уже может и не быть, но информация из приказов, хранящихся в архивах, поможет решить вопрос во взаимоотношениях с СФР. Поэтому у них такой длительный срок хранения.

Во многих компаниях ведут журнал регистрации приказов по личному составу. Специальной формы для него тоже нет, кто-то делает это в электронном виде в табличке Excel, кто-то на бумаге. Регистрация приказов по личному составу обязательной не является, поэтому ведение журнала остается на усмотрение самой компании.

Важно! Обязательный реквизит приказов по персоналу – это отметка об ознакомлении работника. Также в документе указывают основание, например, если это приказ на отпуск, то основанием будет заявление сотрудника.

Как составить NDA

Договор NDA по структуре похож на другие договоры гражданско-правового характера. Отличие только в существенных условиях — предмете договора, правах и обязанностях сторон, сроках действия договора.

Предлагаем воспользоваться рекомендованной структурой для составления договоров. Ее подготовили юристы в комитете по торговле РФ. В шаблоне есть все нужные пункты, поэтому, если следовать ему, решать спорные вопросы будет проще.

Если составлять договор самостоятельно с нуля, есть риск забыть про важные пункты. Например, если не укажете наименования сторон или их реквизиты, суд укажет, что не может идентифицировать подписантов, и откажет в требованиях. Если не пропишете, что относится к секретной информации, не сможете доказать факт утечки сведений.

Шапка документа

Другое название шапки — преамбула. Информация, которая в ней обязательно должна быть, представлена на скриншоте.

Номер пункта в тексте ниже соответствует номеру на картинке

Что считается конфиденциальной информацией

Сведения, которые нужно сохранить в тайне, указываются в разделе «Предмет договора». Раскрывающая сторона сама определяет, какую информацию отнести к конфиденциальной. Обычно условия NDA-соглашения защищают:

Если конфиденциальной информации очень много, удобнее вынести все пункты в приложение к договору.

К конфиденциальной информации не относятся сведения, которые организация обязана предоставить налоговой, полиции, прокуратуре или клиентам: сумма выручки, юридический адрес компании. Эти сведения не вносят в список.

Если возникнет спорная ситуация между контрагентами и дело дойдет до суда, судья будет сверяться именно с разделом «Предмет договора». Сведения, которых нет в списке, можно распространять безнаказанно.

Обязанности сторон

В этом пункте указано, как и когда можно собирать, хранить и использовать полученную информацию.

Например, автор получил фактуру для статьи. Он может использовать ее, чтобы написать текст от имени компании. Но нельзя публиковать в своих соцсетях такой пост: «Вчера писал статью про фитнес-тренера. У него есть секретная система занятий, чтобы накачать ягодицы за 3 минуты в день. Сейчас расскажу про нее».

Важно отнестись ответственно к способам передачи конфиденциальных сведений. Если дело доходит до искового заявления, судья обращает внимание на то, как владелец информации следил за безопасностью данных. Сам кидал важные документы через мессенджер — значит, не беспокоился о сохранности информации. В удовлетворении иска могут отказать.

Ответственность сторон

Ответственность за неисполнение договора стороны придумывают сами. Если договор будет нарушен, суд назначит наказание, которое предусмотрено соглашением в разделе «Ответственность сторон». Обычно в нем указывают штрафы и неустойки. Административной или уголовной ответственности за слив информации не предусмотрено.

Стоит указать в договоре фиксированную сумму за каждый факт утечки. Если дело дойдет до суда, вас могут попросить обосновать ставку. Чаще всего это происходит, если записана фантастическая сумма вроде миллиона евро.

Можно приравнять размер выплаты к величине ущерба, но тогда в суде встанет задача подтвердить, что утечка информации обошлась именно в эту сумму. Если сможете подтвердить цифры, суд удовлетворит иск. Не сможете — суд сочтет выплату несоразмерной и уменьшит ее по своему усмотрению.

Срок действия

Соглашение о неразглашении можно заключить на любой период. Чаще всего устанавливается срок NDA от года до 10 лет. По истечении этого времени можно распространять бывшую конфиденциальную информацию безнаказанно.

Для штатных и внештатных сотрудников договор NDA обычно действует вплоть до расторжения трудового договора или соглашения об оказании услуг. В редких случаях бывшие сотрудники должны сохранять информацию в тайне несколько лет после увольнения.

Иногда условия NDA обязывают сторону вернуть или уничтожить все носители конфиденциальной информации

Разрешение споров

В этом разделе достаточно указать такую фразу: «Стороны разрешают все споры в установленном законом порядке». Установленный порядок таков: сначала контрагенты пытаются договориться между собой, а если не получается — идут в суд.

В соответствии с законом судебное разбирательство должно проходить по месту жительства ответчика. Для физических лиц это адрес прописки, для организаций — место регистрации юридического лица.

Реквизиты сторон

Рядом с подписями сторон указываются реквизиты, даже если договор не предполагает оплаты. Они позволяют идентифицировать подписанта. Если есть доверенность, номер и дата также указываются в реквизитах.

Для юридического лица используют образец реквизитов, как указано слева у ООО «Колокольчик». Если сторона — физическое лицо, достаточно информации в правой колонке. Можно добавить ИНН и номер счета в банке

Альтернатива NDA — режим коммерческой тайны

Закон предлагает режим коммерческой тайны как альтернативу NDA. Он работает так же, только NDA нет в официальном юридическом поле страны, а для коммерческой тайны разработали правовую основу. Оба вида договора можно использовать вместе и по отдельности. Чтобы понять, в каких случаях удобнее применять договор NDA, а в каких — режим коммерческой тайны, сравним эти два вида защиты информации.

Как установить режим коммерческой тайны:

За нарушение режима коммерческой тайны предусматривается ответственность вплоть до уголовной.

Как по неосторожности не перевести один вид приказа в другой

От вида приказа зависит срок его хранения, поэтому на этапе разработки нужно четко понимать, для чего именно создается приказ. К примеру, документ, регулирующий административно-хозяйственный вопрос, такой как допуск сотрудников на территорию работодателя в субботу, является приказом по АХД, но если в него добавить всего одну строчку «О выходе на работу в выходной день», то приказ превращается в документ по личному составу. Пример можно посмотреть

Перевести один вид приказа в другой можно, если отметка об ознакомлении и согласии работника, поставить в приказе по АХД. Если сделать подобное, то смешаются два типа приказов, один со сроком хранения 50 лет, а другой – 5 лет, в связи с чем у проверяющих могут возникнуть вопросы. Лучшим решением в этом случае будет издать два отдельных приказа: один по АХД, другой по персоналу.