Письмо о сроках поставки

Официальное письмо о смене реквизитов

Организации и предприниматели часто меняют свои данные: кто-то переезжает на новый юридический адрес, кто-то открывает новый банковский счет и так далее. О таких изменениях важно уведомить контрагентов, как минимум для того, чтобы получить товар по верному адресу. Как правильно написать официальное письмо о смене реквизитов и в каких случаях нужно это сделать, расскажем в этой статье.

Реквизиты организации

Реквизиты организации — это информация, которая позволяет однозначно идентифицировать компанию или предпринимателя. У юридических и физических лиц есть разные реквизиты.

Реквизиты организации

• ИНН
• ОГРН (для ИП — ОГРНИП)
• Контактные данные: номер телефона, электронный адрес, почтовый адрес
• Платежные реквизиты: номер расчетного счета
• Паспортные данные (только для ИП)

Реквизиты физического лица

• Имя и фамилия
• Юридический адрес (для ИП — адрес регистрации по месту жительства)
• КПП (у ИП — нет)
• ОКПО
• ОКТМО
• ОКОГУ
• ОКФС
• ОКОПФ
• ОКАТО
• ОКВЭД
• Платежные данные: БИК, название банка, корреспондентский счет

Например, наименование организации — это не уникальный реквизит, и он может встречаться сразу у нескольких компаний. Для интереса посмотрите в поисковике, сколько в России компаний с названием ООО Рога и копыта — их более 10 штук.

В законодательстве нет требования об отправке уведомления о смене реквизитов контрагентам организации. Оформление такого сообщения — это негласное правило, предусмотренное официальным деловым оборотом.

Почему важно уведомить контрагентов?

Письмо пригодится в следующих случаях:

• Изменение юридического адреса
• Открытие нового расчетного счета
• Изменение контактных данных
• Изменение платежных реквизитов

Важно! Сообщением нельзя заменить сторону договора. Можно только исправить отдельные идентифицирующие сведения.

Пример последствий неуведомления

Уведомление деловых партнеров — это зона ответственности самой организации. Если компания забудет про это или не захочет тратить время на переписку, то возникают риски.

Разберем несколько ситуаций, которые могут возникнуть из-за неуведомления контрагента о смене реквизитов, и проранжируем их по возрастанию степени серьезности последствий.

Не сможете получать корреспонденцию

…

Уведомление о смене адреса

При смене юридического или почтового адреса, а также адреса электронной почты, стоит сразу уведомить об этом всех своих поставщиков и покупателей. Если этого не сделать, контрагенты будут слать корреспонденцию на старый адрес.

В лучшем случае — будет упущено несколько рекламных каталогов, брошюр и поздравительных писем. В худшем — пропадут заказы и заявки на отгрузку, что уже скажется на выручке компании.

Нарушение условий договора

В некоторых договорах может быть предусмотрена обязанность сторон уведомлять друг друга о смене платежных и других данных в течение нескольких дней. За несоблюдение этой обязанности даже могут быть предусмотрены штрафы.

Например, организация не уведомит поставщика о смене адреса, и контрагент привезет партию товара по старым реквизитам. В зависимости от условий договора, поставщик может потребовать компенсации стоимости холостого пробега или денег за повторную доставку на новый адрес.

Сложности с оплатой

Организации нередко изменяют платежные реквизиты. Если контрагента об этом не уведомить, то оплату он будет перечислять на расчетный счет, указанный в договоре.

Проблем не будет, если старый расчетный счет все еще открыт и у компании есть к нему доступ. Хуже, если доступа к счету нет, или у банка отозвали лицензию. В таком случае получателю денег придется потратить много сил и времени на то, чтобы их забрать.

Требование от ФНС

Реквизиты фигурируют не только в договоре, но и в первичных бухгалтерских документах: товарных накладных, актах и, самое важное — счетах-фактурах. Если контрагент не будет знать о том, что сведения устарели, то и оформлять первичку он будет со старыми данными.

Счет-фактура — это документ, дающий покупателю право принять входящий от поставщика НДС к вычету для уменьшения суммы налога к уплате. Фактуру с грубыми ошибками или оформленную с нарушениями принять к учету нельзя.

Правила уведомления

Официальное информационное письмо о смене реквизитов пишет та компания, у которой произошли изменения. Поручают эту задачу юрисконсультам, секретарям или другим сотрудникам, контактирующим с контрагентами. Подписать сообщение может генеральный директор или уполномоченное лицо с доверенностью. Если подписывает сотрудник, то в подписи он указывает информацию о своей доверенности и прикладывает ее копию.

Смена реквизитов: как уведомить деловых партнеров

Уведомить о смене реквизитов нужно всех деловых партнеров компании: поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, банки, ресурсоснабжающие организации, арендодателей и так далее.

Отправить сообщение можно на имя генерального директора бизнес-партнера или на того, кто указан в контракте контактным лицом.

Юридически значимое уведомление

Уведомление — это юридически значимое сообщение по смыслу ст. 165.1 ГК РФ, которое устанавливает для сторон правила дальнейшего сотрудничества. Главное правильно его оформить и отправить.

Важно! Письмо о смене реквизитов не подойдет в том случае, если в договоре прямо предусмотрено, что менять любые его положения, в том числе данные сторон, можно только путем заключения дополнительного соглашения.

Форма документа, как и его содержание, законодательно не утверждены. Обычно оно состоит из двух блоков: шапки и тела, а оформляется на официальном бланке компании.

Процесс уведомления партнеров

Электронная почта

Скан письма о смене реквизитов по электронной почте можно отправить только в том случае, если это не противоречит договору с контрагентом.

Почтовое отправление

Деловую корреспонденцию можно отправить Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении. На конверте указывают адрес для корреспонденции, предусмотренный договором.

Чтобы избежать недоразумений, после отправки любого уведомления о смене реквизитов лучше убедиться, что оно было получено контрагентом.

Уведомление контрагента о смене реквизитов

Может быть и так, что почта не сможет доставить сообщение до делового партнера. Например, он будет отсутствовать по указанному адресу. В таком случае, если в адресе не было ошибок, уведомление все равно будет считаться доставленным контрагенту.

Способы уведомить контрагента

Вручить лично

Передать уведомление можно прямиком в руки контрагента. Для этого печатают два экземпляра письма: один отдают контрагенту, а на втором представитель бизнес-партнера ставит отметку о получении, дату и свою подпись.
Важно убедиться в наличии у сотрудника контрагента полномочий для получения корреспонденции. Например, можно запросить у него доверенность.

Уведомить устно

Доказать факт устного уведомления партнера о новых реквизитах, практически невозможно. Поэтому данный способ, как самостоятельный, рассматривать не будем. Однако его можно совместить с любым из выше рассмотренных вариантов. Например, направить электронное письмо и позвонить контрагенту и записать этот звонок.
После получения документа контрагент обязан принять новые реквизиты к сведению. Контрагент уже не сможет ссылаться на то, что не знал об изменениях. Например, он должен указывать их в первичных документах, перечислять по ним деньги и так далее. Отправителю больше ничего делать не нужно.
Отвечать на сообщение получателю не обязательно, если это не предусмотрено условиями договора.

Образец письма о смене реквизитов

Отслеживать изменения реквизитов у контрагентов проще с помощью специализированных сервисов. Например, API Контур.Фокуса. Возможности системы позволяют быстро актуализировать данные по всей базе бизнес-партнеров, даже если в ней сотни и тысячи компаний.

Оформление письма о задержке поставки товара

Условие о сроке поставки, которое стороны согласовали в договоре, не всегда получается исполнить из-за различных обстоятельств. Чтобы согласовать с контрагентом новые сроки, не потеряв при этом партнерские отношения, следует грамотно составить письмо о переносе сроков поставки.

Правила оформления письма

• Если письмо будет занимать несколько страниц, каждая страница должна быть пронумерована.
• Чтобы привлечь внимание контрагента к наиболее важным местам письма, можно выделить отрывки курсивом или жирным шрифтом. Однако не стоит злоупотреблять этим, чтобы не создавать дискомфорт при чтении.

Действующее законодательство не устанавливает требований к форме, поэтому его можно составить в произвольной форме. Если у вашей организации есть фирменный бланк, используйте его для составления письма.

Применение указанных нехитрых правил позволит вам произвести благоприятное впечатление на покупателя и сформировать представление о себе как о серьезной, надежной и солидной организации.

Структура письма о задержке поставки товара

Условно письмо о переносе сроков поставки можно разделить на следующие части:

1. шапка письма;

2. вводная часть;

3. описательная часть;

4. заключительная часть.

Шапка письма о задержке поставки товара

В этой части следует указать наименование и реквизиты получателя и отправителя письма. Рекомендуем в реквизиты поставщика включить информацию о контактных номерах телефонов и адресах электронной почты уполномоченных представителей поставщика.

Дополнительно в шапке письма должны быть указаны исходящий номер и дата составления письма.

Чтобы придать письму более личный и дружественный тон, начать обращение к высшему должностному лицу контрагента надо со слов: «Уважаемый(-ая) __________________ (имя, отчество должностного лица)!».

Вводная часть письма о задержке поставки товара

В указанной части необходимо указать реквизиты договора, в рамках которого осуществляется поставка товара, предмет договора и ссылку на пункт договора, приложения к нему, в котором установлены сроки поставки.

Здесь вы можете использовать формулировку из нижеприведенного примера.

«__»_____________20__г. между _____________(наименование поставщика) и __________(наименование покупателя) заключен Договор поставки №__, в соответствии с которым ________________________________________(указать предмет договора поставки) (далее – Договор).

Согласно п.__ Договора сроки поставки товара составляют _________________.

Описательная часть письма о задержке поставки товара

В этой части письма вам необходимо указать сроки переноса поставки (новую дату поставки) и причины изменения сроков поставки, среди которых могут быть:

1. вы нарушили сроки из-за вашего поставщика (производителя);

2. вы нарушили сроки из-за перевозчика;

3. вы нарушили сроки из-за встречного нарушения обязанностей покупателем;

4. вы нарушили сроки из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).

От причины, по которой вы переносите сроки поставки, во многом зависит манера изложения письма, которую вам нужно будет использовать.

Вы нарушили сроки из-за вашего поставщика или перевозчика

Если причиной задержки поставки являются обстоятельства, которые не зависят от покупателя и не являются форс-мажором, рекомендуем придерживаться более мягкой и дружелюбной манеры. Вам необходимо убедить покупателя пойти вам навстречу и заключить дополнительное соглашение о переносе сроков поставки без применения к вам штрафных санкций. Если вы ранее работали с покупателем, в письме можно указать на предыдущий опыт вашего сотрудничества в качестве подтверждения вашей надежности как поставщика.

При обосновании переноса сроков поставки вы можете использовать следующие формулировки:

Для того чтобы с большей долей вероятности расположить к себе покупателя, вам необходимо указать (при возможности), какие меры вы предпринимаете, чтобы надлежащим образом выполнить свои обязательства по поставке товара.

Вы нарушили сроки из-за действий или бездействия покупателя

В случае если причиной задержки явились действия (бездействие) покупателя, письмо о переносе сроков поставки необходимо изложить в более строгой и официальной манере, чтобы подчеркнуть вину покупателя и подтолкнуть покупателя к выполнению им встречных обязательств, препятствующих поставке товара в указанные в договоре сроки.

Вы нарушили сроки из-за форс-мажорных обстоятельств

Если причиной, по которой сроки поставки товара пришлось перенести, послужили обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор), в письмо необходимо включить ссылку на документы, подтверждающие наступление и продолжительность действия указанных обстоятельств. В большинстве случаев на практике этими документами являются заключения Торгово-промышленной палаты РФ или торгово-промышленных палат субъектов РФ. Перечень документов, подтверждающих наступление обстоятельств непреодолимой силы, может быть установлен в договоре поставки.

Заключительная часть письма о задержке поставки товара

В заключительной части письма можно предложить покупателю подписать дополнительное соглашение к договору поставки и указать новые сроки поставки товара. Проект дополнительного соглашения необходимо приложить к письму о задержке поставки или отправить покупателю отдельно в случае, если вы получите его согласие перенести сроки и заключить дополнительное соглашение.

В заключительной части уместно выразить надежду на понимание со стороны покупателя и благодарность покупателю за долгосрочное сотрудничество.

Письмо также должно содержать перечень приложений (материалов), которые подтверждают ваши аргументы, указанные в письме (копии писем ваших контрагентов, актов уполномоченных государственных органов, иных документов).

Чтобы изменить условия контракта по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – 44-ФЗ) после его заключения, необходимы веские причины. Стороны должны подписать дополнительное соглашение, включающее текст правок и ссылки на основание для внесения изменений.

Шаг 1. Определите основания для заключения допсоглашения

Основания для изменения условий сделки определены в 44-ФЗ. Заказчик и поставщик заключают допсоглашение к контракту, если:

До 31 декабря 2022 года на закупку проектирования, строительства, реконструкции, капремонта, реставрации и сноса действали особые условия: если заказчик входит в список из приложения к постановлению Правительства РФ от 9 августа 2021 года № 1315, то можно изменить контракт со сроком действия менее одного года (ч. 70 ст. 112 44-ФЗ).

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Разрешено менять любые условия сделки, если есть решение властей и без изменений выполнить работы невозможно. Данное основание применяется, если параметры контракта и изменений соответствуют условиям, установленным пп. 2-4 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ и п.1 постановления Правительства РФ от 19 декабря 2013 года № 1186 (далее – ПП РФ № 1186).

Допсоглашения к контрактам на закупки у единственного поставщика могут быть заключены по п. 10 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ. Такие соглашения могут изменять любые условия сделки. Данное правило распространяется на следующие виды заказов:

С марта 2022 года вступило в силу новое основание для заключения допсоглашения к контракту по ч. 65.1 ст. 112 44-ФЗ. Оно применяется, если:

До 1 января 2024 года ч. 65.1 ст. 112 44-ФЗ применяют для заключения допсоглашений, если контракт невозможно исполнить из-за обстоятельств, не зависящих от сторон (постановление Правительства РФ от 28 июня 2022 года № 1148).

Помимо этого, власти разрешили заключать допсоглашения к контрактам на поставку лекарств, медизделий и расходных материалов по ч. 65.2 ст. 112 44-ФЗ.

Также разрешено до конца 2023 года изменять строительные контракты по п. 8 ч. 1 ст. 95 44-ФЗ со сроком действия менее одного года (ч. 70 ст. 112 44-ФЗ, постановление Правительства РФ от 9 августа 2021 года № 1315).

В ПП РФ № 1186 указан предельный размер цен контрактов, к которым могут быть заключены допсоглашения по решению властей. Данное постановление применяется, когда исполнение обязательств невозможно без заключения допсоглашения и причина изменений не зависит от сторон.

Шаг 2. Исполнение контракта в соответствии с его условиями или его расторжение

Законодательство запрещает изменять условия сделки, если в 44-ФЗ нет оснований для заключения допсоглашения. Также нельзя изменять предмет закупки и страну происхождения товара, если тендер проведён в соответствии с правилами национального режима.

Когда нет законных оснований для заключения допсоглашения, но исполнение контракта без изменения условий невозможно или приведёт к значительным убыткам, наилучшим решением будет расторгнуть контракт по соглашению сторон.

В соответствии со ст. 450 ГК к расторжению контракта со стороны заказчика приведут отказ поставщика от выполнения условий сделки или существенные нарушения её условий. Существенными условиями считаются обстоятельства, которые причинили ущерб заказчику.

Неисполнение условий контракта со стороны поставщика или нарушение его обязательств является основанием для включения поставщика в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что в соответствии с ч. 2 ст. 104 44-ФЗ приведёт к запрету на участие поставщика в госзакупках на протяжении 2 лет.

Если заказчик совершает действия по заключению допсоглашения к контракту и изменению условий сделки без законных оснований, ему грозит наложение штрафа.

Шаг 3. Подготовьте обращение к заказчику

Когда исполнение условий без изменения контракта невозможно, при наличии оснований вы можете обратиться к заказчику с просьбой заключить допсоглашение. Для этого напишите письмо, в котором опишите ситуацию, укажите реквизиты контракта, номер закупки, сумму сделки и приложите к письму следующие документы:

Документы, требуемые для обоснования заключения допсоглашения

Обоснование для заключения допсоглашения к контракту зависит от оснований для изменения соглашения и предмета закупки. Так, особенности заключения допсоглашений можно найти:

Документы и сведения, которые потребуется предоставить при изменении:

Иногда инициативу по заключению допсоглашения проявляет заказчик, например, при сокращении бюджета. В этом случае заказчик самостоятельно готовит обоснование. Учтите, что сокращение бюджета не освобождает заказчика от оплаты поставленного товара или выполненных услуг. Также в соответствии со ст. 161 ГК РФ поставщик имеет право потребовать от заказчика возместить ущерб от изменения условий сделки.

Составление проекта допсоглашения

В проекте допсоглашения об изменении контракта следует указать:

Мы нашли для вас примерную форму допсоглашения, которую обычно используют заказчики в соответствии с 44-ФЗ. Форма не является эталоном: это пример из практики. Вы можете дополнить её по своему усмотрению или использовать в качестве образца при подготовке обращения к заказчику.

Примерная форма допсоглашения, которую обычно используют заказчики по 44-ФЗ:

Шаг 4. Передайте обращение заказчику

Чтобы подтвердить передачу документов, рекомендуется лично вручить обращение заказчику или отправить его заказным письмом с уведомлением о вручении. Всё взаимодействие должно осуществляться в соответствии с условиями, предусмотренными контрактом. Чтобы ускорить получение ответа при отправлении обращения почтой, рекомендуем также продублировать его по электронной почте. Если письмо подписано электронной подписью и контракт предусматривает возможность электронного документооборота, обращение можно отправить через систему электронного документооборота (ЭДО) или на официальную электронную почту.

Срок ответа на обращение указывается в контракте. А если его там нет, он должен быть указан в самом обращении. Общепринятый максимальный срок ответа в силу п. 2 ст. 452 ГК РФ составляет 30 дней. Однако на практике заказчик заинтересован в оперативном исполнении контракта и подписании допсоглашения, которое поможет решить возникшие вопросы.

Шаг 5. Дождитесь результатов экспертизы и разрешения властей

Когда допсоглашение к контракту подписывается после проверки правильности расчёта новой цены, придётся ожидать результатов экспертизы. Например, при увеличении цены контракта на ремонт автомобильных дорог в соответствии с ПП РФ № 1148 проверка не должна занимать более 14 дней.

Разрешение властей на заключение допсоглашения может быть получено как подрядчиком, так и заказчиком, если такое требование установлено законом. Порядок согласования изменения контракта в соответствии с п. 65.1 ст. 112 44-ФЗ можно узнать из постановлений правительства, региональных органов власти и муниципалитетов.

Например, в постановлении Самарской области от 13 апреля 2022 года № 250 указано, что решение об изменении существенных условий контракта принимает главный распорядитель бюджетных средств. Основанием для принятия решения будет обращение поставщика к заказчику с просьбой изменить контракт и обоснование для заключения допсоглашения со стороны заказчика.

Шаг 6. Изменение обеспечения исполнения контракта

Допсоглашение, влекущее изменение стоимости и срока работ, подписывается после переоформления обеспечения (ч. 1.3. ст. 95 44-ФЗ).

Для переоформления обеспечения, если сделка обеспечена деньгами, нужно:

Шаг 7. Подписание допсоглашения на ЭТП

Большинство закупок по 44-ФЗ осуществляется в электронном виде, и допсоглашение к таким контрактам подписывается на торговой площадке (ЭТП). Это означает, что, когда заказчик получит обращение от поставщика с просьбой об изменении контракта, он направит ему на подпись допсоглашение на ЭТП.

На примере «Сбербанк-АСТ» разберём, как подписать допсоглашение к контракту. Для этого нужно:

Подписание допсоглашения на ЭТП «Сбербанк-АСТ»:

Шаг 8. Подготовка протокола разногласий

Допсоглашение, отправленное заказчиком поставщику через ЭТП, не является окончательной версией документа. Если в тексте содержатся технические ошибки или заказчик неправильно подготовил документ, необходимо направить ему протокол разногласий.

Порядок подготовки протокола разногласий к допсоглашению в электронном виде на примере ЭТП «Сбербанк-АСТ»:

Подписание протокола разногласий к допсоглашению на ЭТП «Сбербанк-АСТ»:

Допсоглашение к контракту подписывается только в случаях, предусмотренных законом. Вносить изменения в контракт по другим причинам запрещено. За нарушение этого правила предусмотрен штраф. Если заключить допсоглашение невозможно, исполните контракт без изменений или расторгните его по соглашению сторон.

Несоблюдение поставщиком обязательств по контракту или нарушение условий сделки является основанием для включения в РНП.

Когда закон позволяет изменить условия сделки, подготовьте обращение к заказчику и подпишите допсоглашение к контракту.

Инструкция по составлению письма поставщику об отсрочке платежа

Если возникли сложности при оплате контрагенту, лучше предупредить его об этом и убедить в необходимости перенести срок оплаты. Расскажем, как грамотно составить запрос на отсрочку оплаты, какие указать причины в просьбе об отсрочке платежа поставщику, и покажем примеры таких запросов.

Когда просить об отсрочке платежа

В деловой переписке письмо с просьбой отсрочки даты платежа, адресованное поставщику товаров, работ и услуг (ТРУ), — документ не обязательный. Но применяется он часто. Повод для его использования — существующий или ожидаемый недостаток средств для погашения долга перед контрагентом. Письмо контрагенту об отсрочке платежа составляют в свободной форме. Заказчик указывает в письме фразу «прошу произвести оплату оставшейся суммы платежа» или аналогичную и отправляет обращение:

Письмо об отсрочке платежа свидетельствует:

Особенности подготовки письма об отсрочке по 44-ФЗ

В ходе исполнения контракта периодически возникают проблемы не только с оплатой, но и со сроками поставки. Срок исполнения (поставки) — одно из существенных условий (п. 1 ст. 432 ст. 506, 508 ГК РФ, п. 2 ст. 42 44-ФЗ). Изменения допустимы только в ограниченных случаях:

В 2023 году разрешается изменять условия контрактов на строительство, капремонт, снос объектов капстроительства, работы по сохранению объектов культурного наследия на основании п. 8 ч. 1 ст. 95 закона № 44-ФЗ, даже если эти контракты на срок менее 1 года.

Случаи и порядок такого изменения устанавливает правительство (пп. «а» п. 2 ПП РФ № 1315 от 09.08.2021).

В других случаях изменять сроки поставки нельзя (ч. 1 ст. 95 44-ФЗ). Но поставщик вправе поставить товар раньше установленного срока, если заказчик согласен с такими условиями. Если нормативное регулирование позволяет, стороны изменяют сроки, подписывая дополнительное соглашение. Исполнитель направляет заказчику письмо об увеличении сроков поставки, в котором указывает причину отсрочки и ссылается на законодательные основания. Затем стороны составляют и подписывают дополнительное соглашение. Заказчик обязан направить сведения об изменении госконтракта в реестр контрактов в течение 5 рабочих дней с даты заключения дополнительного соглашения (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).

Еще по теме:

Особым периодом для использования письма об изменении сроков поставки или о переносе оплаты являлась пандемия. У многих компаний резко ухудшилось материальное положение из-за введения ограничительных мер. Тогда в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020 зафиксировали положение о том, что если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на это обстоятельство в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). По мнению ведомств, озвученному в документе, распространение новой инфекции, вызванной 2019-nCoV, носит чрезвычайный и непредотвратимый характер.

Порядок подготовки письма об отсрочке платежа

Унифицированной формы обращения к контрагенту об отсрочке платежа законодательством не предусмотрено. Заказчик вправе прописать любой текст в рамках делового документооборота с вежливым обращением «прошу вас согласовать оплату товара в рассрочку» и указать причины образования задолженности. Разобрали пошагово, как составить такую просьбу, и указали основные пункты, которые следует предусмотреть, с описанием содержания отдельных разделов:

Шаг 1. Пропишите реквизиты отправителя и получателя:

Впишите дату составления, исходящий номер документа.

Шаг 2. Опишите цель обращения.

Шаг 3. Выразите суть просьбы.

Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Вежливо разъясните причины задержки платежа и попросите отсрочку даты взаиморасчетов. Используйте фразы: «Просим Вас», «Обращаемся с просьбой». Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.

Приведите аргументы для отсрочки платежа, опишите, почему поставщику выгодно пойти на уступки.

При составлении письма о просьбе оплатить товар до определенного числа внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.

Укажите в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.

Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок, корректно обозначьте это в тексте просьбы.

Как и какие расставить акценты, чтобы просьба отсрочки платежа по договору звучала убедительно и получила одобрение:

Кто подписывает письмо об отсрочке платежа

В заключительной части письма об отсрочке платежа ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать в письме об отсрочке ставится при ее наличии.

Вот шаблон письма об отсрочке платежа:

Так выглядит образец письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара:

Государственное бюджетное учреждение

123000, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 1

ОКПО 12344321 ОГРН 1234567891111 ИНН 1234567890 КПП 123401001

Общество с ограниченной ответственностью

123021, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 5

Телефон +7 (123) 111-22-33

Исх. № 155 от 19.08.2023

По государственному контракту поставки № 7И/2023 от 01.07.2023 Ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной № 115 от 15.08.2023 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС — 280 000 рублей.

В связи с временным недостатком средств просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10-15 дней.

Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с Вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 ноября 2023 года без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 25 сентября 2023 года.

Директор ГБУ «Идеальный заказчик» ________________ Идеальный И.И.

Главный бухгалтер ________________ Идеалова И.

Документы и разъяснения

Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998

Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994

Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013

Письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020

Постановление Правительства № 1315 от 09.08.2021

Письмо Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019

Письмо Минфина № 24-03-07/99997 от 20.12.2019

Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020

Письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021

Об авторе этой статьи

Иногда недостаточно определить сроки поставки товара в договоре. Чтобы согласовать конкретную дату, поставщик пишет покупателю письмо. Прямо сейчас расскажем, как его оформить. Составить этот документ поможет письмо о сроках поставки товара (образец). Также детально разберемся с другими видами писем — о переносе и о нарушении сроков поставки.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки — это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего — увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

Что такое письмо о сроках поставки товара?

В некоторых случаях по условиям договора поставщику и покупателю нужно дополнительно согласовать сроки поставки.

Например, когда при заключении сделки стороны утвердили только график поставки (п. 2 ст. 508 ГК РФ). А конкретные сроки договорились устанавливать уже в процессе исполнения договора. Также сообщение о конкретной дате поставки имеет смысл, когда срок поставки указан в договоре как период. Например, 3 месяца с такой-то даты по такую-то дату. В этом случае непосредственно перед фактической датой поставки можно известить о ней покупателя.

В таких ситуациях поставщик составляет и направляет покупателю письмо о сроках поставки товара. Его можно назвать иначе — гарантийное или информационное письмо о сроках поставки товара.

Как оформить и направить письмо о сроках поставки товара?

Официальный бланк этого документа не утвержден. Так что письмо составляют в произвольной форме.

Рекомендуем заранее посмотреть договор поставки. Возможно, в нем перечислены сведения, которые должны быть в письме. Если это так, придерживайтесь указаний договора.

Содержание письма очень простое. В нем поставщик сообщает покупателю дату предстоящей поставки, чтобы тот принял товар. Разумно также отметить, что при несогласии с предложенной датой покупатель может назначить другую. Надо написать, как и когда он должен сообщить поставщику уточненную дату поставки.

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты — послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

В качестве примера смотрите гарантийное письмо о сроках поставки товара (образец).

Перенос сроков поставки товара

Как бы удачно стороны не согласовали сроки поставки в договоре или сопутствующих документах, жизнь вносит свои коррективы. Случается, что поставка в оговоренный срок невозможна.

Такая ситуация может возникнуть из-за покупателя или из-за поставщика. Причем из-за последнего она складывается чаще.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Подробно о том, что это за письмо, когда его обязательно составлять, как оформить, когда и как направлять покупателю, мы расскажем ниже.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

На практике такие ситуации бывают нечасто, так что дальше мы их не рассматриваем.