Письмо о сроках поставки

Запрос на отсрочку платежа: примеры и шаблоны

При составлении запроса на отсрочку платежа важно соблюдать бизнес-этикет и выражать свою просьбу четко и вежливо. Ниже приведены примеры и шаблоны запросов на отсрочку платежа:

Пример 1:

Уважаемый поставщик,

Обращаюсь к вам с просьбой об отсрочке платежа по счету №12345 от 01.01.2023 на 30 дней. В связи с неожиданными финансовыми трудностями нашей компании, мы просим вас рассмотреть возможность переноса даты оплаты.

Мы высоко ценим наши долгосрочные деловые отношения и надеемся на ваше понимание и поддержку в данной ситуации.

С уважением,
Ваше имя

Пример 2:

Здравствуйте,

Прошу предоставить отсрочку платежа по счету №54321 от 01.02.2023 на 15 дней. Обстоятельства заставляют нас временно перенести дату оплаты. Мы уверены в вашем понимании и готовы рассмотреть любые условия, которые вы предложите.

Спасибо за понимание.

С уважением,
Ваше имя

В заключении

Составляя запрос на отсрочку платежа, помните о важности вежливости и ясности формулировок. Предоставляйте контрагенту понятные и объективные причины переноса даты оплаты и будьте готовы к диалогу по данному вопросу. Правильно составленное письмо поможет поддержать доверительные отношения с поставщиком и сделать сотрудничество более эффективным.

Письмо об изменении сроков поставки

Особым периодом для использования письма об изменении сроков поставки или о переносе оплаты являлась пандемия. У многих компаний резко ухудшилось материальное положение из-за введения ограничительных мер. Тогда в совместном письме Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020 зафиксировали положение о том, что если сторона предвидит возможность неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по контракту в связи с эпидемической ситуацией, исполнитель (поставщик, подрядчик) вправе ссылаться на это обстоятельство в качестве основания для освобождения от уплаты неустойки (штрафа, пени). По мнению ведомств, озвученному в документе, распространение новой инфекции, вызванной 2019-nCoV, носит чрезвычайный и непредотвратимый характер.

Порядок подготовки письма об отсрочке платежа

Унифицированной формы обращения к контрагенту об отсрочке платежа законодательством не предусмотрено. Заказчик вправе прописать любой текст в рамках делового документооборота с вежливым обращением прошу вас согласовать оплату товара в рассрочку и указать причины образования задолженности. Разобрали пошагово, как составить такую просьбу, и указали основные пункты, которые следует предусмотреть, с описанием содержания отдельных разделов:

Шаг 1. Пропишите реквизиты отправителя и получателя.

• Впишите дату составления, исходящий номер документа.

Шаг 2. Опишите цель обращения.

Шаг 3. Выразите суть просьбы.

• Выскажите пожелание об отсрочке платежа. Вежливо разъясните причины задержки платежа и попросите отсрочку даты взаиморасчетов. Используйте фразы: Просим Вас, Обращаемся с просьбой. Обращаться к партнеру по бизнесу необходимо в уважительной форме.
• Приведите аргументы для отсрочки платежа, опишите, почему поставщику выгодно пойти на уступки.
• При составлении письма о просьбе оплатить товар до определенного числа внесите в текст ожидаемый срок погашения обязательств.
• Укажите в тексте несколько просьб к контрагенту, перечислите их отдельными пунктами или абзацами.
• Если рассчитываете на получение ответа в определенный срок, корректно обозначьте это в тексте просьбы.

Кто подписывает письмо об отсрочке платежа

В заключительной части письма об отсрочке платежа ставится подпись руководителя организации с расшифровкой, подпись главного бухгалтера. Печать в письме об отсрочке ставится при ее наличии.

Вот шаблон письма об отсрочке платежа:

Так выглядит образец письма о предоставлении отсрочки платежа поставщику товара:

Государственное бюджетное учреждение
123000, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 1
ОКПО 12344321 ОГРН 1234567891111 ИНН 1234567890 КПП 123401001

Общество с ограниченной ответственностью
123021, г. Идеальный, ул. Идеальная, д. 5
Телефон +7 (123) 111-22-33
Исх. № 155 от 19.08.2023

## По государственному контракту поставки № 7И/2023 от 01.07.2023 

Ваша организация поставила нашей организации товары (медицинские маски и средства дезинфекции) по товарной накладной № 115 от 15.08.2023 на сумму 1 680 000 (один миллион шестьсот восемьдесят тысяч) рублей, в том числе НДС — 280 000 рублей.

В связи с временным недостатком средств просим предоставить отсрочку оплаты до поступления дополнительного государственного финансирования на 10-15 дней.

Учитывая более чем двухлетний опыт сотрудничества с Вашей организацией и стабильный объем закупок, просим перенести срок оплаты на 15 ноября 2023 года без уплаты процентов и применения штрафных санкций. Ответ просим предоставить до 25 сентября 2023 года.

Директор ГБУ Идеальный заказчик _______________ Идеальный И.И.

Главный бухгалтер _________________ Идеалова И.

## Документы и разъяснения

- Бюджетный кодекс № 145-ФЗ от 31.07.1998
- Гражданский кодекс (часть первая) № 51-ФЗ от 30.11.1994
- Федеральный закон № 44-ФЗ от 05.04.2013
- Письмо Минфина № 24-03-06/21073 от 18.03.2020
- Постановление Правительства № 1315 от 09.08.2021
- Письмо Минфина № 24-03-07/99602 от 19.12.2019
- Письмо Минфина № 24-03-07/99997 от 20.12.2019
- Совместное письмо Минфина, МЧС, ФАС России № 24-06-05/26578/219-АГ-70/МЕ/28039/20 от 03.04.2020
- Письмо Минфина № 03-03-06/3/18269 от 16.03.2021

### Об авторе этой статьи

Условие о сроке поставки, которое стороны согласовали в договоре, не всегда получается исполнить из-за различных обстоятельств. Чтобы согласовать с контрагентом новые сроки, не потеряв при этом партнерские отношения, следует грамотно составить письмо о переносе сроков поставки. Как это сделать — читайте в статье.

### Оформление письма о задержке поставки товара

Действующее законодательство не устанавливает требований к форме письма о задержке поставки товара от поставщика, поэтому его можно составить в произвольном виде. Если у вашей организации разработан фирменный бланк с указанием реквизитов, составьте письмо на этом бланке.

При оформлении письма о задержке поставки рекомендуем применять следующие правила:

- Если письмо будет занимать несколько страниц, каждая страница должна быть пронумерована. Нумерация проставляется в нижнем поле документа посередине или справа.
- Чтобы привлечь внимание контрагента к наиболее важным местам письма о переносе сроков поставки товара, указанные отрывки, предложения, абзацы можно выделить курсивом или жирным шрифтом. Однако мы не рекомендуем этим злоупотреблять, чтобы у получателя не возник зрительный дискомфорт при чтении вашего письма.

Применение указанных нехитрых правил позволит вам произвести благоприятное впечатление на покупателя и сформировать представление о себе как о серьезной, надежной и солидной организации.

### Структура письма о задержке поставки товара

Условно письмо о переносе сроков поставки можно разделить на следующие части:

1) шапка письма;

2) вводная часть;

3) описательная часть;

4) заключительная часть.

Таблица поставки товара

Список документов к письму

1. Договор поставки №__;
2. Приложение к договору с указанием сроков поставки;
3. Счет на оплату.

Просьба о дальнейших действиях

Просим сообщить нам о возможности продления сроков поставки и подтвердить ваше согласие на новые условия поставки.

Заключение письма

Мы надеемся на понимание и готовы к конструктивному диалогу, чтобы найти оптимальное решение данной ситуации.

Подписание и контактные данные

С уважением,

Имя и должность отправителя
Контактный телефон
Адрес электронной почты

В случае если причиной задержки явились действия (бездействие) покупателя, письмо о переносе сроков поставки необходимо изложить в более строгой и официальной манере, чтобы подчеркнуть вину покупателя и подтолкнуть покупателя к выполнению им встречных обязательств, препятствующих поставке товара в указанные в договоре сроки.

Вы нарушили сроки из-за форс-мажорных обстоятельств

Если причиной, по которой сроки поставки товара пришлось перенести, послужили обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор), в письмо необходимо включить ссылку на документы, подтверждающие наступление и продолжительность действия указанных обстоятельств. В большинстве случаев на практике этими документами являются заключения Торгово-промышленной палаты РФ или торгово-промышленных палат субъектов РФ. Перечень документов, подтверждающих наступление обстоятельств непреодолимой силы, может быть установлен в договоре поставки.

Заключительная часть письма о задержке поставки товара

В заключительной части письма можно предложить покупателю подписать дополнительное соглашение к договору поставки и указать новые сроки поставки товара. Проект дополнительного соглашения необходимо приложить к письму о задержке поставки или отправить покупателю отдельно в случае, если вы получите его согласие перенести сроки и заключить дополнительное соглашение.

В заключительной части уместно выразить надежду на понимание со стороны покупателя и благодарность покупателю за долгосрочное сотрудничество.

Письмо также должно содержать перечень приложений (материалов), которые подтверждают ваши аргументы, указанные в письме (копии писем ваших контрагентов, актов уполномоченных государственных органов, иных документов).

Когда поставщик по каким-либо причинам не в состоянии исполнить свои обязательства вовремя, с его стороны будет целесообразно направить в адрес покупателя письмо о переносе сроков поставки. Во-первых, отправка такого извещения отвечает этике общепринятого делового общения. Во-вторых, вносит определённость во взаимоотношения контрагентов и способствует сохранению их деловых связей, что выгодно для обеих сторон. С образцом письма о задержке поставки можно ознакомиться в настоящей статье.

Текст официального письма о переносе сроков поставки на более позднее по сравнению с ранее установленным время напрямую зависит от причин, по которым поставщик оказался не способен передать товар в согласованное время. Указанные причины задержки можно подразделить на три вида:

В том случае, если невозможность передачи товара в изначально согласованное время обусловлено действиями либо бездействиями самого покупателя, например, при нарушении последним своих обязательств по уплате аванса, письмо будет больше представлять собой уведомление. В нём поставщик констатирует, что вследствие неисполнения покупателем его обязательств по договору, срок поставки вынужденно переносится. Нужно понимать, что Поставщик не будет считаться просрочившим и не должен нести ответственность за срыв согласованных сроков передачи товара не при любом нарушении, допущенном Покупателем, а только в случае, когда это непосредственно препятствовало передаче товара в согласованный срок. Иное может быть согласовано договором.

Если же в задержке виновен поставщик, извещение должно не только уведомлять о новой дате передачи товара и объяснять причины увеличения сроков поставки, но и нелишним будет выразить своё сожаление о произошедшем. Это должно помочь сохранить партнёрские отношения с покупателем. На практике, одной из часто встречающейся причины просрочки является то, что Поставщика подвёл его контрагент, например, изготовитель продукции или его перевозчик. Здесь следует иметь в виду, что с бытовой точки зрения Покупатель может понять Поставщика, который сам пострадал от действий своего контрагента. Но с точки зрения закона – нарушение обязательств контрагентом поставщика не признаётся уважительной причиной и не освобождает от ответственности за несвоевременную передачу товара.

Независимо от причин переноса сроков поставки в письме должны быть указаны:

Если это уместно исходя из обстоятельств дела и есть такая возможность, к письму следует приложить доказательства, подтверждающие причину допущенного нарушения обязательства. Например, когда такое нарушение произошло вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Может быть полезным:

Претензия о возврате денег за не поставленный товар

Претензионное письмо за просрочку поставки

Претензия покупателю за просрочку оплаты

Образец письма о переносе сроков поставки товара

Директору ООО «Промтехкомплекс» Грибоедову В.А. г. Нижневартовск, проспект Афанасьева, д.242 УВЕДОМЛЕНИЕ Об увеличении сроков поставки Уважаемый Вячеслав Альбертович ! В соответствии с условиям договора поставки №477-11/ПП от 21 декабря 2022г, заключенного между ООО «ТехноТрейдинг» и ООО «Промтехкомплекс», Поставщик должен был поставить, а Покупатель принять и произвести оплату принятого товара. Поставляемым по договору товаром является краска водно-дисперсионная ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг. Пунктом 4.2. договора поставки №477-11/ПП установлено, что передача товара должна быть осуществлена не позднее 17 января 2023г. Настоящим письмом извещаем о вынужденным переносе сроков поставки краски в связи с невозможностью исполнения Поставщиком обязательств в первоначально согласованный срок. Причиной увеличения сроков поставки является неисполнение своих обязательств контрагентом ООО «ТехноТрейдинг», являющегося заводом изготовителем подлежащего поставке товара. Согласно извещения производителя, в связи с произошедшей на заводе аварии линия по производству краски поставлена на внеплановый капитальный ремонт сроком на 14 дней. В связи с этим изготовитель сообщил, что срок готовности краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 к передачи так же переносится на две недели. В связи с изложенным ООО «ТехноТрейдинг» уведомляет, что срок поставки краски водно-дисперсионной ГОСТ 28196-89 в количестве 3 220 (Три тысячи двести двадцать) кг переносится. Поставка товара по заключённому между нашими организациями договора №477-11/ПП от 21 декабря 2022г будет произведена не позднее 05 февраля 2023г. ООО «ТехноТрейдинг» выражает сожаление о допущенной по независящим от него обстоятельствам просрочки и сообщает о готовности к дальнейшему сотрудничеству. Директор ООО «ТехноТрейдинг» _______________Покровский О.В.

Поставщику следует иметь в виду, что направление уведомления о переносе сроков поставки, не связанное с виновными действиями покупателя и не обусловленное обстоятельствами непреодолимой силы, не влечёт автоматического переноса установленных сроков выполнения обязательств. Сохранение обязательств буде зависеть от воли Покупателя, который при возникновении просрочки передачи вправе отказаться от получения товара, как и от внесения платы за него, если только иное не установлено условиями подписанного договора.

Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Гарантийным письмом о выплате задолженности по договору заказчик заверяет, что оплатит поставщику деньги за товары, работы или услуги по госконтракту. Документ составляют в произвольном виде, но учитывают особые правила.

Что представляет собой гарантийное письмо

Иногда у заказчика нет возможности своевременно исполнить обязательства по контракту и оплатить в указанный срок поставленные товары, работы или услуги. В такой ситуации он направляет поставщику гарантийное письмо.

Действующее законодательство не предусматривает унифицированной формы письменной гарантии. Чтобы уведомить партнера о конкретных действиях — используют формат деловой переписки. Официальные обращения имеют юридическую значимость и учитываются судом. Предприятия вправе сообщать таким способом о согласии (акцепт) или предложении (оферта) заключить договор, уведомить о невозможности выполнить какие-то обязательства, отправить требование оплаты задолженности и т.д. Заказчик же направляет поставщику информацию о переносе сроков взаиморасчетов или гарантирует выплату в определенный период.

Чтобы обращение имело юридическую силу и могло использоваться в качестве доказательства в судебных спорах и разбирательствах, его надо грамотно составить. Укажите факт и причину образования долга, установите обязательства по срокам перечисления денег.

В каких случаях требуется

Есть несколько причин, когда заказчику понадобится гарантийное письмо:

Если исполнитель принял гарантийные обязательства, то должник все равно несет административную ответственность за несоблюдение сроков и гражданско-правовую ответственность за нарушение существенных условий контракта.

Если нарушения произошли не по вине заказчика, а из-за не зависящих от него причин (например, отсутствие бюджетных средств на оплату по причине задержки финансирования), то судебные органы вправе освободить его от ответственности. В качестве прецедента рассматривается постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А33-771/2017 от 07.02.2018.

Как составить гарантию

Форму бланка заказчик разрабатывает самостоятельно, руководствуясь своими потребностями. Инструкция, как правильно написать письмо о задолженности по оплате от имени организации-заказчика:

Рекомендуется составлять гарантию в двух экземплярах. После согласования она направляется исполнителю по почте заказным отправлением или курьерской службой с обязательным уведомлением о его получении.

Шаблон письменной гарантии.

Гарантийное письмо на оплату задолженности

Настоящим _________________ (наименование заказчика) в лице __________________, действующего на основании Устава, гарантирует оплату имеющейся по состоянию на «__» ____20__ г. задолженности перед ООО «_______________» по контракту № ________ от «__» _______ 20__ г. в размере __________________________ рублей, включая НДС ________, не позднее «__» _______ 20__ г.

Задолженность возникла в связи с задержкой бюджетного финансирования.

Руководитель _______________________ /_____________/

Главный бухгалтер ________________________/_______________/

Актуальный пример письменной гарантии.

Постановление Президиума ВАС № 14056/07 от 22.04.2008

Бухгалтер, эксперт проекта

Иногда недостаточно определить сроки поставки товара в договоре. Чтобы согласовать конкретную дату, поставщик пишет покупателю письмо. Прямо сейчас расскажем, как его оформить. Составить этот документ поможет письмо о сроках поставки товара (образец). Также детально разберемся с другими видами писем — о переносе и о нарушении сроков поставки.

Что надо знать о сроке поставки товара?

Он определяется в договоре поставки – это самый простой и распространенный вариант. Также срок могут предусматривать приложения к договору, спецификации, отгрузочные разнарядки и другие подобные документы. Тогда в договоре должна быть отсылка к ним.

Считается, что срок поставки — это несущественное условие договора (ст. 506 ГК РФ). Такого мнения придерживается большинство арбитражных судов. Но некоторые полагают, что срок поставки относится к существенным условиям. И если он не прописан в договоре, тот надо расценивать как незаключенный (ст. 432 ГК РФ).

Срок в договоре определяют по-разному. Вариантов тут очень много. Например, можно указать конкретную дату поставки или обозначить период времени, в течение которого покупатель получит товар. Если его привозят партиями, обычно согласовывают график поставки.

Но срок поставки товара может требовать дополнительного согласования, переноситься (чаще всего — увеличиваться) и нарушаться. В каждой из этих ситуаций контрагенту направляют письма соответствующего содержания. В этой статье мы рассмотрим:

Что такое письмо о сроках поставки товара?

В некоторых случаях по условиям договора поставщику и покупателю нужно дополнительно согласовать сроки поставки.

Например, когда при заключении сделки стороны утвердили только график поставки (п. 2 ст. 508 ГК РФ). А конкретные сроки договорились устанавливать уже в процессе исполнения договора. Также сообщение о конкретной дате поставки имеет смысл, когда срок поставки указан в договоре как период. Например, 3 месяца с такой-то даты по такую-то дату. В этом случае непосредственно перед фактической датой поставки можно известить о ней покупателя.

В таких ситуациях поставщик составляет и направляет покупателю письмо о сроках поставки товара. Его можно назвать иначе — гарантийное или информационное письмо о сроках поставки товара.

Как оформить и направить письмо о сроках поставки товара?

Официальный бланк этого документа не утвержден. Так что письмо составляют в произвольной форме.

Рекомендуем заранее посмотреть договор поставки. Возможно, в нем перечислены сведения, которые должны быть в письме. Если это так, придерживайтесь указаний договора.

Содержание письма очень простое. В нем поставщик сообщает покупателю дату предстоящей поставки, чтобы тот принял товар. Разумно также отметить, что при несогласии с предложенной датой покупатель может назначить другую. Надо написать, как и когда он должен сообщить поставщику уточненную дату поставки.

В письме указывают дату его составления и номер. Поставщик должен подписать письмо и направить его покупателю способом, который указан в договоре. Если в нем нет таких условий, советуем воспользоваться услугами почты — послать заказное или другое аналогичное письмо с уведомлением о вручении. Это позволит вам доказать его отправку и получение покупателем, если возникнет спор.

Важно! В договоре может быть указан срок, в течение которого вы должны сообщить покупателю о предстоящей поставке. Если это так, соблюдайте его.

В качестве примера смотрите гарантийное письмо о сроках поставки товара (образец).

Перенос сроков поставки товара

Как бы удачно стороны не согласовали сроки поставки в договоре или сопутствующих документах, жизнь вносит свои коррективы. Случается, что поставка в оговоренный срок невозможна.

Такая ситуация может возникнуть из-за покупателя или из-за поставщика. Причем из-за последнего она складывается чаще.

Перенос поставки из-за поставщика

Обычно он переносит поставку на более поздний срок. То есть фактически задерживает ее. Срок поставки в этом случае увеличивается, продлевается.

Но бывает и так, что по определенным причинам поставщик готов доставить товар раньше, чем договаривались. Это называется досрочной поставкой. В ГК РФ написано: если товар поставляется партиями, на досрочную поставку нужно согласие покупателя (п. 3 ст. 508).

В названных случаях поставщики обычно информируют покупателей об изменении сроков поставки с помощью писем. Эти документы так и называют — письма о переносе сроков поставки. Если речь идет о задержке поставки (а так бывает чаще всего), документ можно озаглавить иначе: письмо об увеличении сроков поставки или письмо о продлении сроков поставки.

Подробно о том, что это за письмо, когда его обязательно составлять, как оформить, когда и как направлять покупателю, мы расскажем ниже.

Перенос поставки из-за покупателя

Покупатель тоже может инициировать перенос срока поставки. Например, если не успел вовремя арендовать склад для хранения купленного товара или продлить договор аренды, и к моменту поставки он закончится.

В первом случае покупатель может информировать поставщика о переносе доставки на более позднюю дату, а во втором — на более раннюю. Для этого он тоже составляет письмо о переносе сроков поставки товара.

На практике такие ситуации бывают нечасто, так что дальше мы их не рассматриваем.

Что такое письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это письмо, которое поставщик пишет покупателю, когда не может доставить товар в согласованный срок.

Причины, по которым поставка товара невозможна в оговоренные сроки, бывают разными. Они могут зависеть от самого поставщика. Например, когда из-за поломки служебной машины он не успел вовремя вывезти товар с территории завода-изготовителя.

Но чаще всего задержка поставки связана с другими обстоятельствами. Это могут быть неувязки в работе партнеров поставщика (например, транспортной компании, первичного поставщика, у которого товар закупается оптом для последующей перепродажи) и других организаций (например, Почты России). Подвести поставщика могут и бюрократические проволочки — например, когда товар не смог вовремя пройти процедуру так называемой “растаможки”.

Отдельно стоит упомянуть обстоятельства непреодолимой силы, которые еще называют форс-мажором. Это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, которые нельзя предусмотреть, контролировать и преодолеть (п. 3 ст. 401 ГК РФ). Их основной признак — они не зависят от воли сторон договора. Обычно к ним относят стихийные бедствия, пожары, военные действия.

Торгово-промышленная палата РФ также причисляет к форс-мажорным обстоятельствам следующие: массовые заболевания (эпидемии), забастовки, теракты, диверсии, ограничения перевозок, запретительные меры государств, запрет торговых операций, в том числе с отдельными странами, из-за принятия международных санкций. Это указано в п. 1.3 Положения о порядке свидетельствования Торгово-промышленной палатой Российской Федерации обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор) (приложение к постановлению Правления ТПП РФ от 23.12.2015 N 173-14).

Когда надо писать письмо об увеличении сроков поставки товара?

Закон не отвечает на этот вопрос. Собственно говоря, в законе вообще нет никаких положений о том, когда нужно оформлять и направлять такое письмо.

Возможно, они есть в договоре поставки. Он может называть случаи, в которых поставщик должен направить покупателю письмо об увеличении сроков поставки. Например, если возникнут форс-мажорные обстоятельства. В таких ситуациях, прямо обозначенных в договоре, поставщик обязан составить и отправить такое письмо.

Сделать это можно и в других случаях, но это уже по усмотрению поставщика. Многие поставщики прибегают к помощи письма, чтобы показать ответственное отношение к своим обязанностям по договору поставки. Они считают, что подобные письма говорят об их добросовестности и уважительном отношении к покупателю. А также помогают сохранить деловые связи, даже если с договором возникли проблемы.

Какой результат дает письмо об увеличении сроков поставки товара?

Поставщик, который направляет письмо о продлении сроков поставки, естественно, надеется на понимание покупателя и его согласие с новыми сроками. Если покупатель без нареканий готов ждать товар, возможно, поставщику удастся избежать ответственности за нарушение сроков поставки. В том числе, в виде неустойки за ее просрочку.

Важно! В некоторых случаях ответственность за просрочку поставки не наступает. Например, если поставщик докажет наличие форс-мажора, из-за которого не получилось привезти товар в срок.

Возможен и другой вариант — когда покупатель категорически не согласен с переносом сроков. В таком случае в ответ на письмо поставщик вполне может получить письменную претензию. В ней покупатель может требовать устранить нарушение и выплатить ему какие-то деньги. Например, суммы в счет неустойки или убытков, которые он несет из-за сдвигания сроков поставки.

Также помните, что по закону покупатель имеет право отказаться от принятия товара, поставка которого просрочена. При условии, что в договоре нет других положений. Об отказе надо заранее уведомить поставщика (п. 3 ст. 511 ГК РФ).

Если поставщик нарушает сроки поставки 2 раза или больше, покупатель может вообще отказаться от договора. В таком случае считается, что поставщик существенно нарушил договор (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Таким образом, результат письма о продлении сроков поставки товара не гарантирован. Если в ответ покупатель направил вам претензию и грозит судебным разбирательством, вы сможете ссылаться на письмо в подтверждение своей добросовестности. Вероятно, это поможет убедить суд в вашей правоте.

Как оформить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Его составляют в произвольной форме. Потому что в законе нет никаких обязательных требований к его содержанию.

Важно! Такие требования может устанавливать договор. Тогда указывайте в письме сведения, которые перечислены в договоре.

Назвать письмо можно по-разному. Распространенные варианты: письмо о переносе сроков поставки товара, письмо об увеличении сроков поставки товара, письмо о продлении сроков поставки товара, письмо о задержке поставки товара.

В “шапке” письма пишут данные поставщика и адресата — покупателя.

В письме поставщик сообщает покупателю, что поставка товара в оговоренные сроки невозможна, и указывает причины этого. Также информирует о новых сроках поставки. Если он уверен, что сможет доставить товар в эти сроки, можно использовать фразу типа “Поставщик гарантирует поставку товара в такой-то срок”. Если уверенности нет, лучше ограничиться формулировкой наподобие: “Поставщик планирует осуществить поставку в такой-то срок”.

В письме должны стоять дата, номер и подпись поставщика (руководителя организации или индивидуального предпринимателя).

К письму можно приложить документы, которые подтверждают причины невозможности доставить товар в срок. Например, письмо от завода-изготовителя товара, на котором произошел сбой оборудования. Из-за чего поставщик не получил товар вовремя и нарушил срок поставки, оговоренный в договоре.

Как направить письмо об увеличении сроков поставки товара?

Это надо сделать способом, который обозначен в договоре. Если указаний на этот счет в нем нет, направляйте покупателю заказное или другое аналогичное письмо по почте с уведомлением о вручении. Это даст вам доказательства, что письмо ушло и попало к покупателю.

Обратите внимание! Договор может предусматривать срок, в течение которого вы должны сообщить о переносе поставки на более позднюю дату. В этом случае предупредите покупателя в этот срок.

Что такое письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это письмо, которое покупатель направляет поставщику, если последний нарушил сроки поставки товара. Как правило, при срыве сроков поставки покупатель сначала направляет такое письмо, а потом уже — претензию с конкретными требованиями.

Обязательных требований к названию письма нет, так что озаглавить его можно по-разному. Например, письмо о нарушении сроков поставки товара или письмо о срыве сроков поставки товара.

Форма письма не утверждена — его составляют в произвольном виде. Обычно в нем указывают, что поставщик нарушил сроки поставки товара, которые стороны согласовали в договоре и других сопутствующих документах (приложениях, графике поставки и т.п.) Также покупатель может обратить внимание на ответственность, которая грозит поставщику за срыв сроков поставки. Здесь следует указать конкретный вид ответственности — например, неустойка, убытки. А также назвать пункт договора, в котором это написано. Если поставщик не впервые нарушает сроки поставки, можно указать на право покупателя отказаться от договора (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

В письме можно предложить поставщику “исправиться” и привезти товар в кратчайший срок или в срок, указанный покупателем. Дальше можно написать, что при невыполнении этого требования поставщику грозит ответственность.

Таким образом, письмо носит предупреждающий характер. Особенность документа в том, что покупатель сообщает поставщику о нарушении сроков поставки и о возможных негативных последствиях такого поведения. Но при этом не заявляет никаких конкретных требований. Требование исправить нарушение как можно скорее не считаем, потому что его включают в письмо не всегда.

Все требования, связанные с ответственностью поставщика за задержку поставки, перечисляют в претензии, которую (при необходимости) направляют поставщику позже. Она является более “серьезным” и весомым документом, чем письмо о срыве сроков поставки товара.

Как и когда направить письмо поставщику о нарушении сроков поставки товара?

Это можно сделать по почте, выбрав заказное или другое письмо такого же плана с уведомлением о вручении. Так у вас на руках останутся документы, которые подтверждают направление и доставку письма.

Подготовить и отправить письмо лучше в кратчайшие сроки после даты ожидаемой поставки, которая не состоялась. Возможно, после письма поставщик оперативно доставит задержанный товар.