Регистрация документов. журналы регистрации и учета. что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

Журнал учета претензий, предъявленных предприятием

Тематика документа: Журнал

Файл текстовой версии: 2,0 кб

Открыть документ в галерее

Текст документа

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРЕТЕНЗИЙ, ПРЕДЪЯВЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Что еще скачать по теме Журнал

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы знаете не обо всех запасах ресурса. Но все они могут Вам пригодиться в работе!

Материалы по теме

• Работодатели регистрируют массу кадровых документов в соответствующих журналах: заявления работников, приказы, уведомления, отправляемые работникам и т.д. Когда следует производить регистрацию?
• Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек?
• Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней бумажке, которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета.

• доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам

Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки Анализ сложных вопросов — в доступной форме. Изменения в законе — рассказываем как применять

Ошибки в учете трудовых документов

Принимая дела от старого кадровика, обнаружила ошибку нумерации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. После номера 179 (он внизу страницы справа) идет номер 198 (на следующей странице, т.е. на том же листе с другой стороны). Соответственно, пропущено восемнадцать номеров.

А дальше уже несколько листов книги учета заполнено. Никакой порядок внесения исправлений в таком случае локальными нормативными актами не предусмотрен в этой организации. Можно ли я ничего исправлять не буду?

Об отдельных книгах учета трудовых документов

Можно ли вести не единую книгу по учету движения трудовых книжек на работников организации, а в каждом филиале – свою? Такой же вопрос по приходно-расходной книге. Руководителям филиалов переданы полномочия по приему и увольнению работников филиала.

Неполность данных в журнале регистрации трудовых договоров

В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров, которые выявили перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это? У нас обычная небюджетная организация.

Практические рекомендации

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе!

Различия в оформлении трудовых документов

Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять, как и трудовые книжки, синей шариковой ручкой.

Внесение данных об электронных трудовых книжках

К нам трудоустраивается работник с электронной трудовой книжкой (принес СТД-Р). Как это отражать в книге учета движения трудовых книжек после 1 сентября 2021 года? Сказали, что теперь разрабатываем свою форму КУДТК, где регистрируем и бумажные, и электронные трудовые книжки (СТД-Р).

Порядок оформления вкладышей в трудовые книжки

Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой?

Соблюдение требований Трудового кодекса РФ

Уважаемые коллеги! Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Отсутствие информации о трудовой книжке при увольнении

Работник собрался увольняться и тут обнаружили, что в книге учета движения трудовых книжек не внесены сведения о его трудовой книжке, когда он ее сдавал работодателю при приеме на работу. Что теперь делать?

Допустимость самодельных книг учета трудовых документов

В организации ведутся книга учета трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовых книжек. Графы в этих книгах соответствуют требованиям законодательства. Но эти книги не типографские, а самодельные, шапки граф написаны от руки. Это допускается?

Пломбировка документов в кадровом учете

Сведения на пломбе

Должны ли быть на свинцовой или сургучной пломбе, которой скрепляются книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, какие-то сведения, например, название организации?

Обязательность пломбировки

Я готовлю кадровую документацию для новой организации, и возник вопрос относительно пломбировки книг учета трудовых книжек. Слышала, что сейчас отменили требование об обязательном опломбировании приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это так?

Запись в книге учета

Графа 8 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них называется Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник. Обычно в этой графе кадровики пишут только наименование структурного подразделения, в котором трудится работник, не указывая при этом само название организации-работодателя.

Ведение журнала больничных листков

Нужен ли журнал учета больничных листков в обычной коммерческой организации? Какие графы стоит включать в него?

Дубликат трудовой книжки

Увольнение работника было признано судом незаконным. Работник пришел с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной незаконной. Нужно ли вносить запись о принятии от работника старой трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

Структура книги учета

Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?

Пломбировка документов

У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения. Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением. Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба. Интересна позиция суда

Электронная регистрация инструктажей

Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 года.

Markdown файл: пломбировка_документов.md

Журнал приказов

Приказы по основной деятельности представляют собой внутренние документы, охватывающие широкий спектр вопросов производственной, организационной и административно-хозяйственной сферы деятельности различных организаций. Независимо от формы собственности или сферы деятельности, эти приказы регулируют важные аспекты, включая хозяйственную деятельность, планирование, отчетность, стратегии продаж и задачи по расширению бизнеса.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не имеет унифицированной формы, и каждая организация разрабатывает его самостоятельно. Однако вы можете использовать готовый шаблон журнала приказов.

Обложка журнала обязательно содержит:

• Порядковые номера приказов, их даты, номера и наименования, количество листов в каждом приказе.

Дополнительно, в журнале регистрации приказов по основной деятельности отражаются Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие конкретного приказа.

Журнал учета инструктажей по охране труда

Работодатель несет ответственность за обеспечение безопасности и охраны труда своих сотрудников, в соответствии с правилами N 2464. В данном контексте предусмотрены различные виды инструктажей по охране труда, которые обязан проводить работодатель в организации.

В первую очередь, необходим вводный инструктаж по охране труда, который знакомит сотрудников с общими принципами безопасности в организации. Далее, важным является инструктаж по охране труда на рабочем месте, включающий первичный, повторный и внеплановый инструктажи. Также важным моментом является целевой инструктаж по охране труда, который направлен на решение конкретных вопросов, связанных с определенными рабочими задачами или условиями труда.

Проведение всех видов инструктажей и усвоение их сотрудниками фиксируются в специальных журналах проведения инструктажей. Эти журналы являются важной частью системы учета в организации, обеспечивая контроль за соблюдением требований по охране труда и регистрацию соответствующих мероприятий. Они включают в себя информацию о проведенных инструктажах, датах их проведения, а также данные об участниках процесса. Ведение подобных журналов является важным элементом управления безопасностью и охраной труда в организации.

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени сотрудников представляет собой важный инструмент на предприятиях с наемным персоналом, несмотря на отсутствие строгих обязательных требований к его ведению. Наличие данного документа способствует эффективному урегулированию вопросов, связанных с отработанными часами, предупреждая возможные недоразумения в трудовых отношениях.

Журнал учета рабочего времени разрешается вести как в электронной, так и в бумажной форме, предоставляя организациям гибкость в выборе удобного формата. Отсутствие единого стандарта оформления дает предприятиям свободу в создании журнала по шаблону, утвержденному внутри компании.

Титульный лист журнала рекомендуется заполнять информацией о наименовании компании, датах открытия и закрытия, а также указанием ответственного сотрудника за ведение. При наличии номенклатуры дел в организации, необходимо предоставить ссылку на индекс журнала в соответствии с учетным документом.

Основная часть журнала представлена в виде таблицы, содержащей следующие данные:

Журнал учета несчастных случаев на производстве

Согласно статье 230 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работодатель обязан вести журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Этот документ является неотъемлемой частью системы безопасности труда и требуется при проведении проверок со стороны государственной инспекции труда. Журнал несчастных случаев не только фиксирует произошедшие инциденты, но и отражает принятые меры по их предотвращению.

Заполнение журнала производится специалистом по охране труда или работником, ответственным за охрану труда. В случае отсутствия таких специалистов в штате, обязанность по ведению журнала ложится на работодателя.

Законодательство устанавливает определенные требования к ведению журнала регистрации несчастных случаев. Необходимо пронумеровать все страницы, прошнуровать и пломбировать журнал, а также указать количество листов на последней странице. Записи должны быть четкими и разборчивыми, а внесение информации в журнал следует осуществлять только после окончания расследования и с использованием документально подтвержденных данных.

Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами

Создаваемые и входящие документы подлежат регистрации.

Что такое регистрация и где регистрируют документы?

Согласно ГОСТу Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму, а регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

В кадровом делопроизводстве традиционной является журнальная форма учета. Регистрационно-учетные формы журнала ведутся для регистрации, учета самых разных кадровых документов: трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и распоряжений, заявлений работников, уведомлений и предложений работникам, служебных заданий, командировочных удостоверений, служебных записок и др.

Когда нужно регистрировать документы?

Документы регистрируют после их подписания (утверждения), а ни в коем случае не до. Например, приказ, который еще не подписан руководителем, нельзя регистрировать в журнале регистрации приказов. Вот когда приказ будет подписан, тогда его регистрируют и присваивают ему регистрационный номер, который и пишут затем в соответствующей графе приказа.

Создаваемые документы регистрируют в день утверждения или подписания, поступающие (входящие) документы регистрируют в день поступления, отправляемые (исходящие, выдаваемые работникам) – в день отправления (выдачи).

Регистрационный номер документа

Согласно п. 5.11 ГОСТа Р 7.0.97-2016 «регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)».

Регистрируют не только документы!

Также в кадровом делопроизводстве ведутся журналы для учета кадров, их движения: приема, переводов, увольнений, дисциплинарных взысканий и др.

Кто именно должен регистрировать документы и события?

Иногда какие-то журналы (книги) учета поручается вести бухгалтерии или секретарю организации, в небольших организациях некоторые журналы может вести даже сам руководитель организации, но большинство перечисленных регистрационно-учетных форм все же традиционно поручают вести кадровым работникам. Им же нередко доверяют и ведение «некадровых» журналов. Указание на то, кто конкретно обязан вести регистрацию тех или иных документов (либо событий), может быть предусмотрено нормативными актами, в том числе локальными нормативными актами работодателя. Поручение конкретному работнику обязанности регистрировать документы (события) устанавливается в его должностной инструкции, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) или ином документе.

Проверьте, поручено ли в Вашей компании ведение журналов и книг учета ответственному лицу в надлежащей форме. Если нет, то оформите. Для этого Вы можете использовать наши образцы и формы документов (в свободном доступе):

Другие образцы документов есть в справочной базе, доступной подписчикам журнала "Кадровик-практик". Там же можно почитать:

Каким должен быть журнал (книга) учета?

В отношении некоторых журналов (книг) учета нормативно установлено обязательное их ведение. Так, к примеру, п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, предписано ведение книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее, а также книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы журналов, которые не утверждены официальными органами, разрабатываются работодателями самостоятельно. Разумеется, с оглядкой на требования нормативных актов и общепринятые правила кадрового делопроизводства.

Обычно работодатели приобретают готовые журналы регистрации с правильной формой. Далее речь пойдет о том, как делать и оформлять журнал своими руками, если работодатель не выделил Вам денег на готовые журналы. Для этой работы запаситесь временем и энтузиазмом.

Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.

Когда журнал разрабатывают и изготавливают самостоятельно, то титульную страницу оформляют следующим образом.

Чтобы журнал прослужил свой срок, его обложку изготавливают из плотного долговечного картона, а страницы – из хорошей бумаги.

Ориентация страниц в таком журнале может быть книжная или альбомная. Это зависит от количества и ширины граф, в которых будут располагаться сведения.

На первой странице после обложки журнала принято указывать лиц, которые ведут его.

Такая страница может размещаться и в конце журнала. Некоторые кадровые работники не делают такую страницу вовсе, а указывают, кто внес запись, в отдельной графе при внесении каждой записи.

Графы внутри журнала, в которые будут заноситься сведения о регистрируемых документах либо о движении кадров, разрабатываются с таким расчетом, чтобы такие сведения в них поместились.

Какие графы должны быть в журнале регистрации кадровых документов, разрабатываемом работодателем? Конкретный перечень граф определяет сам работодатель. Основными являются графы:

Также многие выделяют графы:

Конкретный состав граф зависит от видов регистрируемых документов, принятого порядка регистрации, ее целей, специфики делопроизводства у конкретного работодателя.

Позиция «Номер записи» некоторым кажется лишней. Однако многие приняли для себя порядок исправления ошибочных записей в журнале, аналогичный порядку, установленному для исправления записей в трудовых книжках, путем признания неверной записи недействительной («Запись за номером таким-то недействительна»). Для реализации данного порядка нумерация записей является удобной.

Чтобы страницы журнала были защищены от изъятия и вложения, страницы нумеруются, журнал прошнуровывается (прошивается), скрепляется печатью и заверяется уполномоченным лицом (руководителем организации, руководителем кадровой службы или др.). Иногда предусматривается опломбирование журнала.

На узелок шнуровки на последней странице журнала делается наклейка (бумажный квадратик), на которой производится заверительная запись и ставится печать.

Заверительную запись многие размещают на последней странице журнала, а на наклейке – лишь личную подпись уполномоченного лица и печать.

Заверительная запись оформляется следующим образом:

Рассмотрим примерные формы некоторых журналов (внутренних граф) и книг регистрации документов. и книг регистрации документов, а также журналы учета (регистрации) событий.

Обычно у работодателя ведется несколько журналов регистрации приказов. Отдельно регистрируются приказы по личному составу, отдельно по основной деятельности, отдельно по административно-хозяйственным вопросам.

При этом внутри группы приказы также могут регистрироваться в отдельных журналах. Это связано в первую очередь с тем, что разные приказы имеют разные сроки хранения. Соответственно хранятся они в разных делах и регистрируются в разных журналах.

Когда у работодателя издается в течение года очень много приказов, то разделяют и приказы одной группы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, возможны отдельное хранение в делах и отдельная регистрация приказов о приеме на работу, отдельно приказов о переводах и т. д.

При регистрации приказа его номер зачастую дополняется «расшифровывающим» буквенным индексом, например, «л/с» – личный состав (такой индекс свойствен приказам по личному составу), «о» – отпуска (приказы по отпускам), «км» – командировки (приказы по командировкам) и т. п.

Журнал регистрации приказов о приеме работников на работу. Примерная форма

Другие образцы журналов регистрации посмотрите на нашем сайте (в свободном доступе):

Когда Вам в работе понадобятся какие-либо журналы/книги регистрации/учета, Вы сможете заказать их в нашей компании, доставка осуществляется во все регионы РФ, качество журналов отличное, цены доступные.

Успехов в работе!

ИП Ливена С.В.

Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ

Поделиться в соц сетях