Письмо о сотрудничестве между компаниями

Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Если возникли сложности при оплате контрагенту, лучше предупредить его об этом и убедить в необходимости перенести срок оплаты. Расскажем, как грамотно составить запрос на отсрочку оплаты, какие указать причины в просьбе об отсрочке платежа поставщику, и покажем примеры таких запросов.

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой отсрочки даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Письмо контрагенту об отсрочке платежа составляют в свободной форме. Заказчик указывает в письме фразу прошу произвести оплату оставшейся суммы платежа или аналогичную и отправляет обращение:

Письмо об отсрочке платежа свидетельствует:

Особенности подготовки письма об отсрочке по 44-ФЗ

В ходе исполнения контракта периодически возникают проблемы не только с оплатой, но и со сроками поставки. Срок исполнения (поставки) — одно из существенных условий (п. 1 ст. 432 ст. 506, 508 ГК РФ, п. 2 ст. 42 44-ФЗ). Изменения допустимы только в ограниченных случаях:

В 2023 году разрешается изменять условия контрактов на строительство, капремонт, снос объектов капстроительства, работы по сохранению объектов культурного наследия на основании п. 8 ч. 1 ст. 95 закона № 44-ФЗ, даже если эти контракты на срок менее 1 года.

Случаи и порядок такого изменения устанавливает правительство (пп. а п. 2 ПП РФ № 1315 от 09.08.2021).

В других случаях изменять сроки поставки нельзя (ч. 1 ст. 95 44-ФЗ). Но поставщик вправе поставить товар раньше установленного срока, если заказчик согласен с такими условиями. Если нормативное регулирование позволяет, стороны изменяют сроки, подписывая дополнительное соглашение. Исполнитель направляет заказчику письмо об увеличении сроков поставки, в котором указывает причину отсрочки и ссылается на законодательные основания. Затем стороны составляют и подписывают дополнительное соглашение. Заказчик обязан направить сведения об изменении госконтракта в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения дополнительного соглашения (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Еще по теме:

Письмо об изменении сроков поставки или о переносе оплаты во время пандемии

Во время пандемии COVID-19 многие компании столкнулись с финансовыми трудностями из-за введенных ограничений и ухудшения общей экономической ситуации. Для таких случаев Минфин, МЧС и ФАС России опубликовали совместное письмо № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020, в котором было зафиксировано, что исполнитель (поставщик, подрядчик) может ссылаться на обстоятельства, связанные с эпидемической ситуацией, как основание для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени).

Согласно этому документу, распространение коронавируса имеет чрезвычайный и непредотвратимый характер.

Порядок подготовки письма об отсрочке платежа

1. Реквизиты отправителя и получателя: укажите реквизиты исходящего документа.

2. Цель обращения: опишите цель письма.

3. Просьба: вежливо попросите о отсрочке платежа, обоснуйте причины задержки платежа и попросите отсрочку даты взаиморасчетов.

4. Аргументация: приведите аргументы в пользу отсрочки и почему поставщику стоит согласиться.

5. Указание сроков: укажите ожидаемый срок погашения обязательств.

6. Запросы к контрагенту: перечислите их отдельными пунктами.

7. Ожидаемый ответ: если ждете ответ в определенный срок, обозначьте это.

Кто подписывает письмо об отсрочке платежа

В заключительной части письма должны быть подписи руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать ставится при ее наличии.

Приведем шаблон письма об отсрочке платежа:

Пример письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара:

Государственное бюджетное учреждение
123000, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 1
ОКПО 12344321 ОГРН 1234567891111 ИНН 1234567890 КПП 123401001

Общество с ограниченной ответственностью
123021, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 5
Телефон +7 (123) 111-22-33
Исх. № 155 от 19.08.2023

Запрос на отсрочку платежа

По государственному контракту поставки № 7И/2023 от 01.07.2023 Ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной № 115 от 15.08.2023 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС — 280 000 рублей.

В связи с временным недостатком средств просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10-15 дней.

Просьба о переносе срока оплаты

Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с Вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 ноября 2023 года без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 25 сентября 2023 года.

Директор ГБУ Идеальный заказчик
Идеальный И.И.

Главный бухгалтер
Идеалова И.

Документы и разъяснения

• Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998
• Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994
• Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013
• Письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020
• Постановление Правительства № 1315 от 09.08.2021
• Письмо Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019
• Письмо Минфина № 24-03-07/99997 от 20.12.2019
• Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020
• Письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021

Об авторе этой статьи

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно скелет документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения в сотрудничестве

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

• Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
• Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
• Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.

Структура письма

Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Приветствие

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: Уважаемый Иван Иванович или Здравствуйте, Иван. Фамилию указывают только в шапке документа.

Заголовок

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.

Основная часть

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.

Создание эффектного заголовка

Правила создания эффектного заголовка:

• Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.

Оффер

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Пояснения

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.

Срочность предложения

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей, Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%.

Способы связи

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Увеличивайте количество обращений с сайта

Новым клиентам 50 минут бесплатно

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.

Придерживайтесь следующих принципов:

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

В услугу входит:

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Анализируй и сегментируй звонки легко и быстро

Текстовая расшифровка звонков и автотегирование

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.